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Was ins Protokoll deiner Mitgliederversammlung gehört, was BGB, Satzung und Registergericht verlangen, und eine Vorlage, die du direkt übernehmen kannst.
Ins Protokoll einer Mitgliederversammlung gehören Datum, Ort und Uhrzeit, die Namen von Versammlungsleiter und Protokollführer, die Zahl der erschienenen Mitglieder und zu jedem Antrag die Art der Abstimmung mit dem genauen Ergebnis. So nennt es ein Merkblatt des Amtsgerichts Koblenz für den Fall, dass die Vereinssatzung nichts anderes regelt. Maßgeblich ist deshalb in erster Linie die Satzung deines Vereins.
Dieser Guide richtet sich an Verbände, Fachgesellschaften und Berufsverbände, deren Mitgliederversammlung als Programmpunkt einer Tagung stattfindet. Zu jeder Anforderung steht dabei, ob sie aus dem BGB, aus deiner Satzung oder aus der Praxis der Registergerichte stammt. Wo sich eine Klausel deiner Satzung unterschiedlich auslegen lässt, hilft eine Anwältin oder ein Anwalt mit Schwerpunkt Vereinsrecht weiter, denn diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Im Überblick sind das die Mindestangaben aus dem Merkblatt:
Das Vereinsrecht überlässt die Antwort in erster Linie der Satzung. Nach § 58 Nr. 4 BGB soll sie Bestimmungen über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten, also darüber, wie Beschlüsse festgehalten werden. Laut dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV, Stand Januar 2026) kann eine Satzung die Beurkundung sogar ausschließen. Für die Wirksamkeit eines Beschlusses ist sie nach dem Leitfaden keine Voraussetzung.
Unverzichtbar wird das Protokoll, sobald ein Beschluss zur Eintragung ins Vereinsregister angemeldet werden muss. Jede Änderung des Vorstands meldet der Vorstand zur Eintragung an und legt eine Abschrift der Urkunde über die Änderung bei (§ 67 Abs. 1 BGB). Satzungsänderungen werden erst mit der Eintragung wirksam, und der Anmeldung liegen eine Abschrift des Beschlusses und der Wortlaut der Satzung bei (§ 71 Abs. 1 BGB).
Das Registergericht, also das Amtsgericht mit dem Vereinsregister, prüft laut Koblenzer Merkblatt anhand des Protokolls, ob Wahlen, Satzungsänderungen oder eine Auflösung wirksam zustande gekommen sind. Das BMJV rät deshalb davon ab, bei Beschlüssen, die eingetragen werden, auf die Beurkundung zu verzichten.
Dazu kommt § 40 BGB: Die Vorschriften der §§ 32 und 33 zur Beschlussfassung und zur Satzungsänderung gelten nur, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Mehrheiten, Quorum und Unterschriften liest du deshalb zuerst in deiner Satzung nach. Die Tabelle trennt die drei Ebenen:
Die rechte Spalte gibt Merkblätter von Registergerichten wieder. Wegen dieser Anforderungen sehen laut BMJV die meisten Vereinssatzungen eine Niederschrift mit der Zahl der Erschienenen, der Beschlussfähigkeit, den Anträgen, der Art der Abstimmung und dem genauen Ergebnis vor.
Die Tabelle geht die Mindestangaben aus dem Koblenzer Merkblatt einzeln durch: wozu jede im Protokoll steht und worauf sie sich stützt. Stellt deine Satzung eigene Anforderungen an das Protokoll, gehen diese vor.
Die folgende Gliederung kopierst du in dein eigenes Dokument. Die Vorlage passt für die ordentliche Mitgliederversammlung, in vielen Vereinen Jahreshauptversammlung genannt, und für die außerordentliche. Eckige Klammern markieren, was du ersetzt oder streichst. Die Blöcke für Wahlen und Satzungsänderungen brauchst du nur, wenn sie auf der Tagesordnung stehen, die Zeilen zur elektronischen Teilnahme nur bei einer hybriden oder virtuellen Versammlung.
Protokoll der [ordentlichen / außerordentlichen] Mitgliederversammlung des [Name des Vereins] e. V. vom [Datum]
Tagesordnung
TOP 1: Eröffnung und Feststellungen
Der Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung um [Uhrzeit] Uhr und stellt fest:
TOP [Nr.]: [Gegenstand, wie in der Einladung bezeichnet]
TOP [Nr.]: Wahl [des Amts]
TOP [Nr.]: Änderung von § [Nr.] der Satzung
Schluss
Der Versammlungsleiter schließt die Versammlung um [Uhrzeit] Uhr.
[Ort], den [Datum]
Anlagen: [Anwesenheitsliste, Einladung mit Tagesordnung, Wortlaut der Satzungsänderung]
Wie Beschlüsse aufgezeichnet werden, soll nach § 58 Nr. 4 BGB die Satzung festlegen. Trifft sie dazu keine Regelung, liegt es laut Koblenzer Merkblatt im Ermessen des Protokollführers, ein Ablauf- oder ein Ergebnisprotokoll anzufertigen. Das Gesetz spricht von der Beurkundung der Beschlüsse, die Namen der Protokollformen stammen aus dem allgemeinen Sprachgebrauch:
Welche Form du wählst, ändert nichts an den Mindestangaben: Auch ein knappes Ergebnisprotokoll sollte die Zahlen und Feststellungen aus der Tabelle oben enthalten. Ein Verlaufsprotokoll lohnt sich, wenn Mitglieder, die nicht dabei waren, nachvollziehen sollen, wie eine Entscheidung zustande kam.
Das Vereinsrecht stellt laut BMJV keine besonderen Anforderungen an die Beschlussfähigkeit: Beschlussfähig ist eine Mitgliederversammlung, wenn wenigstens ein Mitglied erschienen ist, das Beschlüsse fassen kann. Vereinssatzungen legen laut Leitfaden allerdings häufig ein Quorum fest, vor allem für wichtige Entscheidungen. Der Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung und stellt die Beschlussfähigkeit fest, und diese Feststellung gehört ins Protokoll.
Das Koblenzer Merkblatt nennt die Zahl der erschienenen Mitglieder und, wenn sie abweicht, die Zahl der Stimmberechtigten. Die beiden Zahlen können aus mehreren Gründen auseinanderliegen:
Ja, Nein, Enthaltungen und ungültige Stimmen zählst du getrennt. Nach § 32 Abs. 1 Satz 3 BGB entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und Enthaltungen bleiben laut BMJV bei der Ermittlung der Mehrheit außer Betracht. Ein Rechenbeispiel: Über eine Satzungsänderung stimmen 124 Mitglieder mit Ja und 38 mit Nein, 15 enthalten sich. Abgegeben sind 162 Stimmen, drei Viertel davon sind 121,5, und die Änderung hat die Mehrheit nach § 33 Abs. 1 BGB erreicht.
Wer die Enthaltungen fälschlich mitzählt, kommt auf 177 Stimmen und eine Schwelle von 132,75, und dieselbe Abstimmung wäre damit gescheitert. Regelt deine Satzung die Mehrheiten anders, gilt ihre Rechnung.
Die zu Beginn festgestellte Zahl gilt nicht automatisch für die letzte Abstimmung. Wenn Mitglieder zwischen den Tagesordnungspunkten gehen oder dazukommen, halte vor jeder Abstimmung, für die deine Satzung ein Quorum oder eine besondere Mehrheit verlangt, die Zahl der anwesenden Stimmberechtigten erneut fest. Ob die Beschlussfähigkeit dann neu festzustellen ist, steht, wenn überhaupt, in deiner Satzung. Wer im Einzelnen da war, belegt die Anwesenheitsliste, die du dem Protokoll beilegst.
Seit dem 21. März 2023 regelt § 32 Abs. 2 BGB Mitgliederversammlungen mit elektronischer Teilnahme, und laut BMJV gilt das auch für Vereine, deren Satzung dazu nichts sagt. Den Wortlaut haben wir am 16. September 2026 geprüft. Das Gesetz unterscheidet zwei Formen:
In beiden Fällen muss die Einladung angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können. Das BMJV nennt als Beispiele Telefonkonferenz, Chat und Abstimmung per E-Mail. Deine Satzung kann hybride und virtuelle Versammlungen auch ausschließen oder die Einzelheiten anders regeln.
Das Koblenzer Merkblatt erwähnt diese Formen nicht. Aus § 32 Abs. 2 BGB und den Mindestangaben leiten wir vier Ergänzungen ab, mit denen ein Protokoll nachvollziehbar bleibt:
Davon zu unterscheiden ist der Beschluss ohne Versammlung nach § 32 Abs. 3 BGB. Soweit die Satzung nichts anderes regelt, ist er gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung in Textform erklären, laut BMJV zum Beispiel per E-Mail. Wie du eine hybride Tagung technisch und organisatorisch planst, beschreibt unser Guide hybride Events planen und durchführen, und was ein hybrides Event ausmacht, steht im Glossar.
Den Vorstand bestellt nach § 27 Abs. 1 BGB die Mitgliederversammlung durch Beschluss, es sei denn, die Satzung weist diese Aufgabe einem anderen Organ zu (§ 40 BGB). Ohne abweichende Satzungsregel ist gewählt, wer die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält. Die Bestellung hat laut BMJV zwei Teile: die Wahl und die Annahme durch die gewählte Person. Ist sie anwesend, fragt der Versammlungsleiter laut Leitfaden üblicherweise direkt nach der Wahl, ob sie annimmt, und ihre Antwort gehört ins Protokoll.
Für die Anmeldung nennt das Koblenzer Merkblatt Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift jeder gewählten Person. Jede Änderung des Vorstands meldet der Vorstand zur Eintragung an (§ 67 Abs. 1 BGB). Laut Merkblatt der bayerischen Justiz bekommt der Notar dafür eine Kopie des Protokolls der Versammlung, in der gewählt wurde. Die Anmeldung ist nach § 77 BGB öffentlich zu beglaubigen, und die Beglaubigung per Videokommunikation ist zulässig.
Eine Satzungsänderung braucht nach § 33 Abs. 1 BGB drei Viertel der abgegebenen Stimmen, eine Änderung des Vereinszwecks die Zustimmung aller Mitglieder. Mitglieder, die nicht erschienen sind, müssen ihre Zustimmung zu einer Zweckänderung in Textform erklären. Beides gilt, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt.
Schon die Einladung muss laut BMJV die geplante Änderung im Einzelnen bezeichnen. Die bloße Ankündigung „Satzungsänderung“ reicht laut BMJV nicht, und die bayerische Justiz empfiehlt, den künftigen Wortlaut der Einladung beizulegen.
Ins Protokoll gehört der vollständige Wortlaut der geänderten Bestimmungen. Steht er nicht im Protokoll selbst, vermerkst du laut Koblenzer Merkblatt, dass er sich aus einer Anlage ergibt. Diese Anlage wird als „Anlage zum Protokoll der Mitgliederversammlung vom …“ überschrieben und wie das Protokoll unterschrieben. Wird die Satzung insgesamt neu gefasst, schlägt das Merkblatt diese Feststellung vor: „Die Satzung wurde geändert und zugleich mit … Stimmen bei … Stimmenthaltungen und … ungültigen Stimmen sowie … Gegenstimmen nach beigefügter Anlage neu gefasst“.
Wirksam wird die Änderung erst mit der Eintragung ins Vereinsregister (§ 71 Abs. 1 BGB). Laut bayerischer Justiz bekommt der Notar für die Anmeldung eine Kopie des Protokolls und die neue Satzung.
Das soll die Satzung regeln: Nach dem Leitfaden des BMJV bestimmt sie, wer für die Beurkundung der Beschlüsse zuständig ist. Enthält sie keine bindende Regel, gestaltet die Mitgliederversammlung ihr Verfahren selbst. Den Namen des Protokollführers nennt das Merkblatt des Amtsgerichts Koblenz unter den Mindestangaben.
Wer unterschreibt, richtet sich nach der Satzung. Nach dem Merkblatt des Amtsgerichts Koblenz sind das der Protokollführer und die Personen, die die Satzung dafür vorsieht. Für die Wirksamkeit eines Beschlusses ist die Beurkundung laut BMJV keine Voraussetzung, für die Anmeldung beim Vereinsregister erwarten die Registergerichte das unterschriebene Protokoll trotzdem.
Ein Ergebnisprotokoll hält zu jedem Tagesordnungspunkt das Ergebnis fest, ein Beschlussprotokoll nur die gefassten Beschlüsse mit Wortlaut und Abstimmungsergebnis. Die Begriffe stammen aus dem allgemeinen Sprachgebrauch. Regelt die Satzung nichts, wählt laut Koblenzer Merkblatt der Protokollführer zwischen Ablauf- und Ergebnisprotokoll.
Der Versammlungsleiter stellt sie nach der Eröffnung fest, und das Protokoll nennt dazu die Zahl der erschienenen und gegebenenfalls der stimmberechtigten Mitglieder. Das Gesetz stellt laut BMJV keine besonderen Anforderungen, beschlussfähig ist die Versammlung schon mit einem erschienenen Mitglied. Ein Quorum ergibt sich nur aus der Satzung.
Bei einer Vorstandsänderung eine Abschrift der Urkunde über die Änderung (§ 67 Abs. 1 BGB), laut bayerischer Justiz eine Kopie des Protokolls der Versammlung, in der gewählt wurde. Bei einer Satzungsänderung eine Abschrift des Beschlusses und der Wortlaut der Satzung (§ 71 Abs. 1 BGB). Die Anmeldung selbst geben Mitglieder des Vorstands in öffentlich beglaubigter Form ab (§ 77 BGB).
Findet die Mitgliederversammlung als Programmpunkt einer Jahrestagung statt, sind mehr Menschen im Haus als Mitglieder: Gäste, Vortragende, Aussteller und dein eigenes Team. Zwischen zwei Tagesordnungspunkten kommen Mitglieder aus einer Session nach oder gehen zum nächsten Termin. Am schwersten sauber festzuhalten ist dann die Zahl der Stimmberechtigten zum Zeitpunkt jeder Abstimmung.
Drei Entscheidungen vor der Tagung machen das Protokoll einfacher:
Die Zahl der Erschienenen muss dabei nicht von einer Strichliste auf dem Klemmbrett kommen. Über Streavent melden sich Mitglieder und Gäste mit getrennten Ticketarten an, und am Einlass checkt sie dein Team per QR-Code-Scan oder Namenssuche ein. Legst du die Versammlung als eigene Session an, checkst du die Mitglieder am Saaleingang gesondert ein, und wie viele Teilnehmende eingecheckt sind, zeigt das Check-in-Management in Echtzeit. Nach der Versammlung lädst du die Teilnehmerliste herunter und legst sie dem Protokoll als Anwesenheitsliste bei.
Die Liste ist eine Grundlage für das Protokoll, mehr leistet sie nicht. Ob jemand stimmberechtigt ist, ergibt sich aus deiner Satzung und deiner Mitgliederverwaltung, die Beschlussfähigkeit stellt der Versammlungsleiter fest, und unterschrieben wird das Protokoll vom Protokollführer und, je nach Satzung, vom Versammlungsleiter. Für Abstimmung und Auszählung gilt das Verfahren, das deine Satzung oder die Versammlung festlegt.
Was Streavent darüber hinaus für Verbände mit mehreren Tagungen im Jahr abdeckt, steht auf unserer Seite Eventsoftware für Verbände. Die Anmeldung mit getrennten Ticketarten und den Check-in am Saaleingang zeigen wir dir gern am Beispiel deiner nächsten Mitgliederversammlung: Demo vereinbaren.
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