Das Wichtigste in Kürze:
Gute Event E-Mails senken die No-Show-Rate und den Support-Aufwand spürbar.
Es gibt 14 Arten von Event E-Mails, die du rund um jede Veranstaltung einplanen solltest.
Alle Vorlagen in diesem Leitfaden kannst du direkt in Streavent einsetzen oder in dein CRM importieren.
Der optimale Zeitpunkt für jede Mail hängt vom Event-Format und der Zielgruppe ab.
Personalisierung und klare Handlungsaufforderungen erhöhen die Öffnungs- und Klickraten.
Wenn du ein Event organisierst, entscheidet sich ein Großteil des Erfolgs bereits Wochen vor dem ersten Applaus. Die Teilnehmenden buchen, bestätigen, erscheinen und kommen wieder, weil du sie im richtigen Moment mit der richtigen Botschaft erreichst. Oder sie tun es eben nicht.
In diesem Leitfaden zeige ich dir, welche Event E-Mails ich für unverzichtbar halte, wie du sie zeitlich einsetzt und was in jeder Mail stehen sollte. Zu jedem der 14 Typen findest du eine Vorlage, die du direkt für dein nächstes Event nutzen kannst.
Die E-Mails lassen sich direkt in Streavent vorbereiten, zeitgesteuert versenden und mit deinem CRM oder Mailing-System verbinden. So legst du die gesamte Kommunikation einmal an und der Rest läuft automatisch.
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Warum Event E-Mails so wichtig sind
Eine schlecht geplante E-Mail-Kommunikation ist einer der häufigsten Gründe, warum Teilnehmende nicht erscheinen, verwirrt ankommen oder im Nachgang nichts von deinem Event weitertragen. Das lässt sich mit einem strukturierten E-Mail-Ablauf vollständig vermeiden.
Diese vier Effekte sind messbar:
Weniger Support-Aufwand. Wenn Teilnehmende Datum, Uhrzeit, Ort und Agenda rechtzeitig erhalten, sinken Nachfragen vor dem Event deutlich. Klare Informationen in der richtigen Reihenfolge ersetzen zehn Einzelanfragen.
Niedrigere No-Show-Rate. Regelmäßige Erinnerungen halten dein Event im Bewusstsein der angemeldeten Personen. Der Horror jedes Event Managers: 300 Registrierungen, 180 Erschienene. Gezielte Reminder reduzieren diese Lücke nachweislich.
Mehr Engagement vor und nach dem Event. Eine Einladung, die neugierig macht, erhöht die Registrierungsrate. Eine Follow-up-Mail mit Highlights sorgt dafür, dass dein Event weiterempfohlen wird.
Professionelles Markenimage. Gerade bei kostenpflichtigen Events oder Veranstaltungen mit Sponsoren sendet eine gut durchdachte E-Mail-Reihe ein klares Signal: Hier ist alles im Griff.
Die 14 Event E-Mails im Überblick
Nicht jede Veranstaltung braucht alle 14 Typen. Eine interne Mitarbeiterveranstaltung kommt ohne Sponsor-Onboarding aus; ein Kongress mit 800 Teilnehmenden braucht dagegen jeden einzelnen Schritt. Nutze die Liste als Checkliste und streiche, was für dein Format nicht passt.
- 1 · E-Mail-Typ: Save-the-Date · Zeitpunkt: 8 bis 12 Wochen vor dem Event
- 2 · E-Mail-Typ: Offizielle Einladung · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
- 3 · E-Mail-Typ: Einladungs-Reminder · Zeitpunkt: 2 bis 4 Wochen vorher (falls keine Registrierung)
- 4 · E-Mail-Typ: Registrierungsbestätigung · Zeitpunkt: Sofort nach Anmeldung
- 5 · E-Mail-Typ: Event-Reminder · Zeitpunkt: 1 Woche + 1 Tag vorher
- 6 · E-Mail-Typ: Speaker-Informationen · Zeitpunkt: 4 bis 6 Wochen vorher
- 7 · E-Mail-Typ: Sponsor-Onboarding · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
- 8 · E-Mail-Typ: Aussteller-Onboarding · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
- 9 · E-Mail-Typ: Kurzfristige wichtige Info · Zeitpunkt: 24 bis 48 Stunden vorher
- 10 · E-Mail-Typ: Tagesaktuelle Updates · Zeitpunkt: Am Eventtag
- 11 · E-Mail-Typ: Feedback-Anfrage · Zeitpunkt: 1 bis 3 Tage danach
- 12 · E-Mail-Typ: Dankes-Mail · Zeitpunkt: 1 bis 2 Tage danach
- 13 · E-Mail-Typ: Highlights + Zusammenfassung · Zeitpunkt: 3 bis 7 Tage danach
- 14 · E-Mail-Typ: Hinweis auf zukünftige Events · Zeitpunkt: 4 bis 8 Wochen danach
Vor dem Event: Die Einladungsstrecke
1. Save-the-Date
Ziel: Datum im Kalender sichern, bevor Details feststehen.
Zeitpunkt: 8 bis 12 Wochen vor dem Event.
Inhalt: Datum, Stadt/Format, kurze Beschreibung. Kein komplettes Programm nötig.
Vorlage:
Betreff: Save the Date: [Eventname] am [Datum] in [Stadt]
Hallo [Vorname],
ich möchte dich frühzeitig auf unser kommendes Event aufmerksam machen:
[Eventname]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Ort: [Stadt / Online]
Weitere Details folgen in Kürze. Bitte trage dir den Termin schon jetzt ein.
Bis bald,
[Name], [Organisation]
2. Offizielle Einladung
Ziel: Registrierung auslösen.
Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.
Inhalt: Vollständiges Programm, Speaker, Registrierungslink, Mehrwert für die Teilnehmenden.
Vorlage:
Betreff: Du bist eingeladen: [Eventname] am [Datum]
Hallo [Vorname],
[Eventname] findet am [Datum] in [Stadt/Online] statt. Dieses Jahr erwarten dich:
- [Highlight 1, z. B. Keynote von ...]
- [Highlight 2, z. B. Workshop zu ...]
- [Highlight 3, z. B. Networking-Session]
Jetzt kostenlos registrieren: [Button / Link]
Wir freuen uns auf dich.
[Name], [Organisation]
3. Einladungs-Reminder
Ziel: Personen erreichen, die die erste Einladung nicht geöffnet oder nicht registriert haben.
Zeitpunkt: 2 bis 4 Wochen vor dem Event, nur an nicht registrierte Kontakte.
Tipp: Betreffzeile variieren, nicht dieselbe Formulierung wie in der Einladung.
Vorlage:
Betreff: Noch wenige Plätze: [Eventname] am [Datum]
Hallo [Vorname],
falls du die Einladung zu [Eventname] verpasst hast: Es gibt noch freie Plätze.
[Datum] | [Ort] | [Kurzer Mehrwertsatz]
Jetzt anmelden: [Link]
Bis [Datum],
[Name]
4. Registrierungsbestätigung
Ziel: Anmeldung bestätigen, erste Logistik-Infos liefern, Vorfreude aufbauen.
Zeitpunkt: Automatisch sofort nach der Registrierung.
Wichtig: Diese Mail geht automatisch aus Streavent heraus, sobald sich jemand anmeldet. Kein manueller Aufwand.
Vorlage:
Betreff: Deine Anmeldung für [Eventname] ist bestätigt
Hallo [Vorname],
deine Anmeldung für [Eventname] am [Datum] ist eingegangen. Hier sind deine nächsten Schritte:
- Füge den Termin deinem Kalender hinzu: [Kalender-Link]
- Dein Ticket / deine Buchungsbestätigung: [Link oder Anhang]
- Anreise & Unterkunft: [Link zur Infoseite, falls vorhanden]
Bei Fragen erreichst du uns unter [E-Mail-Adresse].
Wir sehen uns am [Datum]!
[Name], [Organisation]
Vor dem Event: Für Speaker, Sponsoren und Aussteller
5. Speaker-Informationen
Ziel: Speaker frühzeitig mit allen technischen und organisatorischen Details versorgen.
Zeitpunkt: 4 bis 6 Wochen vor dem Event, nach Zusage.
Inhalt: Slot-Zeiten, Technik, Präsentationsformat, Deadline für Unterlagen, Ansprechperson vor Ort.
Vorlage:
Betreff: Dein Speaker-Briefing für [Eventname] am [Datum]
Hallo [Vorname],
vielen Dank, dass du als Speaker bei [Eventname] dabei bist. Hier sind alle Infos, die du für deinen Auftritt brauchst:
- Dein Slot: [Uhrzeit], [Raum/Session]
- Dauer: [X Minuten Vortrag + Y Minuten Q&A]
- Technik: [Beamer, HDMI, Clicker, Mikrofon, ...]
- Präsentation bitte bis [Datum] einreichen an: [E-Mail]
- Ansprechperson vor Ort: [Name], [Telefonnummer]
Bei Rückfragen stehe ich dir gerne zur Verfügung.
[Name], [Organisation]
6. Sponsor-Onboarding
Ziel: Sponsor mit allen Leistungen, Deadlines und Ansprechpersonen vertraut machen.
Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.
Tipp: Im Streavent-Modul für Einladungsmanagement kannst du Sponsor-Kontingente und Sonderlinks direkt anlegen.
Vorlage:
Betreff: Willkommen als Sponsor: Dein Onboarding für [Eventname]
Hallo [Vorname],
wir freuen uns, [Unternehmen] als Sponsor bei [Eventname] begrüßen zu dürfen. In dieser Mail findest du alle wichtigen Informationen zu deinem Sponsoring-Paket.
Dein Paket: [Paketname, z. B. Gold-Sponsor]
Leistungen: [Liste der vereinbarten Leistungen]
Deadlines: Logo bis [Datum] an [E-Mail], Werbematerialien bis [Datum]
Kontingent Freitickets: [X Tickets], Registrierungslink: [Link]
Ansprechperson: [Name], [E-Mail], [Telefon]
Vielen Dank für deine Unterstützung.
[Name], [Organisation]
7. Aussteller-Onboarding
Ziel: Aussteller mit Standaufbau, Zeiten und Logistik vertraut machen.
Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.
Vorlage:
Betreff: Dein Aussteller-Briefing für [Eventname]
Hallo [Vorname],
wir freuen uns auf deinen Stand bei [Eventname]. Hier sind die wichtigsten Informationen für einen reibungslosen Aufbau:
- Standnummer: [X]
- Standgröße: [X × Y m]
- Aufbauzeit: [TT.MM.JJJJ], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- Abbauzeit: [TT.MM.JJJJ], ab [Uhrzeit]
- Stromanschluss: [ja / nein / Details]
- Anlieferung: [Adresse + Zeitfenster]
Ansprechperson vor Ort: [Name], [Telefonnummer]
Bei Fragen erreichst du uns unter [E-Mail].
[Name], [Organisation]
Kurz vor dem Event: Die letzten 48 Stunden
8. Event-Reminder (1 Woche + 1 Tag vorher)
Ziel: No-Show-Rate senken, letzte Infos liefern.
Zeitpunkt: Einmal 7 Tage vorher, einmal 24 Stunden vorher.
Wichtig: Die zweite Reminder-Mail (24h) hat erfahrungsgemäß die höchste Öffnungsrate der gesamten Serie.
Vorlage (1 Woche vorher):
Betreff: Nur noch eine Woche: [Eventname] am [Datum]
Hallo [Vorname],
in einer Woche ist es so weit: [Eventname] findet am [Datum] in [Stadt] statt.
Das erwartet dich:
- [Highlight 1]
- [Highlight 2]
Dein Ticket: [Link]
Anfahrt: [Link]
Wir sehen uns!
[Name]
Vorlage (24 Stunden vorher):
Betreff: Morgen geht's los: Alles, was du für [Eventname] wissen musst
Hallo [Vorname],
morgen findet [Eventname] statt. Hier sind die wichtigsten Infos auf einen Blick:
- Wann: [Datum], Einlass ab [Uhrzeit], Beginn [Uhrzeit]
- Wo: [Adresse] ([Maps-Link])
- Dein Ticket: [Link oder Anhang]
- Check-in: [QR-Code / Barcode scannen am Einlass oder Self-Check-in per App]
Bei kurzfristigen Fragen erreichst du uns unter [Telefon / E-Mail].
Bis morgen!
[Name]
9. Kurzfristige wichtige Information
Ziel: Letzte Änderungen (Raumwechsel, Zeitplan-Update, Wetter bei Outdoor-Events) kommunizieren.
Zeitpunkt: 24 bis 48 Stunden vorher, nur bei tatsächlichem Bedarf.
Tipp: Betreffzeile muss die Änderung sofort benennen, damit die Mail nicht übersehen wird.
Vorlage:
Betreff: Wichtige Änderung: [Kurze Beschreibung] für [Eventname]
Hallo [Vorname],
wir möchten dich über eine kurzfristige Änderung informieren:
[Klare Beschreibung der Änderung, z. B. "Die Keynote von [Name] findet nun in Raum B statt, nicht in Raum A."]
Alle weiteren Informationen bleiben unverändert.
Bei Fragen: [E-Mail / Telefon]
[Name], [Organisation]
10. Tagesaktuelle Updates
Ziel: Am Eventtag über Ablauf, Änderungen oder digitale Inhalte informieren.
Zeitpunkt: Am Morgen des Eventtags.
Tipp: Wenn du die Mobile Event App von Streavent nutzt, können tagesaktuelle Infos auch direkt als Push-Benachrichtigung in der App erscheinen, ohne eine separate Mail.
Vorlage:
