No-Show-Rate

Sie ist ein zentraler Indikator für Registrierungsqualität, Erinnerungsstrecke und Event-Wirtschaftlichkeit.

Bei hohen No-Show-Raten bezahlst du Catering, Personal und Kapazität für Menschen, die nicht kommen. Die Kennzahl hilft dir, Bestätigungsmails zu verbessern und Anwesenheit realistischer zu planen.

Formel und Rechenbeispiel

Die Formel ist einfach:

No-Show-Rate = (Nicht-Erschienene / Angemeldete) × 100

Die Zahl der Nicht-Erschienenen ergibt sich aus den verbindlichen Anmeldungen minus den tatsächlichen Check-ins am Eventtag.

Ein Rechenbeispiel mit gerundeten Beispielzahlen für eine Jahrestagung:

No-Show-Rate = (100 / 500) × 100 = 20 %

Die Teilnahmequote beschreibt dieselbe Situation von der anderen Seite: (400 / 500) × 100 = 80 %.

Was als No-Show zählt

Als No-Show zählt, wer verbindlich angemeldet war und am Eventtag nicht eingecheckt hat. Wer nie angemeldet war, taucht in dieser Kennzahl nicht auf. Drei Fälle brauchen eine eigene Regel, weil sie die Zahl sonst unbemerkt verzerren.

Vorab-Absagen. Wer sich vor dem Event aktiv abmeldet, ist ein anderer Fall als jemand, der unangekündigt fehlt. Beide Zählweisen sind üblich, und der Unterschied ist groß. Nimm dasselbe Beispiel mit 500 Anmeldungen, 400 Check-ins und darunter 40 Vorab-Absagen: Zählst du jeden Angemeldeten, der nicht da war, kommst du auf (100 / 500) × 100 = 20 %. Rechnest du die Absagen heraus und legst die 460 erwarteten Teilnehmenden zugrunde, sind es (60 / 460) × 100 = 13 %. Beides ist vertretbar. Nur der Wechsel zwischen beiden Zählweisen macht deine Zeitreihe wertlos, also entscheide dich einmal und halte es über alle Events durch.

Wie stark Vorab-Absagen ins Gewicht fallen, zeigt eine Auswertung von 175 kostenfreien Executive-Events mit 13.155 Anmeldungen durch Clutch Events: Bei den Konferenzen in diesem Datensatz meldeten sich 22 % vorab ab, während 40 % ohne Absage fehlten.

Teilanwesenheit bei Mehrtagesevents. Wer an Tag 1 eincheckt und an Tag 2 fehlt, ist auf Eventebene kein No-Show, auf Tagesebene schon. Miss die Rate deshalb pro Veranstaltungstag und lege für die Eventebene fest, dass mindestens ein Check-in als Teilnahme gilt. Bei Kongressen mit parallelem Programm lohnt zusätzlich der Blick pro Session, weil Programmpunkte am späten Nachmittag regelmäßig anders ausgelastet sind als die Keynote am Morgen.

Wartelisten-Nachrücker. Rückt jemand von der Warteliste nach, gehört diese Person ab der bestätigten Anmeldung in den Nenner, und der frei gewordene Platz wird als Abmeldung geführt. Lässt du Nachrücker außen vor, rechnest du deine Rate künstlich niedrig, im Extremfall bis zu einer Teilnahmequote über 100 %.

Abgrenzung zu ähnlichen Kennzahlen

Vier Kennzahlen werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Fragen beantworten:

Drei Unterschiede, die in der Praxis zählen:

• No-Show-Rate und Teilnahmequote ergänzen sich nur dann auf 100 %, wenn du für beide dieselbe Basis verwendest und keine Nachrücker im Spiel sind.
• Abmeldequote und No-Show-Rate haben verschiedene Ursachen und verlangen verschiedene Maßnahmen. Eine hohe Abmeldequote deutet auf Terminkonflikte und mangelnde Programmrelevanz hin, eine hohe No-Show-Rate eher auf fehlende Verbindlichkeit und schwache Erinnerungen.
• Die Conversion Rate liegt zeitlich vor der Anmeldung, die anderen drei danach. Ein Event kann eine ausgezeichnete Conversion Rate und trotzdem eine schlechte Teilnahmequote haben.

Was ein normaler Wert ist

Ein allgemeingültiger Richtwert existiert nicht, weil die Zahl stark davon abhängt, ob dein Event kostenpflichtig ist, wie groß es ist und welche Zählweise du verwendest.

Als grobe Orientierung dient die breiteste offen dokumentierte Auswertung: Der Event Data Lab Report von Pheedloop hat die Check-in-Daten von über 1.070 Events ausgewertet und kommt auf einen Median von rund 20 %. Kostenfreie Events liegen darin bei rund 28 % (N = 389), kostenpflichtige bei rund 17 % (N = 683). Für Events ab 150 Teilnehmenden, also im Bereich professioneller B2B-Veranstaltungen, bewegt sich der Median zwischen 18 % und 19 %.

Diese Daten stammen von einer einzelnen Plattform und überwiegend aus dem nordamerikanischen Markt. Sie sind eine Einordnung, kein Zielwert. Belastbarer ist der Vergleich mit deinen eigenen Vorjahreswerten im selben Format, weil dort Zielgruppe, Preis und Zählweise konstant bleiben.

So misst du die No-Show-Rate zuverlässig

Die Kennzahl ist nur so gut wie die Anwesenheitserfassung dahinter. Eine Strichliste am Eingang oder eine nachträgliche Schätzung reichen nicht, weil beide systematisch zu hohe Teilnahmequoten ergeben.

Mit Streavent kommt die Zahl direkt aus dem Check-in-Management: Die Check-in-App erfasst jede anwesende Person per QR-Code-Scan oder Namenssuche und zeigt den Stand in Echtzeit. In Analysen und Berichten siehst du die Check-in-Quote je Event und kannst mehrere Events miteinander vergleichen. Wartelisten und automatische Stornoabwicklung halten dabei den Nenner sauber, weil Nachrücker und Abmeldungen im System geführt werden statt in einer Nebenliste.

Welche Hebel die Rate tatsächlich senken, von der Erinnerungsstrecke bis zur datenbasierten Überbuchung, liest du im Guide zum Senken der No-Show-Rate.

Häufige Fragen zur No-Show-Rate

Was ist eine No-Show-Rate? Die No-Show-Rate ist der Anteil der angemeldeten Personen, die nicht zum Event erscheinen. Sie bezieht sich auf verbindliche Anmeldungen, nicht auf die Größe eines Verteilers oder auf allgemeines Interesse.

Wie berechnet man die No-Show-Rate? No-Show-Rate = (Nicht-Erschienene / Angemeldete) × 100. Bei 500 Anmeldungen und 400 Check-ins sind 100 Personen nicht erschienen, das ergibt (100 / 500) × 100 = 20 %.

Zählen Vorab-Absagen als No-Show? Das hängt von deiner Zählweise ab, und beide sind üblich. Entscheidend ist, dass du dieselbe Regel über alle Events anwendest, sonst lassen sich die Werte nicht vergleichen. Bei 500 Anmeldungen, 400 Check-ins und 40 Vorab-Absagen ergibt die eine Zählweise 20 %, die andere 13 %.

Was ist der Unterschied zwischen No-Show-Rate und Teilnahmequote? Die No-Show-Rate misst die Angemeldeten, die nicht erscheinen, die Teilnahmequote die Angemeldeten, die erscheinen. Bei identischer Berechnungsbasis und ohne Wartelisten-Nachrücker ergeben beide zusammen 100 %.

Wie wird die No-Show-Rate bei Mehrtagesevents gemessen? Pro Veranstaltungstag, weil jemand an Tag 1 anwesend und an Tag 2 abwesend sein kann. Auf Eventebene gilt üblicherweise mindestens ein Check-in als Teilnahme.