Event-E-Mails: Der Leitfaden für eine professionelle Eventkommunikation (+ 14 Vorlagen)

Das Wichtigste in Kürze:

• Gute Event-E-Mails senken die No-Show-Rate und den Support-Aufwand spürbar.

• Es gibt 14 Arten von Event-E-Mails, die du rund um jede Veranstaltung einplanen solltest.

• Alle Vorlagen in diesem Leitfaden kannst du direkt in Streavent einsetzen oder in dein CRM importieren.

• Der optimale Zeitpunkt für jede Mail hängt vom Event-Format und der Zielgruppe ab.

• Personalisierung und klare Handlungsaufforderungen erhöhen die Öffnungs- und Klickraten.

Rund um ein Event verschickst du bis zu 14 E-Mails: vom Save-the-Date, acht bis zwölf Wochen vorher, über Einladung, Anmeldebestätigung und Erinnerungen bis zur Dankes-Mail nach dem Event. Welche davon du brauchst, hängt von Format und Zielgruppe ab.

In diesem Leitfaden zeige ich dir für jede Mail vor und nach dem Event, wann du sie verschickst, was hineingehört und wie eine Vorlage mit Betreffzeile aussieht, die du für dein nächstes Event übernehmen kannst.

Im E-Mail-Builder von Streavent legst du diese Mails einmal an und versendest sie zeitgesteuert an deine Teilnehmenden. Erinnerungen gehen in jedem Plan automatisch raus.

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Warum Event-E-Mails so wichtig sind

Eine schlecht geplante E-Mail-Kommunikation ist einer der häufigsten Gründe, warum Teilnehmende nicht erscheinen, verwirrt ankommen oder im Nachgang nichts von deinem Event weitertragen. Das lässt sich mit einem strukturierten E-Mail-Ablauf vollständig vermeiden.

Diese vier Effekte sind messbar:

Weniger Support-Aufwand. Wenn Teilnehmende Datum, Uhrzeit, Ort und Agenda rechtzeitig erhalten, sinken Nachfragen vor dem Event deutlich. Klare Informationen in der richtigen Reihenfolge ersetzen zehn Einzelanfragen.

Niedrigere No-Show-Rate. Regelmäßige Erinnerungen halten dein Event im Bewusstsein der angemeldeten Personen. Der Horror jedes Event Managers: 300 Registrierungen, 180 Erschienene. Gezielte Reminder reduzieren diese Lücke nachweislich.

Mehr Engagement vor und nach dem Event. Eine Einladung, die neugierig macht, erhöht die Registrierungsrate. Eine Follow-up-Mail mit Highlights sorgt dafür, dass dein Event weiterempfohlen wird.

Professionelles Markenimage. Gerade bei kostenpflichtigen Events oder Veranstaltungen mit Sponsoren sendet eine gut durchdachte E-Mail-Reihe ein klares Signal: Hier ist alles im Griff.

Die 14 Event-E-Mails im Überblick

Nicht jede Veranstaltung braucht alle 14 Typen. Eine interne Mitarbeiterveranstaltung kommt ohne Sponsor-Onboarding aus; ein Kongress mit 800 Teilnehmenden braucht dagegen jeden einzelnen Schritt. Nutze die Liste als Checkliste und streiche, was für dein Format nicht passt.

• 1 · E-Mail-Typ: Save-the-Date · Zeitpunkt: 8 bis 12 Wochen vor dem Event
• 2 · E-Mail-Typ: Offizielle Einladung · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
• 3 · E-Mail-Typ: Einladungs-Reminder · Zeitpunkt: 2 bis 4 Wochen vorher (falls keine Registrierung)
• 4 · E-Mail-Typ: Registrierungsbestätigung · Zeitpunkt: Sofort nach Anmeldung
• 5 · E-Mail-Typ: Speaker-Informationen · Zeitpunkt: 4 bis 6 Wochen vorher
• 6 · E-Mail-Typ: Sponsor-Onboarding · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
• 7 · E-Mail-Typ: Aussteller-Onboarding · Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vorher
• 8 · E-Mail-Typ: Event-Reminder · Zeitpunkt: 1 Woche + 1 Tag vorher
• 9 · E-Mail-Typ: Kurzfristige wichtige Info · Zeitpunkt: 24 bis 48 Stunden vorher
• 10 · E-Mail-Typ: Tagesaktuelle Updates · Zeitpunkt: Am Eventtag
• 11 · E-Mail-Typ: Feedback-Anfrage · Zeitpunkt: 1 bis 3 Tage danach
• 12 · E-Mail-Typ: Dankes-Mail · Zeitpunkt: 1 bis 2 Tage danach
• 13 · E-Mail-Typ: Highlights + Zusammenfassung · Zeitpunkt: 3 bis 7 Tage danach
• 14 · E-Mail-Typ: Hinweis auf zukünftige Events · Zeitpunkt: 4 bis 8 Wochen danach

Vor dem Event: Die Einladungsstrecke

1. Save-the-Date

Ziel: Datum im Kalender sichern, bevor Details feststehen.

Zeitpunkt: 8 bis 12 Wochen vor dem Event.

Inhalt: Datum, Stadt/Format, kurze Beschreibung. Kein komplettes Programm nötig.

Vorlage:

Betreff: Save the Date: [Eventname] am [Datum] in [Stadt]

Hallo [Vorname],

ich möchte dich frühzeitig auf unser kommendes Event aufmerksam machen:

[Eventname] Datum: [TT.MM.JJJJ] Ort: [Stadt / Online]

Weitere Details folgen in Kürze. Bitte trage dir den Termin schon jetzt ein.

Bis bald, [Name], [Organisation]

2. Offizielle Einladung

Ziel: Registrierung auslösen.

Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.

Inhalt: Vollständiges Programm, Speaker, Registrierungslink, Mehrwert für die Teilnehmenden.

Vorlage:

Betreff: Du bist eingeladen: [Eventname] am [Datum]

Hallo [Vorname],

[Eventname] findet am [Datum] in [Stadt/Online] statt. Dieses Jahr erwarten dich:

• [Highlight 1, z. B. Keynote von ...]
• [Highlight 2, z. B. Workshop zu ...]
• [Highlight 3, z. B. Networking-Session]

Jetzt kostenlos registrieren: [Button / Link]

Wir freuen uns auf dich. [Name], [Organisation]

3. Einladungs-Reminder

Ziel: Personen erreichen, die die erste Einladung nicht geöffnet oder nicht registriert haben.

Zeitpunkt: 2 bis 4 Wochen vor dem Event, nur an nicht registrierte Kontakte.

Tipp: Betreffzeile variieren, nicht dieselbe Formulierung wie in der Einladung.

Vorlage:

Betreff: Noch wenige Plätze: [Eventname] am [Datum]

Hallo [Vorname],

falls du die Einladung zu [Eventname] verpasst hast: Es gibt noch freie Plätze.

[Datum] | [Ort] | [Kurzer Mehrwertsatz]

Jetzt anmelden: [Link]

Bis [Datum], [Name]

4. Registrierungsbestätigung

Ziel: Anmeldung bestätigen, erste Logistik-Infos liefern, Vorfreude aufbauen.

Zeitpunkt: Automatisch sofort nach der Registrierung.

Wichtig: Diese Mail geht automatisch aus Streavent heraus, sobald sich jemand anmeldet. Kein manueller Aufwand.

Vorlage:

Betreff: Deine Anmeldung für [Eventname] ist bestätigt

Hallo [Vorname],

deine Anmeldung für [Eventname] am [Datum] ist eingegangen. Hier sind deine nächsten Schritte:

• Füge den Termin deinem Kalender hinzu: [Kalender-Link]
• Dein Ticket / deine Buchungsbestätigung: [Link oder Anhang]
• Anreise & Unterkunft: [Link zur Infoseite, falls vorhanden]

Bei Fragen erreichst du uns unter [E-Mail-Adresse].

Wir sehen uns am [Datum]! [Name], [Organisation]

Vor dem Event: Für Speaker, Sponsoren und Aussteller

5. Speaker-Informationen

Ziel: Speaker frühzeitig mit allen technischen und organisatorischen Details versorgen.

Zeitpunkt: 4 bis 6 Wochen vor dem Event, nach Zusage.

Inhalt: Slot-Zeiten, Technik, Präsentationsformat, Deadline für Unterlagen, Ansprechperson vor Ort.

Vorlage:

Betreff: Dein Speaker-Briefing für [Eventname] am [Datum]

Hallo [Vorname],

vielen Dank, dass du als Speaker bei [Eventname] dabei bist. Hier sind alle Infos, die du für deinen Auftritt brauchst:

• Dein Slot: [Uhrzeit], [Raum/Session]
• Dauer: [X Minuten Vortrag + Y Minuten Q&A]
• Technik: [Beamer, HDMI, Clicker, Mikrofon, ...]
• Präsentation bitte bis [Datum] einreichen an: [E-Mail]
• Ansprechperson vor Ort: [Name], [Telefonnummer]

Bei Rückfragen stehe ich dir gerne zur Verfügung. [Name], [Organisation]

6. Sponsor-Onboarding

Ziel: Sponsor mit allen Leistungen, Deadlines und Ansprechpersonen vertraut machen.

Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.

Tipp: Im Streavent-Modul für Einladungsmanagement kannst du Sponsor-Kontingente und Sonderlinks direkt anlegen.

Vorlage:

Betreff: Willkommen als Sponsor: Dein Onboarding für [Eventname]

Hallo [Vorname],

wir freuen uns, [Unternehmen] als Sponsor bei [Eventname] begrüßen zu dürfen. In dieser Mail findest du alle wichtigen Informationen zu deinem Sponsoring-Paket.

Dein Paket: [Paketname, z. B. Gold-Sponsor] Leistungen: [Liste der vereinbarten Leistungen] Deadlines: Logo bis [Datum] an [E-Mail], Werbematerialien bis [Datum] Kontingent Freitickets: [X Tickets], Registrierungslink: [Link]

Ansprechperson: [Name], [E-Mail], [Telefon]

Vielen Dank für deine Unterstützung. [Name], [Organisation]

7. Aussteller-Onboarding

Ziel: Aussteller mit Standaufbau, Zeiten und Logistik vertraut machen.

Zeitpunkt: 6 bis 8 Wochen vor dem Event.

Vorlage:

Betreff: Dein Aussteller-Briefing für [Eventname]

Hallo [Vorname],

wir freuen uns auf deinen Stand bei [Eventname]. Hier sind die wichtigsten Informationen für einen reibungslosen Aufbau:

• Standnummer: [X]
• Standgröße: [X × Y m]
• Aufbauzeit: [TT.MM.JJJJ], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
• Abbauzeit: [TT.MM.JJJJ], ab [Uhrzeit]
• Stromanschluss: [ja / nein / Details]
• Anlieferung: [Adresse + Zeitfenster]

Ansprechperson vor Ort: [Name], [Telefonnummer]

Bei Fragen erreichst du uns unter [E-Mail]. [Name], [Organisation]

Kurz vor dem Event: Die letzten 48 Stunden

8. Event-Reminder (1 Woche + 1 Tag vorher)

Ziel: No-Show-Rate senken, letzte Infos liefern.

Zeitpunkt: Einmal 7 Tage vorher, einmal 24 Stunden vorher.

Wichtig: Die zweite Reminder-Mail (24h) hat erfahrungsgemäß die höchste Öffnungsrate der gesamten Serie.

Vorlage (1 Woche vorher):

Betreff: Nur noch eine Woche: [Eventname] am [Datum]

Hallo [Vorname],

in einer Woche ist es so weit: [Eventname] findet am [Datum] in [Stadt] statt.

Das erwartet dich:

• [Highlight 1]
• [Highlight 2]

Dein Ticket: [Link] Anfahrt: [Link]

Wir sehen uns! [Name] Vorlage (24 Stunden vorher):

Betreff: Morgen geht's los: Alles, was du für [Eventname] wissen musst

Hallo [Vorname],

morgen findet [Eventname] statt. Hier sind die wichtigsten Infos auf einen Blick:

• Wann: [Datum], Einlass ab [Uhrzeit], Beginn [Uhrzeit]
• Wo: [Adresse] ([Maps-Link])
• Dein Ticket: [Link oder Anhang]
• Check-in: [QR-Code / Barcode scannen am Einlass oder Self-Check-in per App]

Bei kurzfristigen Fragen erreichst du uns unter [Telefon / E-Mail].

Bis morgen! [Name]

9. Kurzfristige wichtige Information

Ziel: Letzte Änderungen (Raumwechsel, Zeitplan-Update, Wetter bei Outdoor-Events) kommunizieren.

Zeitpunkt: 24 bis 48 Stunden vorher, nur bei tatsächlichem Bedarf.

Tipp: Betreffzeile muss die Änderung sofort benennen, damit die Mail nicht übersehen wird.

Vorlage:

Betreff: Wichtige Änderung: [Kurze Beschreibung] für [Eventname]

Hallo [Vorname],

wir möchten dich über eine kurzfristige Änderung informieren:

[Klare Beschreibung der Änderung, z. B. "Die Keynote von [Name] findet nun in Raum B statt, nicht in Raum A."]

Alle weiteren Informationen bleiben unverändert.

Bei Fragen: [E-Mail / Telefon]

[Name], [Organisation]

10. Tagesaktuelle Updates

Ziel: Am Eventtag über Ablauf, Änderungen oder digitale Inhalte informieren.

Zeitpunkt: Am Morgen des Eventtags.

Tipp: Wenn du die Mobile Event App von Streavent nutzt, können tagesaktuelle Infos auch direkt als Push-Benachrichtigung in der App erscheinen, ohne eine separate Mail.

Vorlage:

Betreff: Heute ist es so weit: Alles für deinen Tag bei [Eventname]

Hallo [Vorname],

heute findet [Eventname] statt. Hier ist alles, was du für den Tag brauchst:

• Einlass: ab [Uhrzeit], Check-in mit deinem QR-Code [am Eingang / im Foyer]
• Programm: [Link zur Agenda oder zur Event-App]
• Änderungen: [z. B. „Workshop B beginnt um 14:30 Uhr in Raum 2.“ oder „Das Programm bleibt wie angekündigt.“]
• Veranstaltungs-WLAN: [Netzwerkname / Passwort]
• Lageplan: [Link oder kurzer Hinweis zu Räumen und Garderobe]

Du hast vor Ort eine Frage? Unser Team am [Infostand / Check-in] hilft dir weiter. Telefonisch erreichst du uns unter [Telefonnummer].

Einen guten Tag bei [Eventname]! [Name], [Organisation]

Nach dem Event: Die Nachbereitung

11. Feedback-Anfrage

Ziel: Rückmeldungen einholen, solange die Eindrücke noch frisch sind.

Zeitpunkt: 1 bis 3 Tage nach dem Event.

Tipp: Halte die Umfrage kurz, damit sie sich in wenigen Minuten beantworten lässt. Worauf es bei einer Post-Event-Umfrage ankommt, erklären wir im Glossar. Feedback-Formulare mit automatischem Versand sind bei Streavent in jedem Plan enthalten.

Vorlage:

Betreff: Wie hat dir [Eventname] gefallen?

Hallo [Vorname],

danke, dass du bei [Eventname] dabei warst. Damit unser nächstes Event noch besser wird, möchten wir wissen, was dir gefallen hat und was wir ändern sollten.

Die Umfrage dauert etwa [X] Minuten und ist bis [Datum] geöffnet: [Link zur Umfrage]

[Optional: Wir werten alle Antworten anonym aus.]

Vielen Dank für deine Zeit. [Name], [Organisation]

12. Dankes-Mail

Ziel: Danke sagen und alles nachliefern, was die Teilnehmenden nach dem Event brauchen.

Zeitpunkt: 1 bis 2 Tage nach dem Event.

Inhalt: Dank, Präsentationen der Vortragenden, Teilnahmebescheinigung, Ansprechperson für Rückfragen.

Tipp: Bei Seminaren und Weiterbildungen erwarten viele Teilnehmende eine Bescheinigung. Streavent verschickt das Anwesenheitszertifikat automatisch per E-Mail. Ab dem Plan Starter ist das enthalten; in Self Service und Pro Event kostet es 1,00 € pro Teilnehmer.

Vorlage:

Betreff: Danke für deine Teilnahme an [Eventname]

Hallo [Vorname],

vielen Dank, dass du bei [Eventname] dabei warst. Wir hoffen, du hast viele Anregungen und neue Kontakte mitgenommen.

Hier findest du alles zum Nachlesen:

• Präsentationen der Vortragenden: [Link]
• Deine Teilnahmebescheinigung: [Link oder Anhang]
• [Optional: Aufzeichnungen der Vorträge: [Link]]

Bei Rückfragen erreichst du uns unter [E-Mail-Adresse].

Bis zum nächsten Mal! [Name], [Organisation]

13. Highlights + Zusammenfassung

Ziel: Die wichtigsten Inhalte festhalten und das Event über den Tag hinaus sichtbar machen.

Zeitpunkt: 3 bis 7 Tage nach dem Event.

Tipp: Schicke diese Mail auch an alle, die angemeldet waren und nicht kommen konnten. Mit einem eigenen ersten Satz wird die Zusammenfassung für sie zur Einladung, beim nächsten Mal dabei zu sein.

Vorlage:

Betreff: Die Highlights von [Eventname] zum Nachlesen

Hallo [Vorname],

hier ist unser Rückblick auf [Eventname] mit den wichtigsten Erkenntnissen:

• [Erkenntnis 1, z. B. Kernaussage der Keynote]
• [Erkenntnis 2, z. B. Ergebnis aus einem Workshop]
• [Erkenntnis 3, z. B. meistdiskutierte Frage im Live-Q&A]

Präsentationen und Aufzeichnungen: [Link]

Fotos vom Event: [Link zur Galerie]

[Optional: Das Event in Zahlen, z. B. „[Zahl] Teilnehmende, [Zahl] Vorträge, [Zahl] Fragen im Live-Q&A“]

Teile die Inhalte gern mit deinem Team. [Name], [Organisation]

14. Hinweis auf zukünftige Events

Ziel: Das Interesse aus diesem Event in Anmeldungen für das nächste verwandeln.

Zeitpunkt: 4 bis 8 Wochen nach dem Event.

Tipp: Steht der nächste Termin noch nicht fest, weise auf ein anderes Format aus deinem Kalender hin, etwa ein Webinar oder einen Workshop. So bleibst du im Gespräch, bis die nächste Einladung kommt.

Vorlage:

Betreff: [Eventname] [Jahr]: Der Termin steht fest

Hallo [Vorname],

du warst bei [Eventname] dabei, deshalb erfährst du es von uns zuerst: Die nächste Ausgabe findet am [Datum] [in Stadt / online] statt.

Aus dem Feedback nehmen wir mit:

• [Änderung 1, z. B. mehr Zeit für Networking]
• [Änderung 2, z. B. ein zusätzlicher Workshop zu ...]

[Optional: Bis [Datum] gilt für dich der Frühbucherpreis von [Preis].]

Jetzt vormerken oder direkt anmelden: [Link]

Wir freuen uns, dich wiederzusehen. [Name], [Organisation]