Veranstaltungskonzept-Vorlage: Gliederung zum Ausfüllen

Diese Veranstaltungskonzept-Vorlage ist eine Word-Datei mit einem Kopf und zehn Teilen: Anlass, Ziel, Zielgruppe, Format, Programm, Budget, Erfolgsmessung, Team und Zeitplan, Risiken und Freigabe. Unten steht die ganze Gliederung im Wortlaut. Darunter liest du, was in jeden Teil gehört.

Ein Veranstaltungskonzept ist das Dokument, das freigegeben wird, bevor die eigentliche Planung beginnt. Wer es abzeichnet, ob Geschäftsführung, Vorstand oder Bereichsleitung, will vor allem drei Dinge wissen: wofür die Veranstaltung da ist, für wen und was sie kostet. Die Vorlage beantwortet das auf wenigen Seiten und hält fest, was noch offen ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Konzept klärt Ziel, Zielgruppe, Format, Programm und Budget. Checkliste und Ablaufplan kommen danach.
• Das Ziel steht in einem Satz und bekommt eine Kennzahl mit Zielwert. Ohne Zielwert lässt sich hinterher nicht sagen, ob die Veranstaltung ihr Ziel erreicht hat.
• Die Teilnehmerzahl planst du mit Minimum und Maximum, denn Location und Catering hängen daran.
• Was noch nicht entschieden ist, steht ausdrücklich in Teil 9. So weiß die Person, die freigibt, worüber sie mitentscheidet.
• Für die meisten Veranstaltungen reichen zwei bis fünf Seiten.

Die Veranstaltungskonzept-Vorlage als Word-Datei

Die Vorlage ist eine Word-Datei (.docx), und wir schicken sie dir per E-Mail: Fordere sie über „Vorlage anfordern“ auf dieser Seite an. Du öffnest und bearbeitest sie in Word, LibreOffice oder Google Docs.

Der Kopf hält Arbeitstitel, Termin und Stand fest und nennt, wer das Konzept verfasst hat und wer es freigibt. Darunter folgen die zehn Teile, die meisten mit Leitfragen, die du in ein paar Sätzen beantwortest. Programm, Budget, Kennzahlen, Rollen und Meilensteine trägst du in Tabellen ein. Die Freigabe am Ende unterschreibt die Person, die das Budget verantwortet.

Wie knapp ein Konzept sein kann, zeigt das einseitige Formular „Veranstaltungskonzept“ der ETH Zürich. Es fragt nach Titel, Gastgeber, Ziel und Kernbotschaft, Ort, Datum und Zeit, Zielpublikum, Projektteam, Budget, Zeitplan und kritischen Erfolgsfaktoren. Diese Vorlage folgt derselben Logik und ergänzt Tabellen für Budget und Kennzahlen, die offenen Punkte und die Unterschrift.

Leitfragen, die zu deiner Veranstaltung nicht passen, streichst du. Die zehn Überschriften lässt du am besten stehen, auch wenn ein Teil nur einen Satz hat. So findet die Person, die freigibt, in jedem Konzept dieselbe Reihenfolge.

Die Gliederung: Kopf und zehn Teile

Kopf

• Veranstaltung (Arbeitstitel) · Eintrag:
• Termin · Eintrag:
• Verfasst von · Eintrag:
• Stand (Version und Datum) · Eintrag:
• Freigabe durch · Eintrag:

Teil 1: Anlass und Ausgangslage

• Warum findet die Veranstaltung statt?
• Gab es eine Vorgängerveranstaltung? Was hat funktioniert, was nicht?

Teil 2: Ziel

• Was soll nach der Veranstaltung anders sein als vorher? (ein Satz)
• Woran erkennst du, dass das Ziel erreicht ist? (Kennzahl und Zielwert, siehe Teil 7)
• Nebenziele (höchstens zwei)

Teil 3: Zielgruppe

• Wer soll teilnehmen? (Funktion, Branche, Mitglieder, Kunden)
• Wie viele Teilnehmende erwartest du? (Minimum und Maximum)
• Was nehmen die Teilnehmenden mit? Warum lohnt sich die Teilnahme für sie?
• Wie erreichst du sie? (Einladung, Verteiler, Partner)
• Wer ist außerdem beteiligt? (Vortragende, Sponsoren, Aussteller, Presse)

Teil 4: Format und Rahmen

• Art der Veranstaltung (Kongress, Tagung, Konferenz, Kundenveranstaltung, Mitgliederversammlung, Seminar) · Eintrag:
• Vor Ort, hybrid oder digital · Eintrag:
• Termin und Dauer · Eintrag:
• Ort oder Anforderungen an den Ort (Kapazität, Erreichbarkeit, Barrierefreiheit) · Eintrag:
• Teilnahme (kostenlos, nur auf Einladung oder mit kostenpflichtigen Tickets) · Eintrag:

Teil 5: Programm

• Leitthema oder Kernbotschaft
• Was tun die Teilnehmenden außer zuhören? (Workshops, Networking, Fragerunden)
• Uhrzeit · Programmpunkt · Inhalt und Form · Vortragende

Teil 6: Budget

• Location und Räume · Geplant (€): · Anmerkung:
• Technik · Geplant (€): · Anmerkung:
• Catering · Geplant (€): · Anmerkung:
• Personal und Dienstleister · Geplant (€): · Anmerkung:
• Einladung und Kommunikation · Geplant (€): · Anmerkung:
• Eventsoftware · Geplant (€): · Anmerkung:
• Material (Namensschilder, Lanyards, Druck) · Geplant (€): · Anmerkung:
• Versicherung · Geplant (€): · Anmerkung:
• Puffer · Geplant (€): · Anmerkung:
• Summe Ausgaben · Geplant (€): · Anmerkung:
• Einnahmen · Geplant (€): Geplant (€) · Anmerkung: Anmerkung
• Tickets · Geplant (€): · Anmerkung:
• Sponsoring und Aussteller · Geplant (€): · Anmerkung:
• Zuschüsse oder Fördermittel · Geplant (€): · Anmerkung:
• Summe Einnahmen · Geplant (€): · Anmerkung:
• Differenz und wer sie trägt · Geplant (€): · Anmerkung:

Teil 7: Erfolgsmessung

• Kennzahl · Zielwert · Quelle · Gemessen am
• Wem berichtest du das Ergebnis, und bis wann?

Teil 8: Team und Zeitplan

• Gesamtverantwortung · Name: · Zuständig für:
• Programm und Vortragende · Name: · Zuständig für:
• Anmeldung und Teilnehmende · Name: · Zuständig für:
• Location, Technik und Catering · Name: · Zuständig für:
• Kommunikation · Name: · Zuständig für:
• Meilenstein · Name: Datum
• Freigabe des Konzepts · Name:
• Location gebucht · Name:
• Einladung verschickt · Name:
• Anmeldeschluss · Name:
• Veranstaltung · Name:
• Auswertung vorgelegt · Name:

Teil 9: Risiken und offene Punkte

• Was muss vor der Freigabe noch entschieden werden?
• Was könnte das Ziel gefährden, und was tust du dann?
• Braucht die Veranstaltung ein Sicherheitskonzept oder eine Genehmigung?

Teil 10: Freigabe

• Freigegeben durch · Datum · Budgetrahmen (€) · Unterschrift

Konzept, Checkliste, Ablaufplan: was wann kommt

Das Konzept beantwortet, ob und wofür eine Veranstaltung stattfindet. Alles Weitere setzt seine Freigabe voraus. Deshalb schreibst du es zuerst.

• Veranstaltungskonzept · Beantwortet: Wofür, für wen, in welcher Form und mit welchem Budget · Wann: Vor der Freigabe
• Checkliste · Beantwortet: Was bis wann zu tun ist · Wann: Nach der Freigabe bis zur Nachbereitung
• Ablaufplan · Beantwortet: Was am Veranstaltungstag wann passiert und wer zuständig ist · Wann: In der Detailplanung
• Sicherheitskonzept · Beantwortet: Wie die Teilnehmenden geschützt werden und wer im Ernstfall entscheidet · Wann: Wenn die Art der Veranstaltung es erfordert

Die ersten Punkte der Checkliste lauten „Primäres Ziel des Events formulieren“, „Zielgruppe und Teilnehmerzahl festlegen“ und „Gesamtbudget freigeben lassen“. Genau das beantwortet das Konzept. Ist es freigegeben, hakst du diese Punkte ab und machst von dort aus mit dem Rest der Checkliste weiter.

Die Reihenfolge schützt vor einem teuren Fehler: einer gebuchten Location für eine Veranstaltung, deren Budget noch niemand genehmigt hat.

So füllst du die zehn Teile aus

Die Hinweise gehen die Teile der Reihe nach durch, nur Erfolgsmessung (Teil 7) und Freigabe (Teil 10) haben weiter unten je einen eigenen Abschnitt. Die Beispielsätze beziehen sich auf eine fiktive Jahrestagung eines Fachverbands mit 300 bis 400 Teilnehmenden.

Anlass und Ziel (Teil 1 und 2)

Der Anlass braucht ein oder zwei Sätze. Im Beispiel: „Die Jahrestagung findet jedes Jahr im Herbst statt. Zuletzt kamen deutlich weniger Mitglieder aus kleinen Betrieben als in den Jahren davor.“ Was bei der letzten Ausgabe nicht funktioniert hat, gehört hierher, wenn es das Ziel begründet.

Das Ziel beantwortet eine Frage: Was soll nach der Veranstaltung anders sein als vorher? Im Beispiel lautet es: „Die Jahrestagung erreicht wieder die kleinen Mitgliedsbetriebe: Mindestens 80 Teilnehmende kommen aus Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten.“ Der Satz nennt die Gruppe und eine Zahl, an der sich später messen lässt, ob das Ziel erreicht ist. Wie du ein solches Ziel formulierst, zeigt unser Guide „Wie du dein Event-Ziel definierst“.

Nebenziele begrenzt du am besten auf zwei. Mit jedem weiteren Ziel wird es schwerer zu entscheiden, wofür Programmzeit und Budget im Zweifel da sind.

Zielgruppe (Teil 3)

Beschreib die Teilnehmenden so, dass auch jemand außerhalb des Teams sie erkennt: Funktion, Branche, Mitglieder oder Kunden. Die Teilnehmerzahl trägst du als Spanne ein. Das Minimum entscheidet, ob sich die Veranstaltung lohnt, und das Maximum, welche Räume du brauchst.

Die wichtigste Leitfrage in diesem Teil ist die nach dem, was die Teilnehmenden mitnehmen. Kannst du sie nicht in einem Satz beantworten, kann es die Einladung später auch nicht. Vortragende, Sponsoren und Aussteller gehören ebenfalls in Teil 3, weil jede dieser Gruppen eigene Zeit im Programm und eigene Posten im Budget braucht.

Format und Programm (Teil 4 und 5)

Teil 4 nennt die Rahmendaten. Steht der Ort noch nicht fest, trägst du die Anforderungen ein: Platz für das Maximum aus Teil 3, gute Erreichbarkeit, ein barrierefreier Zugang. Bei der Teilnahme legst du fest, ob die Veranstaltung kostenlos ist, nur auf Einladung stattfindet oder kostenpflichtige Tickets hat. Davon hängen die Einnahmen in Teil 6 ab.

Für die Freigabe reicht ein Programm in Blöcken: Begrüßung, zwei Vortragsblöcke, Workshops am Nachmittag, Abendveranstaltung. Die Namen der Vortragenden ergänzt du, sobald sie zugesagt haben. Mit der Leitfrage, was die Teilnehmenden außer zuhören tun, prüfst du, ob das Programm zum Ziel passt. Im Beispiel soll die Tagung kleine Betriebe erreichen. Ein Workshop zu deren Fragen gehört deshalb ins Programm.

Budget (Teil 6)

Die Posten in der Vorlage decken ab, was bei einer Fachveranstaltung meist anfällt. Trag zuerst die fixen Kosten ein, etwa Location und Technik, danach die Kosten, die mit der Teilnehmerzahl wachsen, etwa Catering und Material. Diese Kosten rechnest du für das Maximum aus Teil 3. So reicht das Budget auch bei voller Auslastung. Welche Posten in Budgets oft fehlen und warum ein Puffer hineingehört, steht in unserem Guide „Event-Budget aufstellen: die wichtigsten Posten“. Für die Zahlen selbst gibt es unseren kostenlosen Event-Budget-Kalkulator.

Die letzte Zeile, die Differenz und wer sie trägt, zeigt, ob sich die Veranstaltung selbst finanziert oder aus einem Budget bezahlt wird. Beides ist in Ordnung, solange es vor der Freigabe auf dem Papier steht.

Team, Zeitplan und Risiken (Teil 8 und 9)

Jede Rolle in Teil 8 bekommt am besten genau einen Namen. Teilen sich doch zwei Personen eine Rolle, schreib dazu, wer entscheidet. Die Meilensteine rechnest du vom Veranstaltungstag aus rückwärts. Was zwischen zwei Meilensteinen zu tun ist, steht dann in der Checkliste.

Teil 9 sammelt alles, was noch offen ist: zwei Angebote für den Ort, zwischen denen du noch wählst, Vortragende ohne Zusage, ein Sponsor, der erst im nächsten Quartal entscheidet. Ebenso gehören die Risiken hinein, jeweils mit dem, was du dann tust. Im Beispiel: „Melden sich bis sechs Wochen vorher weniger als 250 Teilnehmende an, laden wir zusätzlich über die Landesverbände ein.“

Ob du ein Sicherheitskonzept brauchst, hängt von der Art der Veranstaltung ab. In Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen ist es immer Pflicht. Je nach Gefährdungslage kann die Behörde es auch bei kleineren Veranstaltungen verlangen. Wie es aufgebaut ist, erklärt unser Guide „Sicherheitskonzept für Veranstaltungen: Vorlage und Gliederung“.

Erfolgsmessung: die Kennzahlen stehen schon im Konzept

Die Erfolgsmessung gehört ins Konzept, weil sie sich als einziger Teil nicht nachholen lässt. Willst du hinterher wissen, wie viele der Angemeldeten gekommen sind, muss der Check-in jede Person erfassen. Willst du wissen, wie das Programm ankam, muss der Feedbackbogen vor dem Veranstaltungstag fertig sein.

In die Tabelle in Teil 7 gehören deshalb vier Angaben: die Kennzahl, ihr Zielwert, die Quelle der Zahl und der Tag, an dem du misst. Welche Event-KPIs infrage kommen, zeigt unser Guide „7 KPIs, mit denen du den Erfolg deines Events misst“. Welche davon in dein Konzept gehören, folgt aus dem Ziel in Teil 2.

• Eine bestimmte Gruppe erreichen · Kennzahl: Teilnehmende aus dieser Gruppe · Quelle: Anmeldeformular und Check-in
• Leads gewinnen · Kennzahl: Qualifizierte Leads · Quelle: Lead-Erfassung am Stand oder in der App
• Wissen vermitteln · Kennzahl: Bewertung der Inhalte · Quelle: Feedbackbogen nach der Veranstaltung
• Mitglieder oder Kunden binden · Kennzahl: Anteil, der im Folgejahr wiederkommt · Quelle: Teilnahmedaten beider Jahre
• Wirtschaftlich arbeiten · Kennzahl: Kosten pro Teilnehmer, Event-ROI · Quelle: Budget und Einnahmen

Im fiktiven Beispiel stehen in Teil 7 zwei Zeilen. Die erste: Teilnehmende aus Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten, Zielwert 80, Quelle Anmeldeformular und Check-in, gemessen am Veranstaltungstag. Die zweite: Check-in-Quote, also der Anteil der Angemeldeten, die eingecheckt haben, Zielwert 85 %, Quelle Check-in, gemessen am Veranstaltungstag.

Die erste Zahl setzt voraus, dass das Anmeldeformular nach der Betriebsgröße fragt. Diese Entscheidung fällt jetzt im Konzept und nicht erst nach der Tagung. Wem du das Ergebnis berichtest, steht unter der Tabelle. Das Datum dafür ist der letzte Meilenstein in Teil 8.

Wer das Veranstaltungskonzept freigibt

Teil 10 macht aus dem Entwurf eine Entscheidung. Freigeben sollte die Person, die das Budget verantwortet: in einem Verband meist Vorstand oder Geschäftsführung, in einem Unternehmen die Bereichs- oder Marketingleitung. Mit der Unterschrift stehen drei Dinge fest: das Ziel, der Termin und der Budgetrahmen. Alles andere darf sich in der Planung noch bewegen.

Ändert sich danach einer dieser drei Punkte, legst du eine neue Version vor und trägst sie im Kopf unter „Stand“ ein. So bleibt nachvollziehbar, auf welche Version sich eine Zusage bezieht.

Vom Konzept zur Umsetzung mit Streavent

Planst du mit Streavent, liefert der KI-Veranstaltungsplaner einen ersten Entwurf. Er führt dich durch Fragen zu Zielen, Zielgruppe und Ideen, und die KI erstellt daraus Schritt für Schritt ein Konzept, ein Budget und einen Plan. Dazu kommt eine teilbare Zusammenfassung mit den wichtigsten Entscheidungen und dem Projektzeitplan. Der KI-Veranstaltungsplaner ist ab dem Plan Pro Event enthalten. Den Entwurf prüfst du an den Leitfragen dieser Vorlage, bevor du ihn zur Freigabe vorlegst.

Nach der Freigabe organisierst du Anmeldung, Check-in und Feedback auf einer Eventplattform. Die Kennzahlen aus Teil 7 entstehen dann dort, wo die Daten anfallen. Die Analysen und Berichte zeigen Anmeldungen, Ticketverkäufe, Umsatz und No-Show-Rate in Echtzeit. Jede Veranstaltung hat ein eigenes Dashboard. Ab dem Plan Starter vergleichst du außerdem mehrere Veranstaltungen miteinander, etwa die Tagung mit ihrer Vorjahresausgabe. Buche eine Demo, wenn du sehen willst, wie das für dein Format aussieht.

Fragen und Antworten zum Veranstaltungskonzept

Was gehört in ein Veranstaltungskonzept?

Anlass, Ziel, Zielgruppe, Format, Programm und Budget beschreiben die Veranstaltung. Erfolgsmessung, Team und Zeitplan, offene Punkte und die Freigabe machen daraus eine Entscheidungsvorlage. Diese Vorlage hat für jeden der zehn Punkte einen eigenen Teil.

Was ist der Unterschied zwischen Eventkonzept und Veranstaltungskonzept?

In der Sache keiner. „Eventkonzept“ ist eher in Agenturen und im Marketing gebräuchlich, „Veranstaltungskonzept“ eher in Verbänden, Hochschulen und Verwaltungen. Die Vorlage passt für beides.

Wie lang sollte ein Veranstaltungskonzept sein?

So kurz, dass die Person, die freigibt, es vollständig liest. Für eine Tagung oder eine Kundenveranstaltung reichen meist zwei bis fünf Seiten. Den minutengenauen Ablauf und die Aufgabenliste führst du in eigenen Dokumenten.

Was ist der Unterschied zwischen Konzept und Briefing?

Ein Briefing ist der Auftrag an eine Agentur oder einen Dienstleister. Es enthält Eckdaten wie Anlass, Ziel, Termin und Budgetrahmen. Das Konzept ist der ausgearbeitete Plan, der darauf aufbaut. Planst du mit deinem eigenen Team, schreibst du meist direkt das Konzept.

Wann schreibe ich das Veranstaltungskonzept?

Bevor du eine Location buchst oder Vortragende anfragst. Erst mit dem freigegebenen Konzept stehen Budgetrahmen und Termin fest, und an beiden hängen alle Verträge, die danach kommen.