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Ablaufplan-Vorlage für Veranstaltungen: Trage Uhrzeit, Verantwortliche, Technik und Raum ein und drucke Fassungen für Regie, Gewerke und Teilnehmende.
In einen Ablaufplan für eine Veranstaltung gehört jeder Abschnitt des Eventtags mit Start- und Endzeit, Programmpunkt, verantwortlicher Person, Raum und Technik. Er beginnt mit dem Eintreffen der Technik am Morgen und endet mit der Rückgabe der Räume nach dem Abbau. Die kostenlose Ablaufplan-Vorlage auf dieser Seite besteht aus drei Excel-Tabellenblättern: dem vollständigen Plan für die Regie, einer Fassung für die Gewerke und dem Programm für deine Teilnehmenden.
Um 11:00 Uhr endet die Keynote, und um 11:00 Uhr beginnt laut Programm die Podiumsdiskussion. Dazwischen müssen vier Stühle auf die Bühne, Handmikros das Headset ersetzen und die Folien gewechselt werden. Steht dieser Umbau nicht im Plan, passiert er trotzdem, nur ohne Uhrzeit und ohne zuständige Person, und das Podium beginnt zehn Minuten später als angekündigt.
In der Vorlage bekommen solche Momente eigene Zeilen. Welche Spalten ein Ablaufplan braucht, wie du Umbauten und Puffer einträgst und wer am Eventtag welche Fassung bekommt, zeigen die nächsten Abschnitte.
Das Wichtigste in Kürze
Die Datei ist eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsx), die über das Formular auf dieser Seite in deinem Postfach landet. Darin steckt ein ausgefüllter Beispieltag als Muster: eine eintägige Fachtagung eines fiktiven Verbands, von der Anlieferung um 06:30 Uhr bis zur Rückgabe der Räume um 17:30 Uhr. So siehst du vor deinem ersten Eintrag, wie Umbauten, Puffer und zwei gleichzeitig genutzte Räume im Plan aussehen.
Die drei Tabellenblätter bauen aufeinander auf:
Die Dauer rechnet die Datei aus den beiden Uhrzeiten aus. In die Uhrzeitspalten lässt sich nur eine Uhrzeit eintragen, und Art, Gewerk und Freigabe wählst du aus Listen. Gedruckt wird auf DIN A4 quer, und jede Seite trägt oben den Kopfbereich mit dem Stand des Plans und den Tabellenkopf. Löschst du die Beispielzeilen in „Regie“, leeren sich die beiden anderen Blätter ebenfalls.
Die vier Begriffe fallen in jeder Eventplanung, und oft meinen zwei Leute im selben Gespräch verschiedene Dokumente. Die Checkliste zur Eventplanung sagt dir, was erledigt sein muss. Der Ablaufplan sagt dir, wann es passiert und wer es macht. Die Agenda ist der Teil des Ablaufplans, den deine Teilnehmenden sehen.
Im internationalen Eventgeschäft heißt der minutengenaue Plan der Regie Run of Show. Streamst du deine Veranstaltung, baut der Regieplan auf der Agenda auf und geht mit Szenen und Einblendungen tiefer, wie im Leitfaden zur Liveregie beschrieben. Diese Vorlage deckt den Tag vor Ort ab.
Das Blatt „Regie“ hat zwölf Spalten. Die ersten drei ordnen den Tag, die übrigen sagen, wer was wo braucht.
An zwei dieser Spalten entscheidet sich, ob der Plan am Eventtag trägt. Die erste ist „Verantwortlich“. Steht dort „Technik“ oder „Team“, fühlt sich im Zweifel niemand angesprochen, und um 10:58 Uhr sucht die Moderatorin jemanden, der ihr Mikro einschaltet. Ein Name in jeder Zeile beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
Die zweite ist „Uhrzeit bis“. Ein Plan mit reinen Startzeiten sieht vollständig aus, bis der erste Vortrag überzieht. Mit einem Ende in jeder Zeile rechnet die Datei die Dauer aus, und schon beim Planen fällt auf, wenn zwischen Keynote und Podium keine Minute für den Umbau bleibt.
Ein Programmablauf beginnt mit dem Einlass und endet mit dem Schlusswort. Für die Teams vor Ort beginnt der Tag Stunden früher und endet deutlich später, und in genau diesen Stunden entstehen die Engpässe.
Im Beispieltag trifft die Technik um 06:30 Uhr ein, das Catering um 07:30 Uhr und das Empfangsteam um 07:45 Uhr. Jede Ankunft steht als eigene Zeile im Plan. So steht auch die Uhrzeit, zu der ein Team vor Ort sein muss, im selben Plan wie der Rest des Tages. In der Fassung für die Gewerke beginnt die Liste von Technik, Catering und Empfang mit dieser Zeile.
Aufbau, Technikprobe und das Briefing aller Teams folgen ebenfalls als eigene Zeilen. Beginnt der Aufbau schon am Vortag, leg dafür eine zweite Datei an, damit sich die Uhrzeiten beider Tage beim Sortieren nicht vermischen.
Wechselt in einem Raum das Format, liegt dazwischen ein Umbau: Stühle kommen auf die Bühne, Mikros werden getauscht. Plane ihn mit Uhrzeit, Gewerk und verantwortlicher Person, auch wenn er nur zehn Minuten dauert. Braucht ein Umbau zwei Gewerke, bekommt jedes eine eigene Zeile mit derselben Uhrzeit. Im Beispiel stellt das Personal des Veranstaltungsorts die Stühle, und die Technik legt die Handmikros bereit.
Ein Puffer, den nur die Eventleitung im Kopf hat, ist am Eventtag verbraucht, bevor es jemand merkt. Trage ihn deshalb als eigene Zeile ein, und zwar dort, wo Überziehen wahrscheinlich ist: nach Podien, nach Workshops und vor Terminen, die sich nicht verschieben lassen. Die Checkliste von Streavent zur Eventplanung arbeitet mit Puffern von 15 Minuten, und so ist auch der Beispieltag geplant.
Im Beispieltag darf die Podiumsdiskussion bis 12:15 Uhr dauern, während im Programm für die Teilnehmenden die Mittagspause um 12:00 Uhr beginnt. Braucht das Podium die Zeit, fällt die Pause kürzer aus, und die Workshops starten trotzdem um 13:00 Uhr. Verantwortlich für diese Zeile ist die Gesamtleitung, weil nur sie entscheidet, ob eine Pause kürzer wird.
Ein Ablaufplan hat drei Lesergruppen, und jede braucht einen anderen Ausschnitt. Schickst du allen denselben vollständigen Plan, sucht das Catering seine Kaffeepause zwischen Lichtstimmungen und Folienwechseln.
Die Regie, also die Person oder das Team am Regiepult, bekommt jede Zeile mit jeder Spalte. Am Regiepult werden die Programmpunkte abgerufen und Licht, Musik und Folien ausgelöst, und dort fällt als Erstes auf, wenn ein Vortrag überzieht. Im Kopf des Blatts stehen deshalb der Stand des Plans und die Telefonnummern von Gesamtleitung und technischer Leitung. Liegen am Regiepult Version 3 und am Empfang Version 2, klärt der Stand im Kopfbereich des Blatts in Sekunden, welcher Plan gilt.
Gewerke heißen im Eventgeschäft die Teams und Dienstleister, die am Tag mit anpacken: Technik, Catering, Empfang, Security und das Personal des Veranstaltungsorts. Das Blatt „Gewerke“ hat einen Filter auf der Spalte „Gewerk“. Wählst du dort „Catering“ und „alle“, zeigt der Ausdruck dem Catering seinen Tag von der Ankunft über die Pausen bis zum Abbau. Änderst du danach etwas in „Regie“, wende den Filter neu an.
Für den Einlass nimmt das Empfangsteam außerdem die Teilnehmerliste mit.
Das Blatt „Teilnehmende“ übernimmt nur die Zeilen, bei denen die Spalte „Für Teilnehmende“ im Blatt „Regie“ auf „ja“ steht, lückenlos und in derselben Reihenfolge. Eintreffen, Aufbau, Umbau und Puffer bleiben intern. Aus diesem Blatt druckst du das Programm für die Tagungsmappe oder den Aushang neben der Saaltür.
Jeder Ablaufplan ändert sich am Eventtag. Ein Vortragender steht im Stau, das Podium überzieht, ein Workshop braucht einen größeren Raum. Für Regie und Gewerke reichen dann ein Anruf und eine Korrektur auf dem Ausdruck. Bei den Teilnehmenden ist es schwieriger: Das gedruckte Programm und der Aushang zeigen weiter die alte Uhrzeit, und wer sich darauf verlässt, steht vor dem falschen Raum.
Der Ablaufplan bleibt dabei deine Datei. Umbauten, Gewerke und Regieanweisungen liegen weiter in Excel, und durch den Tag führen deine Teams. Der Teil, den deine Teilnehmenden sehen, kann trotzdem aktuell bleiben. Mit der Mobile Event-App von Streavent haben deine Teilnehmenden die Agenda auf dem Handy, und dieselbe Agenda zeigst du auf Bildschirmen vor Ort. Verschiebt sich ein Programmpunkt, änderst du ihn an einer Stelle, und per Push-Benachrichtigung kündigst du die Änderung in der App an.
Laufen Workshops parallel, legst du sie in Streavent als Sessions an. Wie du solche Tracks planst, bevor sie im Ablaufplan landen, steht im Leitfaden Breakout-Sessions und parallele Tracks planen.
Für eine Tagung in einem Saal, deren Teams sich morgens beim Briefing sehen, reicht die Vorlage allein. Sind mehrere Räume gleichzeitig belegt, ändert sich das Programm kurzfristig oder erwarten deine Teilnehmenden die Agenda auf dem Handy, kommen Ausdrucke und Aushänge nicht mehr hinterher. Bring dein aktuelles Programm mit in die Demo, dann siehst du die Agenda deiner Tagung in der App und auf dem Bildschirm.
Ein Ablaufplan für eine Veranstaltung enthält jeden Abschnitt des Eventtags mit Start- und Endzeit, Programmpunkt, einer verantwortlichen Person, Raum und benötigter Technik. Dazu gehören auch die Zeilen außerhalb des Programms: Eintreffen der Teams, Aufbau, Probe, Umbauten, Puffer und Abbau. Im Kopfbereich stehen Veranstaltung, Datum, Ort, Stand des Plans und die Telefonnummern der Verantwortlichen.
Die Checkliste ist aufgabenorientiert und hält fest, was vor, während und nach dem Event erledigt sein muss. Der Ablaufplan ist zeitgebunden und zeigt minutengenau, was am Eventtag wann passiert und wer dafür verantwortlich ist.
So detailliert, dass jede Person im Team zu jeder Uhrzeit weiß, wo sie gebraucht wird und was sie tut. Als Maßstab hilft eine Frage pro Zeile: Könnte jemand, der beim Briefing gefehlt hat, danach handeln? Wenn nicht, fehlt eine Uhrzeit, ein Name oder ein Hinweis.
Die Checkliste von Streavent zur Eventplanung rechnet mit Puffern von 15 Minuten. Mindestens so wichtig ist, wo sie liegen: nach Programmpunkten, die gern überziehen, etwa Podien und Workshops. Trage jeden Puffer als eigene Zeile ein, damit alle sehen, welche Zeit wegfallen darf.
Die Regie bekommt den vollständigen Plan mit allen Spalten. Jedes Gewerk bekommt seine eigenen Zeilen mit Eintreffen, Aufbau, Umbauten und Abbau, und die Teilnehmenden bekommen das Programm mit Uhrzeit, Programmpunkt und Raum. Alle Fassungen tragen denselben Stand des Plans.
Der Ablaufplan steuert den ganzen Eventtag vor Ort, mit allen Teams und Räumen. Der Regieplan steuert einen Livestream: Er baut auf der Agenda auf und legt Szenen, Einblendungen und Anweisungen pro Szene fest.
Lies den fertigen Plan einmal Zeile für Zeile mit einer einzigen Frage: Wer ist um diese Uhrzeit wo und tut was? Jede Zeile ohne Namen, jeder Formatwechsel ohne Umbau und jede Uhrzeit ohne Ende ist eine Stelle, an der am Eventtag improvisiert wird. Trage danach den Stand ein, drucke die Fassung für die Regie und gib jedem Gewerk seinen gefilterten Ausdruck.
Die Ablaufplan-Vorlage mit dem Beispieltag bekommst du über das Formular oben. Planst du eine Tagung oder einen Kongress mit mehreren Räumen, zeigt die Seite zu Tagungen und Kongressen, was Streavent für solche Veranstaltungen von der Anmeldung bis zum Zertifikat bietet.
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