Einladung zur Veranstaltung schreiben: Muster, Pflichtangaben und Textbausteine

Eine gute Einladung zur Veranstaltung beantwortet sechs Fragen, bevor der Gast sie stellen muss: Wer lädt ein, wozu, wann, wo, was erwartet ihn und bis wann soll er antworten. Verschickt ein Unternehmen die Einladung an einen bestimmten Empfänger, ist sie außerdem ein Geschäftsbrief. Dann gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer hinein, auch wenn die Einladung als E-Mail rausgeht.

Auf dieser Seite findest du Mustertexte zum Kopieren: für eine Fachveranstaltung, eine Kundenveranstaltung und eine Mitgliederversammlung. Dazu kommen Textbausteine für die Bitte um Rückmeldung, die Erinnerung, die Bestätigung und die Antwort auf eine Absage. Wann du welche Mail verschickst und wie die Betreffzeilen der ganzen Serie aussehen, steht in unserem Leitfaden für Event-E-Mails mit 14 Vorlagen. Hier geht es um den Text selbst.

Die Mustertexte stehen in der Sie-Form, weil Unternehmen, Verbände und Behörden ihre Gäste in aller Regel siezen. Für eine Community-Veranstaltung oder ein Teamevent lässt sich jeder Text genauso in der Du-Form verwenden. Was du dafür änderst, steht direkt unter dem ersten Muster.

Die Pflichtangaben auf dieser Seite fassen zusammen, was im Gesetz steht. Eine Rechtsberatung ist das nicht. Für deinen konkreten Fall sprich mit deiner Rechtsabteilung oder deinem Datenschutzbeauftragten.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Einladung nennt Anlass, Veranstalter, Datum mit Beginn und Ende, Ort mit Adresse, Programm, Kosten, Rückmeldefrist und eine Kontaktperson. Fehlt eine dieser Angaben, kommt sie als Rückfrage zurück.
• GmbH, AG und eingetragene Kaufleute nennen auf jedem Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger ihre Registerangaben, „gleichviel welcher Form“, also auch in der E-Mail (§ 35a GmbHG, § 80 AktG, § 37a HGB).
• Schreibst du eine Gästeliste an, deren Daten du nicht bei den Personen selbst erhoben hast, gehören die Datenschutzhinweise spätestens in die erste Nachricht an sie, und das ist meist die Einladung (Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Im Verein gehört die Tagesordnung in die Einladung zur Mitgliederversammlung. Ohne abweichende Regel in der Satzung ist ein Beschluss nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet war.
• Erinnere vor dem Anmeldeschluss nur die Gäste, die noch nicht geantwortet haben. Dafür brauchst du den Stand jeder einzelnen Einladung: zugesagt, abgesagt oder offen.

Was in eine Einladung zur Veranstaltung gehört

Eine Einladung zur Veranstaltung braucht zehn Angaben, damit der Gast ohne Rückfrage zu- oder absagen kann. Die Reihenfolge folgt den Fragen, die er sich beim Lesen stellt: Betrifft mich das? Habe ich an dem Tag Zeit? Wie melde ich mich an?

• Anlass und Titel · Warum sie hineingehört: In der ersten Zeile entscheidet der Gast, ob er weiterliest · So steht sie im Text: „Fachtag Gebäudeenergie 2027“
• Veranstalter und Absender · Warum sie hineingehört: Der Gast will wissen, wer ihn einlädt und an wen er antwortet · So steht sie im Text: „[Vorname Nachname], [Funktion], [Organisation]“
• Datum, Beginn und Ende · Warum sie hineingehört: Mit dem Ende plant der Gast den Rest seines Tages · So steht sie im Text: „Donnerstag, 11. März 2027, 9:30 bis 17:00 Uhr“
• Ort · Warum sie hineingehört: Adresse und Raum, bei Online-Teilnahme der Zeitpunkt, zu dem der Zugangslink kommt · So steht sie im Text: „[Name des Veranstaltungsorts], [Straße Nr.], [PLZ Ort], Saal [Name]“
• Programm · Warum sie hineingehört: Drei Punkte genügen; das vollständige Programm verlinkst du · So steht sie im Text: „Keynote zu …, zwei Workshops, Abendempfang“
• Nutzen · Warum sie hineingehört: Ein Satz, warum gerade diese Person kommen sollte · So steht sie im Text: „Drei Kommunen berichten, wie sie … umgesetzt haben“
• Kosten · Warum sie hineingehört: Auch „kostenfrei“ ist eine Angabe · So steht sie im Text: „Die Teilnahme ist kostenfrei.“
• Anmeldung und Frist · Warum sie hineingehört: Ein Weg und ein Datum · So steht sie im Text: „Anmeldung bis [Datum] unter [Link]“
• Kontaktperson · Warum sie hineingehört: Für alles, was der Text offenlässt · So steht sie im Text: „[Name], [Telefon], [E-Mail-Adresse]“
• Hinweise · Warum sie hineingehört: Barrierefreiheit, Begleitperson, Kleiderordnung, Fotos · So steht sie im Text: „Der Saal ist stufenlos erreichbar.“

Ein fiktives Beispiel: Ein Fachverband lädt zu einem parlamentarischen Abend ein und nennt in der Einladung den Beginn um 18 Uhr, aber kein Ende. In den Tagen danach rufen mehrere Abgeordnetenbüros an, weil sie den nächsten Termin ihrer Abgeordneten planen müssen. Im Jahr darauf steht „18:00 bis 21:00 Uhr“ in der Einladung, und die Anrufe bleiben aus. Für den Veranstalter ist das Ende selbstverständlich; für den Gast ist es die Angabe, mit der er seinen Abend plant.

Wenn du alle Einladungen zentral verschicken und für jeden Gast sehen willst, ob er reagiert hat, sieh dir das Einladungsmanagement von Streavent an.

Muster: Einladung zur Veranstaltung in der Sie-Form

Die drei Muster decken die häufigsten geschäftlichen Anlässe ab: eine Fachveranstaltung mit offenem Teilnehmerkreis, eine Kundenveranstaltung mit persönlicher Gästeliste und die Mitgliederversammlung eines Vereins. Ersetze alles in eckigen Klammern und streiche, was für deine Veranstaltung nicht passt. Was in die Fußzeile gehört, steht im Abschnitt zu den Pflichtangaben.

Muster für eine Fachveranstaltung oder Tagung

Betreff: Einladung zu [Titel der Veranstaltung] am [Datum]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

wir laden Sie herzlich zu [Titel der Veranstaltung] ein. Am [Wochentag], [Datum], treffen sich von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr [Zielgruppe, etwa Fachleute aus Kommunen und Planungsbüros] [in Stadt / online], um über [Thema] zu sprechen.

Auf dem Programm stehen:

• [Programmpunkt 1, etwa ein Vortrag von Name, Funktion, zu Thema]
• [Programmpunkt 2]
• [Programmpunkt 3]

[Ein Satz zum Nutzen, etwa: Sie nehmen Beispiele mit, wie andere Kommunen Thema umgesetzt haben.]

Ort: [Name des Veranstaltungsorts], [Straße Nr.], [PLZ Ort]

Teilnahme: [kostenfrei / Teilnahmegebühr Betrag €]

Bitte melden Sie sich bis zum [Datum] an: [Link zur Anmeldung]. Das vollständige Programm finden Sie unter [Link].

Wenn Sie für Ihre Teilnahme etwas brauchen, etwa einen stufenlosen Zugang oder eine Begleitperson, teilen Sie es uns bei der Anmeldung mit. Bei Fragen erreichen Sie [Vorname Nachname] unter [Telefon] oder [E-Mail-Adresse].

Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

[Funktion], [Organisation]

[Fußzeile mit den Pflichtangaben]

So wird daraus eine Fassung in der Du-Form

Duzt deine Organisation ihre Gäste, etwa bei einem Community-Treffen, einem Barcamp oder einem internen Teamevent, änderst du vier Dinge und sonst nichts:

• Anrede: „Hallo [Vorname],“ für eine Person, „Liebe Kolleginnen und Kollegen,“ oder „Hallo zusammen,“ für eine Gruppe.
• Pronomen: Bei einer Person wird aus „Sie“ „du“ oder „dich“, aus „Ihnen“ „dir“, aus „Ihr“ und „Ihre“ „dein“ und „deine“. Bei einer Gruppe wird aus „Sie“ „ihr“ oder „euch“, aus „Ihnen“ „euch“, aus „Ihr“ und „Ihre“ „euer“ und „eure“. Alles kleingeschrieben.
• Verben: Aus „melden Sie sich an“ wird „melde dich an“ oder „meldet euch an“, aus „teilen Sie es uns mit“ wird „sag uns Bescheid“.
• Schluss: „Wir freuen uns auf dich.“ oder „Wir freuen uns auf euch.“ und „Viele Grüße“ statt „Mit freundlichen Grüßen“.

Mische die beiden Formen in einem Text nicht. Eine Einladung, die mit „Hallo“ beginnt und mit „Mit freundlichen Grüßen“ endet, liest sich wie aus zwei Vorlagen zusammengesetzt.

Muster für eine Kundenveranstaltung

Die Einladung zu einer Kundenveranstaltung unterschreibt die Person, die den Kunden betreut, und jeder Gast bekommt seinen eigenen Anmeldelink. Wie du die Gästeliste aufteilst und die Einladungen staffelst, beschreibt unser Leitfaden zum Planen einer Kundenveranstaltung.

Betreff: Persönliche Einladung: [Titel der Veranstaltung] am [Datum]

Sehr geehrter Herr [Nachname],

am [Datum] laden wir unsere Kunden zu [Titel der Veranstaltung] [an unseren Standort / in Name des Veranstaltungsorts] ein, und ich würde mich sehr freuen, Sie dort zu begrüßen. Von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr zeigen wir [Thema, etwa die neue Produktgeneration] und berichten aus vergleichbaren Projekten [in Ihrer Branche / mit ähnlichen Aufgaben].

Im Anschluss ist Zeit für Gespräche, auf Wunsch auch für einen festen Termin mit [Fachbereich]. Geben Sie das einfach bei der Anmeldung an.

Ihr persönlicher Anmeldelink: [Link]

Anmeldeschluss: [Datum]

Der Link gilt nur für Sie. Möchten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen mitbringen, tragen Sie die Person bei der Anmeldung ein.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

[Funktion], [Unternehmen], [Telefon]

[Fußzeile mit den Pflichtangaben]

Muster für eine Mitgliederversammlung im Verein

Bei der Mitgliederversammlung entscheidet die Einladung darüber, was beschlossen werden kann. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet wurde (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB), es sei denn, die Satzung bestimmt etwas anderes (§ 40 BGB). Die Form der Einberufung soll ebenfalls in der Satzung stehen (§ 58 Nr. 4 BGB). Lies deshalb zuerst dort nach, ob die Einladung per Brief oder E-Mail verschickt wird oder in der Vereinszeitschrift erscheint und wie viele Wochen vorher.

Betreff: Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung am [Datum]

Sehr geehrte Mitglieder,

nach § [Nr.] unserer Satzung lädt der Vorstand Sie zur ordentlichen Mitgliederversammlung des [Name des Vereins] ein.

Datum: [Wochentag], [Datum], Beginn [Uhrzeit] Uhr

Ort: [Name des Veranstaltungsorts], [Straße Nr.], [PLZ Ort] [/ Online-Teilnahme: Den Zugangslink erhalten Sie bis Datum.]

Tagesordnung:

1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

2. Bericht des Vorstands

3. Bericht der Kassenprüfer

4. Entlastung des Vorstands

5. [Wahlen: die zu wählenden Ämter nennen]

6. [Satzungsänderung: die zu ändernden Paragrafen nennen, Wortlaut als Anlage]

7. Anträge der Mitglieder

8. Verschiedenes

Anträge zur Tagesordnung reichen Sie bitte bis zum [Datum] schriftlich beim Vorstand ein[, wie in § Nr. der Satzung vorgesehen].

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

[Funktion im Vorstand], [Name des Vereins]

Nenne jeden Beschlussgegenstand so, dass ein Mitglied schon aus der Einladung weiß, worüber abgestimmt wird: „Änderung von § 5 der Satzung (Mitgliedsbeiträge)“ statt nur „Satzungsänderung“. Duzt ihr euch im Verein, beginne die Einladung mit „Liebe Mitglieder,“ und übernimm die vier Änderungen oben. Was nach der Versammlung ins Protokoll gehört, steht in unserer Vorlage für das Protokoll der Mitgliederversammlung. Wie Verbände ihre Versammlungen und Tagungen mit Streavent organisieren, zeigt die Seite Eventsoftware für Vereine und Verbände.

Pflichtangaben einer geschäftlichen Einladung

Für eine geschäftliche Einladung gibt es drei Gruppen von Pflichtangaben. Die Registerangaben verlangt das Handels- und Gesellschaftsrecht für jeden Geschäftsbrief. Die Datenschutzhinweise brauchst du in der Einladung, wenn du Adressen anschreibst, die du nicht bei den Personen selbst erhoben hast. Und ist die Einladung Werbung, gelten beim Versand per E-Mail die Regeln des Wettbewerbsrechts. In den Mustern oben steht der Platzhalter „Fußzeile mit den Pflichtangaben“ für die Registerangaben und, wenn die Einladung Werbung ist, für den Hinweis auf den Widerspruch. Den Datenschutzhinweis setzt du als eigenen kurzen Absatz in die Einladung.

Registerangaben: was in die Fußzeile gehört

Die drei Vorschriften gelten für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. Nach diesem Wortlaut zählt auch eine Einladung dazu, die mit Namen an einen Gast geht, ob als Brief, als PDF oder als E-Mail.

• GmbH, auch UG (haftungsbeschränkt) · Vorschrift: § 35a Abs. 1 GmbHG · Diese Angaben gehören hinein: Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und, falls es einen Aufsichtsrat mit Vorsitz gibt, dessen Vorsitzender, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Nennst du das Kapital, dann das Stammkapital
• AG · Vorschrift: § 80 Abs. 1 AktG · Diese Angaben gehören hinein: Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats, jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Eingetragener Kaufmann · Vorschrift: § 37a Abs. 1 HGB · Diese Angaben gehören hinein: Firma, Rechtsformzusatz wie „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer

Diese drei Vorschriften richten sich an GmbH, AG und eingetragene Kaufleute. Lädt ein Verein, eine Stiftung oder eine Behörde ein, prüfst du gesondert, was für deine Organisation gilt.

Am einfachsten setzt du die Fußzeile in jede Einladung, auch in die an langjährige Kunden. Dann musst du nicht prüfen, ob deine Einladung unter die Ausnahme in Absatz 2 der Vorschriften fällt. Die nimmt Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsverbindung aus, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Für eine GmbH sieht die Fußzeile so aus:

[Name der Gesellschaft] GmbH · Sitz: [Ort] · Registergericht: Amtsgericht [Ort], HRB [Nummer] · Geschäftsführung: [Vorname Nachname], [Vorname Nachname]

Datenschutzhinweise, wenn du eine Gästeliste anschreibst

Hast du die Adressen nicht bei den Gästen selbst erhoben, etwa weil du sie von einem Kooperationspartner oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie der Website einer Behörde hast, gilt Art. 14 DSGVO. Nutzt du die Daten, um mit der Person Kontakt aufzunehmen, informierst du sie spätestens mit der ersten Mitteilung an sie (Art. 14 Abs. 3 lit. b DSGVO). Diese erste Mitteilung ist in der Regel die Einladung. Zu den Angaben, die auch am Anmeldeformular stehen, kommen hier die Kategorien der Daten und ihre Quelle (Art. 14 Abs. 1 lit. d und Abs. 2 lit. f).

Haben die Gäste ihre Daten selbst angegeben, gilt Art. 13, und die Hinweise stehen am Anmeldeformular. Rechtsgrundlagen, Gesundheitsangaben und Fotos behandelt unser Leitfaden zum Datenschutz bei Veranstaltungen. Ein kurzer Absatz in der Einladung, der auf die vollständigen Hinweise verlinkt, kann so aussehen:

Hinweis zum Datenschutz: Ihre Kontaktdaten ([Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Funktion]) haben wir von [Quelle] erhalten. Wir nutzen sie, um Sie zu [Titel der Veranstaltung] einzuladen. Verantwortlich ist [Organisation, Anschrift]. Alle Informationen nach Art. 14 DSGVO, auch zu Ihren Rechten und zur Speicherdauer, finden Sie unter [Link zu den Datenschutzhinweisen].

Ob der Link genügt oder der volle Text in die Mail gehört, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten.

Einladung per E-Mail und Werbung

Ist deine Einladung Werbung, etwa weil du darin deine Produkte oder Leistungen vorstellst, brauchst du für den Versand per E-Mail grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung der Empfänger (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Absatz 3 lässt eine enge Ausnahme für Kunden zu: Du hast die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten, du wirbst für eigene ähnliche Angebote, der Kunde hat nicht widersprochen, und du weist ihn bei der Erhebung und in jeder Mail darauf hin, dass er jederzeit widersprechen kann.

Prüfe deshalb vor dem Versand, auf welcher Grundlage jede Adresse in deinem Verteiler steht. Der Hinweis auf den Widerspruch gehört in die Fußzeile:

Sie möchten keine Einladungen mehr von uns erhalten? Dann antworten Sie auf diese E-Mail oder tragen Sie sich hier aus: [Link]. Dafür entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Textbausteine für Rückmeldung, Erinnerung und Bestätigung

Nach der Einladung schreibst du jedem Gast je nach Stand seiner Einladung einen von vier Texten: die Erinnerung an alle, die noch nicht reagiert haben, die Bestätigung an alle, die zugesagt haben, die Antwort an alle, die abgesagt haben, und kurz vor dem Termin die Erinnerung an die Angemeldeten. Den Anfang macht der Satz in der Einladung, mit dem du um Rückmeldung bittest. Zeitpunkte und Betreffzeilen stehen im Leitfaden für Event-E-Mails; hier folgen die Texte in der Sie-Form.

Um Rückmeldung bitten

Die Bitte um Rückmeldung braucht ein Datum und einen Weg. Das Kürzel „u. A. w. g.“ (um Antwort wird gebeten) steht noch auf gedruckten Karten. In einer E-Mail übernimmt das ein Satz mit Frist und Link.

Bitte geben Sie uns bis zum [Datum] Bescheid, ob Sie dabei sind: [Link zur Anmeldung]

Auch eine Absage hilft uns bei der Planung. Ein Klick genügt: [Link „Ich kann nicht teilnehmen“]

Die Zahl der Plätze ist auf [Zahl] begrenzt. Wir vergeben sie in der Reihenfolge der Anmeldungen und führen danach eine Warteliste.

Biete die Absage als eigenen Link oder eigene Schaltfläche an. Wer mit einem Klick absagen kann, muss dafür keine Mail schreiben, und du weißt früher, mit wie vielen Gästen du planst. Streavent bietet die Anmeldung auch als RSVP mit Zu- und Absage an, und für ausgebuchte Veranstaltungen gibt es Wartelisten.

Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben

Diese Erinnerung geht nur an Gäste ohne Antwort. Wer schon zugesagt hat und trotzdem erinnert wird, liest daraus, dass seine Anmeldung nicht angekommen ist.

Betreff: Erinnerung: [Titel der Veranstaltung] am [Datum]

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vor [Zeitraum, etwa zwei Wochen] haben wir Sie zu [Titel der Veranstaltung] am [Datum] eingeladen. Falls die Einladung untergegangen ist: Bis zum [Datum] können Sie sich noch anmelden.

[Ein neuer Grund, etwa: Inzwischen steht auch der Abschlussvortrag fest. Name, Funktion, spricht über Thema.]

Zur Anmeldung: [Link]

Sie können nicht teilnehmen? Dann sagen Sie hier ab: [Link]

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

Ein fiktives Beispiel: Eine Landesbehörde lädt 400 Fachleute zu einem Fachtag ein und schickt zwei Wochen vor Anmeldeschluss eine Erinnerung an den ganzen Verteiler. Zu dem Zeitpunkt haben sich 150 Personen schon angemeldet. Einige melden sich ein zweites Mal an; andere rufen an und fragen, ob ihre Anmeldung verloren gegangen ist. Beim nächsten Fachtag geht die Erinnerung nur an die Gäste ohne Antwort, und die doppelten Anmeldungen bleiben aus.

Dafür brauchst du den Stand jeder Einladung. Mit dem Einladungsmanagement von Streavent verschickst du die Einladungen aus dem E-Mail-Builder und siehst, wer reagiert hat. Die Erinnerungen gehen automatisch raus. Das Einladungsmanagement ist in jedem Plan enthalten. Lege dein erstes Event an und probiere die Einladungen selbst aus: Event erstellen.

Bestätigung der Anmeldung

Die Bestätigung ist der Text, den der Gast am Veranstaltungstag wieder heraussucht. Nimm deshalb alles auf, was er für Anreise und Einlass braucht, und wiederhole seine Angaben, damit er Fehler früh bemerkt.

Betreff: Ihre Anmeldung zu [Titel der Veranstaltung] ist bestätigt

Sehr geehrter Herr [Nachname],

vielen Dank für Ihre Anmeldung. Wir haben Sie für [Titel der Veranstaltung] am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr eingetragen.

Ihre Angaben: [gebuchte Programmpunkte, Abendprogramm, Begleitperson]

Ort: [Name des Veranstaltungsorts], [Straße Nr.], [PLZ Ort], [Link zur Anfahrt]

Für Ihren Kalender: [Kalendereintrag]

Ihr Ticket mit dem QR-Code für den Einlass [hängt an / folgt bis Datum]. Sollten sich Ihre Pläne ändern, melden Sie sich bitte über [Link] ab, damit wir den Platz weitergeben können.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

Antwort auf eine Absage

Auf eine Absage antwortest du kurz und fragst nicht nach dem Grund. Biete an, was der Gast trotzdem bekommen kann.

Sehr geehrte Frau [Nachname],

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Schade, dass es am [Datum] nicht passt.

[Gern schicken wir Ihnen nach der Veranstaltung die Präsentationen / die Aufzeichnung.] Wenn Sie über künftige Termine informiert werden möchten, tragen Sie sich hier ein: [Link].

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

Frag im Formular für künftige Termine die Einwilligung in Einladungen per E-Mail ausdrücklich ab. Dann hast du sie für den nächsten Versand dokumentiert.

Erinnerung kurz vor dem Termin

Die letzte Erinnerung geht an alle Angemeldeten und enthält nur noch das Praktische. Gib darin noch einmal die Möglichkeit zur Absage, denn jeder freie Platz kann an die Warteliste gehen. Wie du die Zahl der Angemeldeten senkst, die nicht erscheinen, beschreibt unser Leitfaden zur No-Show-Rate bei B2B-Events.

Sehr geehrter Herr [Nachname],

am [Wochentag] ist es so weit: Wir erwarten Sie zu [Titel der Veranstaltung].

Einlass: ab [Uhrzeit] Uhr, Beginn [Uhrzeit] Uhr

Ort: [Adresse], [Hinweis zu Parken oder Anreise]

Am Einlass zeigen Sie: [den QR-Code aus Ihrer Bestätigung / Ihr Ticket]

Kurzfristige Fragen: [Telefonnummer am Veranstaltungstag]

Falls Sie doch nicht kommen können, sagen Sie bitte kurz über [Link] ab. Ihr Platz geht dann an die Warteliste.

Wir freuen uns auf Sie.

[Vorname Nachname]

Anrede, Tonalität und Schlussformel

Die Anrede richtet sich danach, wie deine Organisation ihre Gäste sonst anspricht. Unternehmen, Verbände und Behörden siezen in der Regel; Communitys, Start-ups und interne Teams duzen oft. Wichtig ist, dass Einladung, Erinnerung und Bestätigung dieselbe Form verwenden.

• Eine Person, förmlich · Anrede: „Sehr geehrte Frau [Nachname],“ oder „Sehr geehrter Herr [Nachname],“ · Schlussformel: „Mit freundlichen Grüßen“
• Mit akademischem Titel · Anrede: „Sehr geehrte Frau Dr. [Nachname],“ · Schlussformel: „Mit freundlichen Grüßen“
• Geschlecht nicht bekannt · Anrede: „Guten Tag [Vorname Nachname],“ · Schlussformel: „Freundliche Grüße“
• Gruppe, förmlich · Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder „Sehr geehrte Mitglieder,“ · Schlussformel: „Mit freundlichen Grüßen“
• Gruppe, in der Du-Form · Anrede: „Liebe Kolleginnen und Kollegen,“ oder „Hallo zusammen,“ · Schlussformel: „Viele Grüße“
• Eine Person, in der Du-Form · Anrede: „Hallo [Vorname],“ · Schlussformel: „Viele Grüße“

Schreibe die Einladung so, wie die unterzeichnende Person spricht. „Wir würden uns außerordentlich freuen, Sie begrüßen zu dürfen“ klingt nach Serienbrief; „Ich würde mich freuen, Sie am [Datum] zu begrüßen“ sagt dasselbe schlichter. Persönlich wird eine Einladung durch einen Namen als Absender und eine Adresse, an die der Gast antworten kann. Eine Absenderadresse, die niemand liest, schickt jede Rückfrage ins Leere.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Einladung zu einer Veranstaltung?

Anlass und Titel, der Veranstalter mit einer Kontaktperson, das Datum mit Beginn und Ende, der Ort mit vollständiger Adresse oder der Hinweis auf den Zugangslink, die wichtigsten Programmpunkte, die Kosten, die Anmeldung mit Frist und Hinweise zu Barrierefreiheit oder Begleitpersonen. Schickt ein Unternehmen die Einladung an einen bestimmten Empfänger, kommen die Registerangaben in der Fußzeile dazu.

Welche Pflichtangaben braucht eine geschäftliche Einladung per E-Mail?

Eine GmbH nennt Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Eine AG nennt die entsprechenden Angaben mit allen Vorstandsmitgliedern und dem Vorsitz des Aufsichtsrats (§ 80 AktG). Ein eingetragener Kaufmann nennt Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB). Die drei Vorschriften gelten für Geschäftsbriefe in jeder Form, also auch für E-Mails. Stammen die Adressen nicht von den Gästen selbst, gehören außerdem die Datenschutzhinweise nach Art. 14 DSGVO spätestens in die Einladung.

Sollte ich in einer Einladung siezen oder duzen?

Nimm die Form, in der deine Organisation ihre Gäste sonst anspricht. Bei Unternehmen, Verbänden und Behörden ist das meist die Sie-Form, bei Community-Veranstaltungen und internen Teamevents oft das Du. Halte die Form über Einladung, Erinnerung und Bestätigung hinweg durch.

Wie früh verschicke ich die Einladung zu einer Veranstaltung?

Die offizielle Einladung geht in der Regel sechs bis acht Wochen vor dem Termin raus, ein Save-the-Date acht bis zwölf Wochen vorher. Bei einer Mitgliederversammlung bestimmt die Satzung die Frist. Den Ablauf aller Event-E-Mails mit ihren Zeitpunkten beschreibt unser Leitfaden für Event-E-Mails.

Wie reagiere ich auf eine Absage?

Bedanke dich kurz für die Rückmeldung, frag nicht nach dem Grund und biete an, was der Gast trotzdem bekommen kann, etwa die Präsentationen oder die Aufzeichnung. Wer über künftige Termine informiert werden möchte, bestätigt das am besten selbst, bevor du weitere Einladungen per E-Mail schickst.

Fazit: Eine gute Einladung zur Veranstaltung lässt keine Frage offen

Eine Einladung zur Veranstaltung erfüllt ihren Zweck, wenn der Gast nach dem ersten Lesen alles weiß, was er für seine Zusage braucht, und wenn sie die Angaben enthält, die das Gesetz für einen Geschäftsbrief verlangt. Nimm eines der Muster oben und ergänze die Fußzeile mit den Registerangaben. Schreibst du eine Gästeliste an, kommt der Hinweis zum Datenschutz dazu. Danach entscheidet der Stand jeder Einladung, welcher Text als Nächstes rausgeht: die Erinnerung, die Bestätigung oder die Antwort auf die Absage.

Wenn du sehen willst, wie Einladung, Anmeldung und Erinnerungen in Streavent zusammenhängen, buche eine Demo.