Die Planung eines Events ist eine der komplexesten Aufgaben im Eventmanagement. Ob Kongress mit 800 Teilnehmenden, Kundenveranstaltung mit 150 Gästen oder jährliche Mitgliederversammlung eines Verbands: Ohne eine strukturierte Checkliste verliert selbst ein erfahrenes Team schnell den Überblick. Fristen werden verpasst, Dienstleister zu spät gebucht, die Location hat keinen barrierefreien Eingang.
Diese Checkliste deckt alle drei Phasen ab: Strategiephase (Vorlauf), Durchführung (Eventtag) und Evaluation (Nachbereitung). Zusätzlich gibt es einen Block zur Notfallplanung, weil unvorhergesehene Situationen bei Live-Events keine Ausnahme sind.
Streavent-Kunden nutzen die Plattform, um viele dieser Punkte direkt in der Software abzuhaken: Anmeldung, Check-in, Badge-Druck, Event-App und Feedback-Erfassung laufen in einem System. Das spart laut eigenen Kundendaten 4 bis 20 Stunden pro Event-Mitarbeitendem.
Phase 1: Strategiephase (6, 12 Wochen vor dem Event)
Die Strategiephase legt das Fundament. Fehler hier sind später kaum noch korrigierbar.
Grundlagen klären
- Art des Events definieren (Kongress, Konferenz, Kundenveranstaltung, Mitgliederversammlung, Messe)
- Zielgruppe und Teilnehmerzahl festlegen (realistisch: Minimum und Maximum)
- Eventformat klären: vor Ort, hybrid oder digital
- Primäres Ziel des Events formulieren (Networking, Wissensvermittlung, Leadgenerierung, Mitgliederbindung)
- Verantwortlichkeiten im Team zuweisen und dokumentieren
- Gesamtbudget freigeben lassen
- Groben Zeitplan mit Meilensteinen erstellen
Location und Infrastruktur
- Location-Anforderungen definieren: Kapazität, Technikausstattung, Barrierefreiheit (EAA-konforme Events ab 2025 Pflicht)
- Mindestens 3 Locations anfragen und vergleichen
- Sicherheitsanforderungen prüfen (Brandschutz, Notausgänge, Erste Hilfe)
- Wetterszenarien bei Outdoor-Anteilen durchspielen
- Anreisemöglichkeiten für Teilnehmende prüfen (ÖPNV, Parkplätze, Shuttleservice)
- Location-Vertrag abschließen, Stornobedingungen schriftlich festhalten
Budget und Gewinnerwartung
- Detailbudget erstellen: Location, Technik, Catering, Personal, Werbung, Software, Versicherung
- Break-even-Punkt berechnen (bei Ticketverkäufen)
- Puffer von 10, 15 % für Unvorhergesehenes einplanen
- Sponsoring-Potenzial prüfen und Pakete definieren
- Rechnungslegung und Buchhaltungsweg klären (E-Invoicing bei öffentlichen Auftraggebern seit 2025 Pflicht)
Werbung und Anmeldung
- Eventwebsite oder Anmeldeseite erstellen (Streavent-Registrierungsmodul oder eigene Website mit eingebettetem Formular)
- Ticketing oder kostenlose Anmeldung einrichten, inkl. Bestätigungs-E-Mail
- Promotionplan festlegen: E-Mail, LinkedIn, Branchenmedien, Verbandskanäle
- DSGVO-konforme Einwilligungen für Teilnehmerdaten sicherstellen (Streavent hostet Daten in Deutschland)
- Frühbucherfristen und Kapazitätsgrenzen setzen
- Teilnehmende-Prognose erstellen und wöchentlich aktualisieren
Verträge und Versicherungen
- Dienstleisterverträge abschließen: Catering, AV-Technik, Sicherheitsdienst, Fotograf/Video
- Veranstaltungshaftpflicht prüfen oder abschließen
- Künstler- oder Referentenverträge inkl. Honorar, Reisekosten, Stornobedingungen
- GEMA-Anmeldung prüfen (falls Musik gespielt wird)
Phase 2: Detailplanung (4, 6 Wochen vor dem Event)
Programm und Inhalt
- Finales Programm mit Zeitplan erstellen (inkl. Pufferzeiten zwischen Sessions)
- Referenten bestätigen und Präsentationsvorlagen bereitstellen
- Moderation klären und briefen
- Event-App mit Programm befüllen (Sessionplan, Sprecherprofile, Raumplan, Dokumente)
- Beschilderung und Wegeleitsystem planen
Technik und Hardware
- AV-Technik bestätigen: Ton, Licht, Beamer/LED, Streaming (bei Hybrid)
- Check-in-Hardware bestellen oder mieten: Scanner, Badge-Drucker, Check-in-Stationen
- WLAN-Kapazität prüfen (Faustregel: 1 MBit/s pro 10 aktive Teilnehmende)
- Backup-Geräte für kritische Stationen vorsehen
Kommunikation mit Teilnehmenden
- Erinnerungs-E-Mails planen (2 Wochen vor, 3 Tage vor, 1 Tag vor Event)
- Praktische Informationen versenden: Anfahrt, Parken, Programm, App-Download
- Rückfragen-Kanal kommunizieren (E-Mail, Telefon, Chat in der Event-App)
Personal und Dienstleister
- Personalbedarf finalisieren: Empfang, Check-in, Technik, Catering-Aufsicht
- Schichtpläne erstellen und kommunizieren
- Einweisung aller Helfer planen (spätestens 1 Woche vor dem Event schriftlich)
Phase 3: Durchführung (Eventtag)
Aufbau und Technikcheck
- Location-Aufbau mindestens 2 Stunden vor Einlass abschließen
- Alle technischen Systeme testen: Ton, Licht, Check-in-Scanner, Badge-Drucker, Streaming
- Namensschilder vorsortieren (alphabetisch oder nach Tischen/Gruppen)
- Check-in-System aktivieren und Echtzeit-Dashboard aufrufen
- Notfallnummern für alle Verantwortlichen zugänglich machen
Einlass und Check-in
- Check-in-Teams einweisen: QR-Code-Scan, manuelle Suche, Vor-Ort-Registrierung für Walk-ins
- Badge-Druck-Workflow testen (Streavent druckt Badges direkt beim Check-in)
- Wartezeiten minimieren: bei mehr als 200 Teilnehmenden mehrere Einlasspunkte öffnen
- Barrierefreien Zugang sicherstellen
Durchführung und Koordination
- Hauptverantwortliche Person als Eventmanager benennen (Single Point of Contact)
- Zeitplan mit 15-Minuten-Puffern überwachen
- Catering-Timings mit Küche abstimmen
- Sicherheitsdienst briefen, insbesondere für Notfallszenarien
- Streaming-Qualität bei hybriden Events kontinuierlich prüfen
Abbau und Abschluss
- Abbau koordinieren und Verantwortlichkeiten vorab klären
- Verlorene Gegenstände sichern und Fundbox einrichten
- Abrechnung mit Location und Dienstleistern vor Ort beginnen
- Equipment prüfen und zurückgeben (bei gemieteter Hardware)
Phase 4: Evaluation und Nachbereitung (1, 2 Wochen nach dem Event)
Feedback einholen
- Teilnehmenden-Feedback über digitale Umfrage einholen (in Streavent direkt integrierbar)
- Feedback von Referenten, Sponsoren und eigenem Team sammeln
- Response-Rate dokumentieren (Benchmark: 20, 30 % bei gut platzierten Umfragen)
Analyse und Reporting
- Check-in-Daten auswerten: Tatsächliche vs. angemeldete Teilnehmende, Ankunftszeiten
- Programmnutzung aus der Event-App auswerten (welche Sessions, welche Downloads)
- Kostenabrechnung abschließen und mit Budget vergleichen
- Sponsoring-Bericht erstellen
- Lessons-Learned-Dokument für das Team verfassen
Follow-up mit Teilnehmenden
- Dankes-E-Mail mit Präsentationen, Aufzeichnungen oder nächstem Termin versenden
- Zertifikate ausstellen und versenden (Streavent generiert Teilnahmezertifikate automatisch)
- Kontakte in CRM übertragen und Leads qualifizieren (HubSpot/Salesforce-Integration)
Notfallplanung: Szenarien durchspielen
Notfallplanung ist kein Pessimismus, sondern professionelles Eventmanagement. Geh diese Szenarien durch, bevor du am Eventtag stehst.
- Referent sagt kurzfristig ab · Maßnahme: Ersatzvortrag vorbereiten oder Session zu Diskussionsrunde umstrukturieren
- Technikausfall (Ton, Beamer) · Maßnahme: Backup-Gerät vor Ort, Techniker-Kontakt direkt erreichbar
- Deutlich mehr Walk-ins als erwartet · Maßnahme: Flexibles Check-in-System nutzen, Vor-Ort-Registrierung aktivieren
- Wetterumschwung bei Outdoor-Anteilen · Maßnahme: Innenlocation als Fallback reservieren
- DSGVO-Anfrage während des Events · Maßnahme: Datenschutzbeauftragten kontaktieren, Prozess dokumentiert vorhalten
- Sicherheitsvorfall · Maßnahme: Notfallnummer für Sicherheitsdienst + Rettungsdienst in Programm eintragenPrüfe außerdem: Deine Eventversicherung und Dienstleisterverträge auf Stornobedingungen und Haftungsregelungen für Notfallszenarien.
So hilft Streavent beim Abhaken dieser Checkliste
Viele Punkte auf dieser Checkliste lassen sich mit Streavent direkt aus einer Plattform heraus erledigen, statt mit 5 verschiedenen Tools zu jonglieren.
Die Module, die am direktesten auf diese Checkliste einzahlen:
Anmeldung und Ticketing: Anmeldeseite, Bestätigungs-E-Mails, Ticketverkauf und Kapazitätsverwaltung in einem System. Mehr zum Registrierungsmodul
Check-in und Badge-Druck: QR-Code-Scan, manuelle Suche, Walk-in-Registrierung und sofortiger Badge-Druck direkt beim Einlass. Kein separates Tool, keine externe Hardware nötig. Check-in Management bei Streavent
Mobile Event-App: Programm, Sprecherprofile, Raumplan, Dokumente und Live-Feedback in einer App, die du ohne Agentur selbst befüllst. Mobile Event App
Feedback und Zertifikate: Umfragen und Zertifikatsgenerierung direkt aus der Plattform heraus, keine Extra-Tools.
Streavent-Kunden berichten von 4 bis 20 eingesparten Stunden pro Mitarbeitendem je nach Eventgröße. Die gewonnene Zeit fließt in Konzept und Eventatmosphäre statt in Datenpflege und Tool-Koordination.
Streavent kostenlos testen oder Demo buchen, wenn du dein Setup besprechen möchtest.
FAQ: Event planen Checkliste
Wie weit im Voraus sollte ich mit der Eventplanung beginnen?
Für B2B-Events mit 100 bis 500 Teilnehmenden empfehlen wir einen Vorlauf von mindestens 12 Wochen. Größere Kongresse oder Verbandsveranstaltungen ab 500 Teilnehmenden brauchen 6 bis 12 Monate Vorlauf, insbesondere für Location-Buchungen und Referenten-Akquise. Kleinteiligere Firmenveranstaltungen mit weniger als 100 Personen lassen sich in 6 bis 8 Wochen planen, wenn die Location und die Technik verfügbar sind.
Was gehört in eine Checkliste für die Eventplanung?
Eine vollständige Checkliste deckt mindestens vier Bereiche ab: Strategiephase (Ziel, Budget, Location, Anmeldung), Detailplanung (Programm, Technik, Kommunikation), Durchführung (Aufbau, Check-in, Koordination, Abbau) und Evaluation (Feedback, Reporting, Follow-up). Ergänzend sollte jede Checkliste einen Notfallblock enthalten, der mindestens Technikausfall, Referentenausfall und Sicherheitsszenarien adressiert.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Event mit 200 Teilnehmenden?
Als Faustregel gilt: 1 Check-in-Person pro 50 Teilnehmende für einen reibungslosen Einlass. Bei 200 Personen brauchst du also mindestens 4 Check-in-Stationen, plus eine Person als Koordination und eine als Backup. Dazu kommen Technik-Support, Catering-Aufsicht und eine Sicherheitsperson. Mit digitalem Check-in und Badge-Druck direkt am Einlass reduziert sich der Personalbedarf gegenüber manuellen Prozessen spürbar.
Welche Software hilft bei der Eventplanung?
Für professionelle B2B-Events mit 200 bis 5.000 Teilnehmenden gibt es All-in-One-Plattformen wie Streavent, die Anmeldung, Ticketing, Check-in, Badge-Druck, Event-App und Reporting in einem System abdecken. Gegenüber dem Zusammenstückeln verschiedener Tools spart das nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für konsistente Daten über alle Phasen. Für kleinere, informelle Veranstaltungen reichen einfachere Tools; bei professionellen Events mit Sponsoren, Zertifikaten oder Compliance-Anforderungen lohnt sich eine spezialisierte Lösung.
Muss ich als Veranstalter die EAA-Anforderungen erfüllen?
Seit dem 28. Juni 2025 gilt der European Accessibility Act (EAA) für digitale Produkte und Dienstleistungen, die an Verbraucher angeboten werden. Das betrifft auch digitale Eventregistrierungen und Event-Apps. Streavent ist auf EAA-Konformität ausgerichtet. Wenn du öffentliche oder halbprivate Veranstaltungen planst, solltest du sicherstellen, dass deine Anmeldeseite und App barrierefreie Standards erfüllen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Veranstaltungscheckliste und einem Ablaufplan?
Die Checkliste erfasst alle Aufgaben, die vor, während und nach dem Event erledigt sein müssen. Sie ist aufgabenorientiert. Der Ablaufplan ist zeitgebunden und zeigt, was am Eventtag zu welcher Uhrzeit passiert (Einlass 09:00, Keynote 09:30, Kaffeepause 11:00 usw.). Beide Dokumente ergänzen sich: Die Checkliste sorgt dafür, dass nichts vergessen wird; der Ablaufplan sorgt dafür, dass alles zur richtigen Zeit passiert.
