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Kongress organisieren in sieben Phasen: Programm und Call for Papers, Vortragende, Anmeldung, Akkreditierung, Check-in und Zertifikate. Mit Zeitplan.
Einen Kongress organisierst du in sieben Phasen: Rahmen festlegen, Programm aufbauen, Vortragende und Partner einbinden, Anmeldung öffnen, Akkreditierung vorbereiten, die Kongresstage durchführen und am Ende Zertifikate verschicken, Feedback einholen und den Kongress auswerten. Mit einem Call for Papers beginnt die Arbeit meist ein Jahr oder mehr vor dem Termin. Eine kleinere Fachtagung mit kuratiertem Programm kommt oft mit sechs bis neun Monaten aus.
Dieser Guide geht die Phasen in der Reihenfolge durch, in der sie im Projekt anfallen. Zu jeder Phase bekommst du zuerst eine kurze Zusammenfassung und danach das, was am Ende fertig sein muss. Was einen Kongress als Format ausmacht, steht im Glossar. Hier geht es um den Ablauf.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kongress läuft in sieben Phasen, und die ersten drei entscheiden über den Rest: Rahmen, Programm, Vortragende.
- Die größte Weichenstellung ist das Programm. Setzt ein Programmkomitee es aus eingereichten Beiträgen zusammen, brauchst du ein Einreichungssystem und deutlich mehr Vorlauf.
- Anmeldung, Akkreditierung, Check-in und Zertifikate hängen an denselben Teilnehmerdaten. Liegen sie in einem System, entfällt der Abgleich zwischen Listen.
- Bei einem mehrtägigen Kongress wird an jedem Tag eingecheckt, weil zeitbasierte Zertifikate und die Tagesauswertung darauf aufbauen.
Ein Kongress ist eine große, meist mehrtägige Fachveranstaltung mit formellem Programm, oft getragen von einem Verband, einer Fachgesellschaft oder einer Hochschule. Eine Tagung ist kleiner und häufig auf eine Fachgruppe oder einen Tag begrenzt. Konferenz ist im Deutschen der offenste der drei Begriffe, und im Alltag werden alle drei oft gleichbedeutend verwendet.
Für den Ablauf zählt weniger das Wort als drei Merkmale: parallele Programmpunkte, mehrere Personengruppen mit unterschiedlichen Rechten und Nachweise am Ende. Trifft eines davon zu, gilt der Ablauf in diesem Guide auch, wenn du eine Tagung planst oder eine Konferenz organisieren willst.
Die Tabelle zeigt jede Phase mit ihrem üblichen Vorlauf und dem Ergebnis, das am Ende stehen muss. Die Vorlaufzeiten sind Richtwerte für einen Kongress mit einigen Hundert Teilnehmenden.
Die Phasen überlappen. Die Anmeldung öffnet oft, bevor das letzte Programmdetail feststeht, und die Akkreditierung läuft, während noch Anmeldungen eingehen. Die Reihenfolge zeigt, was wovon abhängt.
Wenn du die Phasen gleich am eigenen Kongress durchgehen willst, buche eine Demo. Wir spielen deinen Ablauf mit dir einmal komplett durch.
In der ersten Phase legst du fest, für wen der Kongress stattfindet, was er erreichen soll und welcher Rahmen dafür zur Verfügung steht: Termin, Ort, Größe und Budget. Häuser mit genug Sälen für parallele Tracks sind früh vergeben. Deshalb steht der Ort meist als Erstes fest.
Rechne beim Budget mit den Posten, die ein Kongress zusätzlich zu einem gewöhnlichen Event hat: Honorare und Reisekosten der Vortragenden, Technik für mehrere Räume, Namensschilder für jede Personengruppe und die Zertifikate am Ende. Die übrigen Posten listet der Guide zum Event-Budget auf. Für Verträge, Versicherungen und die Location gilt die allgemeine Checkliste für die Eventplanung nach Phasen.
Entscheide in dieser Phase auch, ob das Programm aus eingereichten Beiträgen entstehen soll. Davon hängt der gesamte Zeitplan ab.
Ein fiktives Beispiel: Katrin leitet die Jahrestagung eines Fachverbands mit 600 Teilnehmenden an zwei Tagen. Im Oktober bucht sie das Kongresszentrum für den Oktober des Folgejahres und entscheidet im selben Monat, dass ein Drittel des Programms über einen Call for Papers entsteht. Rückwärts gerechnet ergibt sich daraus der Zeitplan: Einreichungsfrist im Januar, Begutachtung bis März, Programm im April, Anmeldung ab Mai.
Das Programm entsteht auf einem von zwei Wegen. Entweder lädt ein Programmteam die Vortragenden direkt ein, oder ein Call for Papers sammelt Beiträge, die ein Programmkomitee begutachtet und auswählt.
Beim kuratierten Programm schreibt das Team Themen und Wunschbesetzungen auf, fragt an und setzt die Zusagen ins Raster. Das geht schneller und passt zu Verbandstagungen, Fachforen und Kundenkongressen.
Beim Call for Papers veröffentlichst du Themen, Formate und Fristen, nimmst Abstracts entgegen, verteilst sie an ein Gutachterteam, entscheidest über die Annahme und baust aus den angenommenen Beiträgen das Programm. Rechne allein für diesen Weg bis zum fertigen Programm mit vier bis sechs Monaten. Für diesen Teil gibt es eigene Einreichungssysteme. Einreichung, Gutachterverwaltung und die Programmzusammenstellung aus angenommenen Beiträgen deckt Streavent nicht ab.
Sobald das Programm steht, wird es zur Datenstruktur: Session, Track, Raum, Zeitfenster, Vortragende. In Streavent liegen Sessions, Tracks und Räume im selben Datensatz wie das Event, und eine Änderung erreicht Website und Event-App zugleich. Das Sessions-Modul kostet 3,00 € pro Teilnehmer, im Jahresplan Growth 1,50 €, und im Jahresplan Enterprise ist es enthalten. Es setzt das Modul Event App & Plattform voraus. Wie du das Raster mit parallelen Tracks entwirfst, beschreibt der Guide zu Breakout-Sessions und parallelen Tracks.
In dieser Phase sammelst du von jeder vortragenden Person, jedem Sponsor und jedem Aussteller alles ein, was Programm, Website und Eventtag brauchen. Das gelingt mit Fristen und automatischen Erinnerungen, nicht mit einzelnen E-Mail-Verläufen.
Von Vortragenden brauchst du Kurzbiografie, Foto, Titel und Kurzbeschreibung der Session, Folien, Technikwunsch und die Bestätigung des Zeitfensters. Bei 40 Vortragenden sind das 40 Verläufe mit unterschiedlichem Stand. Ein eigener Zugang, über den jede Person ihre Angaben selbst pflegt, nimmt dir diese Arbeit ab.
In Streavent hat jede vortragende Person in jedem Plan ein eigenes Profil. Ab dem Plan Pro Event kommen ein Onboarding-Portal zum Hochladen der Unterlagen, automatische Erinnerungen an die Vortragenden und eine Statusübersicht dazu. Ab demselben Plan melden Sponsoren und Aussteller ihr Standpersonal über einen eigenen Onboarding-Zugang und Ticket-Kontingente selbst an. Wie du Sponsoren gewinnst und welche Pakete funktionieren, steht im Guide zur Sponsorensuche für Events.
Die Anmeldung öffnet, sobald Programmeckpunkte, Preise und Kategorien feststehen, meist vier bis sechs Monate vor dem Kongress und mit einem Frühbucherpreis als erstem Anreiz.
Ein Kongress braucht mehr als einen Ticketpreis: Preise für Mitglieder und Nichtmitglieder, Tageskarten, Workshop-Kontingente, Gruppenanmeldungen und oft eine Freigabe für Presse oder Ehrengäste. Dazu kommt die Zahlart. Kliniken, Verbände, Behörden und Hochschulen buchen auf Rechnung, häufig mit Bestellnummer.
Jeder Plan in Streavent enthält Kategorien, Promo-Codes, Wartelisten und Teilnehmergruppen, und zu jeder Buchung entsteht automatisch eine Rechnung. Die Zahlung auf Rechnung ist ab dem Jahresplan Growth enthalten. In Self Service, Pro Event und Starter buchst du sie für 300 € dazu. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zu Registrierung und Ticketing. Was die E-Rechnung für Veranstaltende bedeutet, erklärt der Guide zur E-Rechnung für Events.
Das Anmeldeformular ist auch der Ort für den Datenschutz: Wer personenbezogene Daten erhebt, muss bei der Erhebung über Zweck und Rechtsgrundlage informieren. Zwischen Anmeldung und Kongress sorgen Erinnerungen dafür, dass die Angemeldeten den Termin im Blick behalten. Erinnerungs-E-Mails an die Angemeldeten sind in Streavent in jedem Plan enthalten. Wie du sie gegen kurzfristige Absagen einsetzt, zeigt der Guide dazu, wie du die No-Show-Rate senkst.
Ein fiktives Beispiel: Eine Fachgesellschaft öffnet die Anmeldung für ihren Kongress mit 900 Plätzen zunächst nur mit Kartenzahlung. In den ersten drei Wochen kommen 140 Anmeldungen, fast alle von Selbstzahlenden. Dann schreiben die ersten Kliniken, weil sie für ihre Ärztinnen und Ärzte auf Rechnung buchen müssen. Das Team schaltet die Zahlung auf Rechnung frei, und die Anmeldungen ziehen an. Die Kliniken haben nicht gefehlt. Sie haben gewartet.
Akkreditierung heißt, jeder angemeldeten Person eine Kategorie mit festen Zutrittsrechten zuzuweisen und diese Kategorie auf dem Namensschild sichtbar zu machen.
Typische Kategorien auf einem Kongress sind Teilnehmende, Vortragende, Presse, Aussteller, Sponsoren, Ehrengäste und Crew, jede mit eigenen Zonen und Zeiten. Lege die Kategorien fest, bevor die Anmeldung öffnet. Jede Kategorie braucht ihren eigenen Anmeldeweg: den Ticketshop, eine persönliche Einladung, eine Bewerbung mit Freigabe für die Presse oder einen Kontingent-Link für Sponsoren. Den ganzen Ablauf in fünf Schritten beschreibt der Guide zur Akkreditierung bei Events und Kongressen.
In Streavent führen alle Anmeldewege in dieselbe Teilnehmerliste, und die Rollen- und Zugangsverwaltung legt fest, wer was darf. Die Namensschilder druckst du erst bei der Ankunft am Empfang. Sortierte Stapel vom Vorabend brauchst du dafür nicht. Die Drucker sind unsere eigene Hardware, verbinden sich über Mobilfunk (LTE) und brauchen kein WLAN vor Ort: eine Steckdose genügt. In einem Kongresszentrum, dessen Veranstaltungs-WLAN am ersten Morgen unter Last steht, entscheidet genau das über die Länge der Schlange. Mehr dazu auf der Seite zum Druck von Namensschildern vor Ort.
An den Kongresstagen zählt vor allem zweierlei: dass der Check-in an jedem Morgen wieder reibungslos läuft und dass Programmänderungen alle Teilnehmenden sofort erreichen.
Ein dreitägiger Kongress hat drei erste Eindrücke. Dieselbe Person kommt dreimal, dazu Tagesgäste, Nachmeldungen am Empfang und Vortragende, die erst kurz vor ihrer Session eintreffen. Erfasse die Anwesenheit deshalb pro Tag und bei Sessions mit Nachweis zusätzlich am Raumeingang. Darauf bauen später die zeitbasierten Zertifikate und die Tagesauswertung auf.
Für jeden Tag brauchst du einen Ablaufplan pro Raum, mit Verantwortlichen, Technikwechseln und Puffern. Eine Vorlage findest du im Guide zum Ablaufplan für Veranstaltungen. Wie viele Stationen und Personen du am Einlass brauchst, behandelt der Guide zum Einlassmanagement bei Veranstaltungen.
Streavent erfasst den Check-in per QR-Code oder Namenssuche in einer webbasierten App. Die Anwesenheit siehst du live im Dashboard. Ab dem Plan Pro Event kannst du Self-Check-in-Stationen für die Stoßzeiten dazubuchen, und für große Kongresse lassen sich zusätzliche Check-in-Geräte mieten. Live-Umfragen und Publikumsfragen gibt es ebenfalls ab dem Plan Pro Event.
Nach dem Kongress verschickst du die Zertifikate, holst Feedback ein und wertest Anmeldung, Anwesenheit und Sessions aus, am besten in der ersten Woche, solange die Eindrücke frisch sind.
Für viele Teilnehmende ist das Zertifikat der Grund, überhaupt zu kommen. Es gibt zwei Stufen. Das Teilnahmezertifikat bestätigt, dass jemand da war. Das zeitbasierte Zertifikat weist die tatsächliche Zeit aus, online über die Verweildauer im Stream und vor Ort über den Check-in zur Session. Fortbildungspunkte vergibt dabei die anerkennende Stelle; die Software stellt nur den Nachweis aus. Bei ärztlichen Fortbildungen erkennt die zuständige Ärztekammer die Veranstaltung an, und die Anerkennung klärst du lange vor dem Kongress.
In Streavent entstehen beide Zertifikate automatisch aus der erfassten Teilnahme. Teilnahmezertifikate sind ab dem Jahresplan Starter enthalten. In Self Service und Pro Event kosten sie 1,00 € pro Teilnehmer. Zeitbasierte Zertifikate kosten 3,00 € pro Teilnehmer als Add-on, und im Jahresplan Enterprise sind sie enthalten. Mehr dazu auf der Seite Zertifikate und im Guide dazu, wie du Teilnahmezertifikate automatisch erstellst.
Die Feedback-Umfrage geht am besten am letzten Kongresstag oder am Tag danach hinaus. Welche Fragen brauchbare Antworten bringen und wie du den Rücklauf erhöhst, steht in den Best Practices für Event-Umfragen. Für das nächste Jahr zählen vier Zahlen: der Anmeldeverlauf, die No-Show-Rate pro Tag, die Auslastung pro Session und der Rücklauf der Umfrage. In Streavent liegen sie im selben System wie die Anmeldung, im Bereich „Analysen und Berichte“.
Ein fiktives Beispiel: Tobias organisiert den Fortbildungskongress einer Fachgesellschaft mit 380 Teilnehmenden an zwei Tagen. Eingecheckt wird nur am ersten Morgen. Deshalb erstellt das Team die Zertifikate aus der Anmeldeliste. Damit bescheinigt das Team 41 Personen, die nur am ersten Tag da waren, auch die acht Stunden des zweiten Tages. Die Korrektur kostet zwei Wochen Rückfragen. Im Jahr darauf wird an jedem Morgen eingecheckt, und die Zertifikate stimmen beim ersten Versand.
Für einen Kongress ohne Begutachtung reicht eine Eventplattform, die Anmeldung, Akkreditierung, Check-in, Namensschilder, Event-App und Zertifikate in einem System führt. Für einen Kongress mit Call for Papers brauchst du zusätzlich ein Einreichungssystem für Abstracts und Begutachtung.
Viele wissenschaftliche und medizinische Kongresse arbeiten deshalb mit zwei Systemen. Im Einreichungssystem entsteht das wissenschaftliche Programm; die Eventplattform übernimmt alles ab der Anmeldung. Kläre früh, welches der beiden Systeme die Teilnehmerdaten führt; sonst entsteht genau die doppelte Liste, die du vermeiden wolltest.
Nach welchen Kriterien du die Software auswählst, steht im Guide zur Softwareauswahl für Kongresse und Tagungen. Wie Programm, Vortragende, Akkreditierung, Check-in und Zertifikate in Streavent zusammenlaufen, zeigt unsere Seite zu Kongressen und Tagungen. Die Preise für jeden Plan und jedes Add-on sind auf der Preisseite öffentlich einsehbar.
Mit einem Call for Papers ein Jahr oder mehr, weil Einreichung und Begutachtung allein mehrere Monate brauchen. Eine kleinere Fachtagung mit kuratiertem Programm kommt oft mit sechs bis neun Monaten aus. Bei einem großen Kongress wird der Ort meist als Erstes gebucht, oft 12 bis 18 Monate vorher, weil Säle für parallele Tracks früh vergeben sind.
Ein Call for Papers ist der öffentliche Aufruf, Beiträge für das Programm eines Kongresses einzureichen. Er nennt Themen, Formate und Fristen. Ein Programmkomitee begutachtet die eingereichten Abstracts und wählt aus, welche ins Programm kommen.
Ein Kongress ist meist groß und mehrtägig, mit formellem Programm und parallelen Tracks. Eine Tagung ist kleiner und oft auf eine Fachgruppe oder einen Tag begrenzt. Konferenz ist der offenste Begriff. Für die Organisation zählen weniger die Wörter als parallele Programmpunkte, mehrere Personengruppen und Nachweise am Ende.
Eine Eventplattform für Anmeldung, Akkreditierung, Check-in, Namensschilder, Event-App und Zertifikate. Wenn ein Programmkomitee eingereichte Beiträge begutachtet, kommt ein Einreichungssystem dazu. Streavent deckt den ersten Teil ab; Einreichung und Begutachtung gehören nicht dazu.
Kläre die Anerkennung früh mit der zuständigen Kammer oder dem Fachverband, denn die Punkte vergibt die anerkennende Stelle. Erfasse die Anwesenheit pro Tag und bei Bedarf pro Session, damit das Zertifikat die tatsächliche Zeit ausweist. Ein Zertifikat aus der Anmeldeliste bescheinigt auch denen die volle Stundenzahl, die nur an einem Tag da waren.
Einen Kongress zu organisieren heißt, sieben Phasen in die richtige Reihenfolge zu bringen. Am meisten entscheidet sich früh: beim Rahmen, beim Weg zum Programm und bei der Frage, ob Anmeldung, Akkreditierung, Check-in und Zertifikate auf denselben Daten laufen. Nimm die Tabelle oben als Rückwärtsplan, trag deinen Termin ein und rechne jede Phase davon zurück.
Wenn du den Ablauf an deinem eigenen Kongress sehen willst, buche eine Demo. Wir spielen deinen nächsten Kongress einmal komplett durch.
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