Badge-Drucker kostenlos testen
Drucke professionelle Event-Badges vor Ort. Teste unseren Badge-Drucker ohne Setup-Gebühr.
Mehr erfahren
Sponsoringkonzept-Vorlage als Word-Datei: Publikum, Paketübersicht mit Leistungen und Preisen, Nachweis und eine Sponsorenanfrage. Kostenlos per E-Mail.
Diese Sponsoringkonzept-Vorlage ist eine Word-Datei mit einem Kopf, acht Teilen und einem Muster für die Sponsorenanfrage. Sie führt vom Profil deiner Veranstaltung über die Paketübersicht mit Leistungen und Preisen bis zu dem Bericht, den jeder Sponsor nach dem Event bekommt. Unten steht die ganze Gliederung im Wortlaut. Darunter liest du, was in jeden Teil gehört.
Ein Sponsoringkonzept ist das Angebot, das du einem Unternehmen vorlegst, bevor ihr über einen Vertrag sprecht. Wer es liest, sitzt meist im Marketing oder im Vertrieb und will drei Dinge wissen: wen er bei deiner Veranstaltung erreicht, was er für welchen Betrag bekommt und woran er hinterher sieht, ob es sich gelohnt hat. Die Vorlage beantwortet alle drei Fragen auf wenigen Seiten.
Das Wichtigste in Kürze
Die Vorlage ist eine Word-Datei (.docx), und wir schicken sie dir per E-Mail: Fordere sie über „Vorlage anfordern“ auf dieser Seite an. Du öffnest und bearbeitest sie in Word, LibreOffice oder Google Docs.
Der Kopf hält Veranstaltung, Termin, Ort und die Ansprechperson für Sponsoren fest. Darunter folgen acht Teile. Teilnehmende, Sichtbarkeit, Pakete, Einzelleistungen, Nachweis und Konditionen trägst du in Tabellen ein. Die Leitfragen der übrigen Teile beantwortest du in ein paar Sätzen. Am Ende steht das Muster für die Sponsorenanfrage, das du für jedes Unternehmen anpasst.
Alle Beträge in der Vorlage sind Platzhalter wie „[Betrag]“. Welche Preise zu deiner Veranstaltung passen, hängt von deinem Publikum und deinen Kosten ab. Wie du sie herleitest, steht weiter unten.
Zeilen, die zu deinem Format nicht passen, streichst du. Die Reihenfolge der Teile lässt du am besten stehen, denn sie folgt den Fragen, die ein Sponsor nacheinander stellt.
Kopf
Teil 1: Die Veranstaltung in Kürze
Teil 2: Teilnehmende in Zahlen
Teil 3: Sichtbarkeit und Reichweite
Teil 4: Paketübersicht
Teil 5: Einzelleistungen
Teil 6: Nachweis nach der Veranstaltung
Teil 7: Konditionen und Fristen
Teil 8: Ansprechperson und nächster Schritt
Anhang: Sponsorenanfrage
Betreff: [Titel der Veranstaltung] am [Datum]: Partnerschaft für [Name des Unternehmens]
Sehr geehrte Frau [Nachname],
am [Datum] treffen sich [in Stadt] [Anzahl] [Zielgruppe, etwa Einkaufsleitungen aus Kliniken] [zum / zur] [Titel der Veranstaltung]. [Ein Satz, warum das Thema gerade jetzt für Ihr Unternehmen wichtig ist, etwa ein neues Produkt oder eine laufende Kampagne.]
Für [Name des Unternehmens] haben wir an das Paket [Name des Pakets] gedacht: [die zwei oder drei Leistungen, die für dieses Unternehmen am wichtigsten sind]. Nach der Veranstaltung erhalten Sie einen Bericht mit [den Kennzahlen aus Teil 6].
Alle Pakete und Preise finden Sie im angehängten Sponsoringkonzept. Darf ich Sie [in der kommenden Woche / bis Datum] anrufen, um zu besprechen, was für Sie passt?
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Telefon]
Die Hinweise gehen die Teile der Reihe nach durch. Die Sponsorenanfrage hat weiter unten einen eigenen Abschnitt. Die Beispiele beziehen sich auf einen fiktiven zweitägigen Fachkongress für Krankenhausmanagement mit 500 bis 600 Teilnehmenden.
Teil 1 stellt die Veranstaltung so vor, dass auch jemand außerhalb deiner Branche versteht, worum es geht. Zwei bis drei Sätze reichen. Die letzte Leitfrage ist die wichtigste, denn mit ihr nennst du für jede Branche, die du ansprechen willst, einen eigenen Grund.
Teil 2 liest ein Sponsor zuerst. Er bezahlt für den Zugang zu deinem Publikum, und hier steht, wer dieses Publikum ist. Trag jede Zahl mit ihrer Quelle ein: Anmeldedaten und Check-in des Vorjahres oder eine Umfrage unter den Teilnehmenden. Im Beispiel steht dort „540 Teilnehmende im Vorjahr, Quelle Check-in“ und „60 % Geschäftsführung und kaufmännische Leitung, Quelle Anmeldeformular“. Fehlt eine Vorjahresausgabe, trägst du die erwartete Spanne ein und schreibst dazu, woraus du sie ableitest, etwa aus der Größe deines Verteilers.
Ob du Funktionen und Branchen überhaupt angeben kannst, entscheidet sich im Anmeldeformular. Frag dort ab, was Sponsoren wissen wollen, und zwar schon für die Ausgabe, für die du gerade Sponsoren suchst.
Teil 3 nennt jede Fläche, auf der ein Sponsor erscheinen kann, und dazu die Zahl der Menschen, die sie sehen. Die Paketübersicht in Teil 4 greift diese Flächen wieder auf. So muss der Sponsor nicht raten, was „Logo in den Event-Mails“ an Reichweite bedeutet.
Schätze Reichweiten vorsichtig. Ein Sponsor, der nach dem Event mehr Aufrufe sieht als angekündigt, verlängert leichter als einer, dem am Ende Empfänger fehlen.
Die Paketübersicht ist eine Tabelle, weil Sponsoren Pakete nebeneinander vergleichen. Drei Stufen sind üblich, und die Namen in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen. Was ein Sponsoringpaket grundsätzlich ausmacht, erklärt unser Glossar.
Jede Zeile beschreibt eine Leistung, die sich zählen oder prüfen lässt. „Präsenz vor Ort“ lässt sich nicht prüfen. „Standfläche 6 m² im Foyer“ dagegen schon. Die Häkchen in der Vorlage sind ein Vorschlag, den du an dein Format anpasst.
Die oberste Stufe bietet am besten etwas, das es nur dort gibt. Im Beispiel ist es ein eigener Workshop von 45 Minuten im Nachmittagsprogramm. Warum eine eigene Session für viele Sponsoren mehr wert ist als ein Stand, steht in unserem Leitfaden „Sponsoren finden für Events“.
Die Zeile „Verfügbar“ begrenzt jedes Paket. Im Beispiel gibt es ein Premium-Paket, vier Partner-Pakete und zehn Basis-Pakete. Die Branchenexklusivität im Premium-Paket schützt den Hauptsponsor davor, neben seinem Wettbewerber zu stehen. Auch die IHK Bremen rät in ihrer Checkliste für die Gewinnung von Sponsoren, nicht mehrere konkurrierende Unternehmen gleichzeitig als Sponsoren aufzunehmen.
Einzelleistungen in Teil 5 sind für Unternehmen gedacht, die kein ganzes Paket buchen, aber etwas Bestimmtes wollen: die Lanyards, eine Kaffeepause oder die Abendveranstaltung. Die meisten gibt es nur einmal. Deshalb steht die Verfügbarkeit mit in der Tabelle.
Für Sponsoringpakete gibt es keinen festen Marktpreis. Deshalb nennt die Vorlage keine Beträge. Drei Rechenwege helfen dir, sie festzulegen.
Teil 6 ist ein Versprechen: Diese Zahlen bekommt der Sponsor nach der Veranstaltung, und zwar bis zu diesem Datum. Es gehört ins Konzept, weil die Zahlen nur entstehen, wenn du sie vorher einplanst. Gescannte Kontakte gibt es nur mit einer Lead-Erfassung am Stand. Die Teilnehmenden einer Session kennst du nur, wenn du sie am Eingang der Session eincheckst.
Die letzte Zeile, Kosten pro Kontakt, ist der Paketpreis geteilt durch die Zahl der gescannten Kontakte. Wie der Sponsor daraus seinen Gegenwert berechnet, erklärt der Glossareintrag Sponsor-ROI.
Teil 7 klärt, was ein Sponsor vor der Zusage wissen muss: ob die Preise netto oder brutto gelten, bis wann er buchen kann, bis wann du Logo und Unterlagen brauchst, wann die Rechnung fällig ist und was bei einer Absage gilt. Verbindlich regelt das erst der Sponsoringvertrag. Das Konzept nennt die Eckpunkte, damit der Vertrag später keine Überraschung enthält.
Setz die Frist für Logos so, dass sie vor dem Druck des Programmhefts und vor der ersten Event-Mail mit Sponsorenlogos liegt. Teil 8 nennt eine Person und einen Weg zur Buchung. Eine Frist für reservierte Pakete sorgt dafür, dass eine Anfrage nicht wochenlang offen bleibt.
Die Sponsorenanfrage ist das kurze Anschreiben, mit dem du das Konzept an ein Unternehmen schickst. Sie hat drei Absätze: wen der Sponsor erreicht, welches Paket du ihm vorschlägst und welchen nächsten Schritt du anbietest. Das Muster siezt den Empfänger, wie es in Geschäftsbriefen üblich ist.
Schreib jede Anfrage an eine bestimmte Person und nenne im ersten Absatz, was ihr Unternehmen gerade bewegt. Eine Anfrage, die gleichlautend an 50 Adressen geht, erkennt jeder Empfänger. Den zweiten Absatz baust du aus der Paketübersicht. Nenne dort nur die zwei oder drei Leistungen, die für dieses Unternehmen am wichtigsten sind, denn der Rest steht im Anhang.
Fang früh an. Große Unternehmen entscheiden meist einmal im Jahr über ihr Sponsoringbudget. Eine Anfrage, die erst danach eintrifft, wartet oft bis zum nächsten Jahr. Wen du anschreibst und wie du nachfasst, zeigt unser Leitfaden „Sponsoren finden für Events“.
Das Sponsoringkonzept ist ein Angebot an viele mögliche Sponsoren. Erst nach der Zusage regelt der Vertrag, was ein bestimmter Sponsor bekommt, und nach der Veranstaltung zeigt der Bericht, was das Paket gebracht hat.
Für den Vertrag nimmst du ein eigenes Muster und lässt es im Zweifel prüfen. Aus dem Konzept übernimmst du die Leistungen aus Teil 4, den Preis und die Konditionen aus Teil 7 im selben Wortlaut. So steht im Vertrag nichts anderes als in dem Angebot, dem der Sponsor zugestimmt hat.
Ist ein Paket verkauft, musst du liefern, was in Teil 4 steht. Mit dem Speaker-, Sponsoren- und Ausstellermanagement von Streavent schickst du jedem Sponsor einen Link zu seinem Formular. Dort lädt er Logo, Firmenprofil und Unterlagen selbst hoch, und du siehst jederzeit, wer schon geliefert hat. Automatische Erinnerungen fassen bei allen anderen nach. Je Sponsor hinterlegst du ein Kontingent an Tickets, das er selbst an sein Team und seine Gäste verteilt.
Das Logo erscheint dann dort, wo es das Paket vorsieht: auf der Landingpage, in den Event-Mails, in der Event-App und auf den Bildschirmen vor Ort. Für Sponsorenprofile und Bannerflächen in der Event-App brauchst du das App-Modul Event App & Plattform Pro für 2,00 € pro Teilnehmer. Es ist in jedem Plan buchbar.
Den Workshop aus dem Premium-Paket legst du im Sessions-Modul wie jeden anderen Programmpunkt an, und am Eingang checkst du die Teilnehmenden ein. Das Sessions-Modul kostet 3,00 € pro Teilnehmer, im Plan Growth 1,50 €, und im Plan Enterprise ist es enthalten. Es setzt eines der beiden App-Module voraus, Event App & Plattform Starter oder Event App & Plattform Pro.
Auch die Zahlen für Teil 6 liefert dir Streavent. Sponsoren scannen am Stand oder in ihrer Session die Badges der Interessierten mit der Lead-Scanning-App. Es gibt sie in den Plänen Pro Event, Growth und Enterprise. Aufrufe der Landingpage, Empfänger der Event-Mails und die Reichweite in der Event-App findest du in den Analysen und Berichten. Den Sponsoren-Bereich mit Onboarding und Ticket-Kontingenten gibt es in den Plänen Pro Event, Starter, Growth und Enterprise. Im Plan Self Service ist er nicht enthalten.
Buche eine Demo, wenn du sehen willst, wie das für deine Sponsoringpakete aussieht.
Ein Sponsoringkonzept beschreibt die Veranstaltung, ihr Publikum in Zahlen und die Flächen, auf denen ein Sponsor sichtbar wird. Dazu kommen die Pakete mit Leistungen und Preisen, der Nachweis, den der Sponsor nach dem Event bekommt, und die Konditionen. Diese Vorlage hat dafür acht Teile und ein Muster für die Sponsorenanfrage.
Das Sponsoringkonzept ist ein Angebot an viele mögliche Sponsoren. Der Sponsoringvertrag regelt verbindlich, was ein bestimmter Sponsor bekommt und was er dafür zahlt. Er folgt auf die Zusage und übernimmt Leistungen, Preis und Konditionen aus dem Konzept.
Meist reichen drei Stufen, damit Unternehmen mit unterschiedlichen Budgets einsteigen können. Dazu kommen Einzelleistungen für Unternehmen, die nur etwas Bestimmtes wollen. Begrenze jedes Paket auf eine feste Anzahl, damit Sponsoren wissen, dass es knapp ist.
Rechne von zwei Seiten. Aus deinem Budget ergibt sich, welcher Teil der Kosten über Sponsoring gedeckt werden soll. Für den Sponsor zählt, was ihn ein Kontakt zu deiner Zielgruppe kostet, also der Paketpreis geteilt durch die Kontakte, die er erwarten kann. Die Pakete vergleichbarer Veranstaltungen sind ein dritter Anhaltspunkt.
Drei kurze Absätze an eine bestimmte Person: wen das Unternehmen bei deiner Veranstaltung erreicht, welches Paket du vorschlägst und welchen nächsten Schritt du anbietest. Aus dem Paket nennst du nur die zwei oder drei Leistungen, die für dieses Unternehmen am wichtigsten sind. Das Sponsoringkonzept hängt an, und ein Muster steht in dieser Vorlage.
Lass uns gemeinsam großartige Events gestalten.
Funktionen
Lösungen
Vergleiche
Ratgeber
Unternehmen
