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ConfTool ersetzen oder ergänzen? Wo die Grenze zwischen Kongresssystem und Eventplattform verläuft und wer welche Hälfte deines Kongresses übernimmt.
Wenn dein Kongress auf eingereichten Beiträgen mit Begutachtung durch ein Programmkomitee aufbaut, lautet die ehrliche Antwort: ConfTool bleibt. Streavent ersetzt kein Einreichungs- und Begutachtungssystem und behauptet das auch nicht. Was Streavent übernimmt, ist die andere Hälfte des Kongresses, nämlich Registrierung und Ticketing, Akkreditierung, Check-in mit Badge-Druck vor Ort, Event-App und Teilnahmebescheinigungen.
Damit ist die eigentliche Frage nicht „Welches der beiden Systeme gewinnt?“, sondern „Wo verläuft die Grenze, und wer besitzt den Teilnehmerdatensatz?“ Genau darum geht es hier.
Dieser Leitfaden erklärt zuerst, wofür ConfTool gebaut wurde, und zieht dann die Linie zwischen den beiden Aufgaben. Danach zeigt er die zwei sauberen Aufteilungen und sagt am Ende offen, in welchen Fällen ein vollständiger Wechsel sinnvoll ist und in welchen nicht. Alle Angaben zu ConfTool stammen aus der Leistungsübersicht des Anbieters, gelesen am 3. September 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- ConfTool ist ein Einreichungs- und Begutachtungssystem mit angeschlossener Teilnehmeranmeldung. Streavent ist eine Eventplattform mit Schwerpunkt im Betrieb vor Ort. Das sind zwei Aufgaben, keine zwei Varianten derselben Aufgabe.
- Streavent bietet keine Beitragseinreichung, keine Begutachtung und keine Programmzusammenstellung aus angenommenen Beiträgen. Wer das braucht, behält das Kongresssystem.
- Die entscheidende Frage beim Nebeneinander lautet: Ab welchem Punkt besitzt welches System den Teilnehmerdatensatz? Es gibt zwei saubere Antworten darauf und viele unsaubere.
- Eine fertige Schnittstelle zwischen ConfTool und Streavent gibt es nicht. Beide Seiten arbeiten mit Datenexport und -import, in der Praxis über CSV-Dateien, bei Streavent ab dem Plan Starter auch über die API.
- Ein vollständiger Wechsel ist sinnvoll, wenn deine Tagung gar keine Begutachtung hat. Das trifft auf viele Verbands- und Fortbildungsveranstaltungen zu, die ConfTool aus historischen Gründen mitschleppen.
ConfTool beschreibt sich selbst als webbasiertes Eventmanagement-System für akademische Konferenzen, Tagungen, Workshops und Kongresse. Der Anbieter nennt vier Aufgaben: den Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Konferenzbeiträgen, die Planung des wissenschaftlichen Programms, die Anmeldung, Verwaltung und Abrechnung der Teilnehmenden sowie die Kommunikation zwischen Autoren und Teilnehmenden. Nach eigenen Angaben haben über 5.000 Organisatoren damit Veranstaltungen durchgeführt, und die Oberfläche gibt es in über 15 Sprachen.
Es gibt zwei Ausführungen, und der Unterschied ist größer, als der gemeinsame Name vermuten lässt:
Beim Datenschutz ist die Position klar dokumentiert: Server in Deutschland, eine separate Datenbank pro Konferenz und Löschung der Daten nach Abschluss des Projekts.
Das ist ein solides System für das, wofür es gebaut wurde. Wenn bei dir ein Programmkomitee eingereichte Beiträge bewertet und daraus das Programm entsteht, ist der wissenschaftliche Teil deines Kongresses dort gut aufgehoben. Dieser Leitfaden versucht nicht, dir das auszureden.
Ein wissenschaftlicher Kongress besteht organisatorisch aus zwei Strängen, die sich nur an einer Stelle berühren.
Der eine Strang ist das wissenschaftliche Programm: Call for Papers, Einreichung, Begutachtung, Annahme, Programmzusammenstellung, Abstractband. Er beginnt oft ein Jahr vor der Veranstaltung und hat mit dem Eventtag wenig zu tun.
Der andere Strang ist der Veranstaltungsbetrieb: Anmeldung, Zahlung und Rechnung, Akkreditierungskategorien, Badges, Einlass, Programm auf dem Handy, Bescheinigungen danach. Er verdichtet sich auf wenige Tage und entscheidet darüber, wie der Kongress erlebt wird.
ConfTool deckt den ersten Strang vollständig ab und den zweiten teilweise. Streavent deckt den zweiten Strang vollständig ab und den ersten gar nicht. So sieht das Nebeneinander aus:
Zwei Zeilen in dieser Tabelle sind die interessanten. Die erste, weil sie erklärt, warum ein Wechsel für einen begutachteten Kongress gar nicht zur Debatte steht. Und die vorletzte, weil Teilnahmebescheinigungen bei Fachgesellschaften und Fortbildungsveranstaltungen kein Komfortthema sind, sondern der Grund, warum Menschen überhaupt kommen.
Wenn du gerade grundsätzlich Software für eine Tagung auswählst und noch nicht bei einzelnen Anbietern bist, sind die sechs Kriterien auf der Seite zu Kongressen und Tagungen der bessere Einstieg als dieser Text.
Das ist die eine Frage, an der ein Nebeneinander gelingt oder scheitert. Sie klingt technisch und ist in Wirklichkeit organisatorisch: In welchem System steht die verbindliche Liste der angemeldeten Personen?
Solange darauf zwei Antworten möglich sind, hast du am Kongresstag zwei Listen, die sich in Kleinigkeiten unterscheiden, und der Empfang klärt das dann von Hand. Es gibt zwei saubere Aufteilungen, und du musst dich für eine entscheiden.
ConfTool behält Autoren, Gutachten und Programm. Sobald jemand am Kongress teilnehmen will, läuft die Anmeldung über Streavent. Der Teilnehmerdatensatz gehört ab diesem Punkt eindeutig einem System.
Was das kostet: Eine Person, die einen Beitrag eingereicht hat, meldet sich anschließend noch einmal zur Teilnahme an, in einem zweiten System. Das ist verkraftbar, wenn du es sauber kommunizierst, mit einem eindeutigen Link in der Annahmemail und einem Satz, der erklärt, warum. Unterschätze diesen Satz nicht: An ihm hängt die Anmeldequote der angenommenen Autoren.
Was das bringt: Anmeldung, Zahlung, Akkreditierung, Check-in, App und Bescheinigungen liegen in einem System und derselben Datenbasis. Der gesamte Betrieb rund um den Kongress hat eine Quelle.
Die Anmeldung bleibt vollständig in ConfTool. Kurz vor der Veranstaltung wandert die Teilnehmerliste einmal nach Streavent, und der Eventtag läuft dort: Check-in, Badge-Druck, App, Anwesenheit, Bescheinigungen.
Was das kostet: Ein Stichtag und eine Übergabe. Nachmeldungen nach dem Stichtag musst du bewusst in einem der beiden Systeme führen, und zwar in dem, das den Eventtag verantwortet.
Was das bringt: An deinem gewohnten Anmeldeprozess ändert sich in diesem Jahr nichts. Das ist der risikoärmste Einstieg, wenn der Kongress in wenigen Monaten stattfindet und niemand Lust hat, die Anmeldung mitten in der Vorbereitung anzufassen.
Hier gehört Klartext hin: Eine fertige Schnittstelle zwischen ConfTool und Streavent gibt es nicht. Wir behaupten keine Integration, die nicht existiert, und du solltest sie auch niemandem sonst ungeprüft glauben.
Was es gibt, ist der übliche Weg über Daten. ConfTool führt Datenimport und -export als Systemfunktion auf und bietet den Export von Teilnehmerdaten, laut eigener Übersicht ausdrücklich auch für die Erstellung von Namensschildern. In der Pro-Version stehen zusätzlich erweiterte Exportformate zur Verfügung.
Weil unsere Integrationsübersicht keine fertige Integration für ConfTool enthält, kommen zwei Wege infrage, eine bestehende Teilnehmerliste nach Streavent zu übernehmen:
Wenn deine Teilnehmenden aus dem bisherigen System schon QR-Codes für den Einlass bekommen haben, lassen sich diese Codes übernehmen. Ob das bei dir geht, sehen wir uns am konkreten Fall an. Geht es nicht, erzeugt Streavent neue QR-Codes und verschickt sie an alle Teilnehmenden.
Im Kern arbeiten beide Seiten mit CSV-Dateien. Was daraus in deinem Fall wird, hängt an deinen Feldern, deinen Kategorien und daran, wie sauber deine Anmeldedaten gepflegt sind. Das prüfst du an einer echten Exportdatei aus deinem laufenden ConfTool und nicht an einer Funktionsliste. Nimm diese Datei in ein Gespräch mit, dann wird aus einer allgemeinen Aussage eine belastbare.
Der Unterschied zeigt sich nicht in der Vorbereitung, sondern zwischen acht und zehn Uhr am ersten Kongressmorgen, wenn 600 Personen gleichzeitig ankommen.
Check-in ohne Installation. Der Check-in läuft über eine Web-App im Browser. Dein Team, oft studentische Hilfskräfte oder ein Dienstleister, öffnet einen Link, gibt den Veranstaltungscode ein und legt los. Gescannt wird per QR-Code, gesucht per Namen, wenn jemand sein Ticket nicht findet. Für große Kongresse lassen sich vorkonfigurierte Geräte mieten, und der Live-Status ist jederzeit im Dashboard sichtbar.
Badges entstehen im Moment des Check-ins. Sobald jemand eingecheckt ist, wird sein Namensschild gedruckt. Keine vorsortierten Badges in Kisten nach Anfangsbuchstaben, keine handschriftlichen Ersatzschilder für Nachmeldungen, keine falsch geschriebenen Titel, die niemand mehr korrigieren kann. Die Drucker sind unsere eigene Hardware, verbinden sich über Mobilfunk (LTE) und brauchen kein WLAN vor Ort: eine Steckdose genügt.
Dieser letzte Punkt ist im Kongressumfeld mehr als eine Bequemlichkeit. ConfTool weist in der eigenen Leistungsübersicht darauf hin, dass die Vor-Ort-Nutzung einen Internetzugang benötigt, und empfiehlt den Ausdruck von Teilnehmerlisten als zusätzliches Backup für den Fall, dass das lokale Netzwerk einmal nicht stabil funktioniert. Das ist eine ehrliche Angabe des Anbieters und beschreibt die Realität vieler Tagungshäuser und Universitätsgebäude gut. Der Unterschied liegt darin, wovon der Einlass abhängt.
Bescheinigungen entstehen aus der Anwesenheit, nicht aus einer Liste. Zertifikate werden automatisch versendet und an eine verifizierte Teilnahme gekoppelt. Anwesenheitszertifikate gehen an alle eingecheckten Personen, zeitbasierte Zertifikate nur an die Personen, die eine Mindestteilnahmezeit erreicht haben. Die Teilnahmezeit wird vor Ort per QR-Code-Scan nach der Sitzung bestätigt. Jedes Zertifikat kann eine eindeutige Kennung oder einen QR-Code zur Verifizierung tragen. Für Fortbildungspunkte ist genau das der Unterschied zwischen einem belastbaren Nachweis und einem hübschen PDF.
Akkreditierung mit echten Kategorien. Presse, Aussteller, Vortragende, Crew und Teilnehmende brauchen unterschiedliche Zutrittsrechte und ein Badge, das die Kategorie sichtbar macht. Wie dieser Ablauf aussieht, steht im Leitfaden zur Akkreditierung bei Events und Kongressen.
Es gibt einen Fall, in dem dieser ganze Text zu kompliziert gedacht ist.
Kein Wechsel, wenn ein Programmkomitee eingereichte Beiträge bewertet. Dann brauchst du beides, und die Frage ist nur, wo die Grenze liegt. Eine Eventplattform, die dir hier dasselbe verspricht, verkauft dir etwas, das sie nicht hat.
Ein Wechsel ist eine ernsthafte Option, wenn deine Veranstaltung gar keine Begutachtung kennt. Dieser Fall ist häufiger als gedacht. Viele Jahrestagungen, Fortbildungen, Landesverbandstagungen und Fachforen laufen auf einem Kongresssystem, weil vor Jahren einmal eine wissenschaftliche Reihe darauf eingerichtet wurde und die Anmeldung dort einfach geblieben ist. Wenn bei dir das Programm von einem Fachbeirat gesetzt und nicht aus begutachteten Einreichungen zusammengestellt wird, zahlst du für ein Begutachtungssystem, das niemand benutzt, und verzichtest gleichzeitig auf Badge-Druck, App und Bescheinigungen.
Ein Wechsel lohnt einen Blick, wenn du an der Grenze von ConfTool Standard arbeitest. Der Anbieter selbst nennt etwa 100 bis 150 Teilnehmende als Auslegungsgröße und bietet die Standard-Version ohne Support und nur zur lokalen Installation an. Wenn deine Tagung darüber hinausgewachsen ist, steht ohnehin eine Entscheidung an. Dann ist es der richtige Moment, beide Richtungen zu prüfen und nicht nur die naheliegende.
Prüfe es an einer Zahl, nicht am Gefühl. Wie viele eingereichte Beiträge hat dein letzter Kongress durch eine echte Begutachtung geschickt? Bei null ist die Antwort eindeutig. Bei 300 auch, nur andersherum.
Für eine Teilnehmerliste, die es schon gibt, reichen die zwei Wege von oben. Fängst du vor dem nächsten Kongress von vorn an, mit Aufteilung A oder mit einem vollständigen Wechsel, beginnt der Umstieg mit einem Gespräch über deine Anforderungen. Danach folgen ein Onboarding (ab dem Plan Pro Event) für alle, die Events anlegen, und eine Testveranstaltung vor dem Jahreskongress. Wie das im Einzelnen abläuft, von der Eigenentwicklung für sehr spezielle Abläufe bis zur Kündigungsfrist deines bisherigen Vertrags, beschreibt der Leitfaden zum Umstieg vom eigenen Anmeldesystem auf eine Eventsoftware.
Für Kongresse mit Beitragseinreichung und Begutachtung nicht. Einreichung, Gutachterverwaltung und die Programmzusammenstellung aus angenommenen Beiträgen deckt Streavent nicht ab. Für Tagungen ohne Begutachtung kann Streavent den kompletten Ablauf übernehmen.
Der Weg führt über Datenexport und -import. ConfTool führt Exportfunktionen für Teilnehmerdaten auf. Die Datei lädst du in Streavent hoch, Streavent erkennt die Spalten automatisch, und du prüfst die Zuordnung. Wie gut das in deinem Fall zusammenpasst, prüfst du an einer echten Exportdatei aus deinem System. Ab dem Plan Starter kannst du die Daten auch über die API übertragen.
Nein. Es gibt keine fertige Schnittstelle zwischen ConfTool und Streavent. Der Austausch läuft in jedem Plan über Dateien und ab dem Plan Starter auch über die API.
Die bleiben beim Kongresssystem. Sie entstehen aus den eingereichten und angenommenen Beiträgen, und dieser Prozess wandert nicht mit.
Ja, in der geteilten Variante zahlst du für zwei Systeme. Deshalb lohnt sich die Frage nach der Begutachtung vorher: Ohne sie brauchst du kein zweites System. Bei ConfTool Pro gibt es keinen öffentlichen Preis, sondern ein Angebot nach Anforderungen und Größe. Bei Streavent kannst du mit einem einzelnen Event einsteigen, ohne Jahresvertrag. Die Zahlen stehen auf der Preisseite.
Dein eigenes Team, studentische Hilfskräfte oder ein Dienstleister. Die Check-in-App läuft im Browser auf jedem Smartphone, ohne Installation, und das System erzeugt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF für die Einweisung. Vor-Ort-Support ist auf Anfrage buchbar.
Nicht „Welches System ist besser?“, sondern „Wie viele Beiträge hat unser Kongress im letzten Jahr durch eine Begutachtung geschickt?“ Aus dieser einen Zahl folgt der Rest.
Bei einem begutachteten Kongress behältst du das Kongresssystem und entscheidest nur, ab welchem Punkt die Eventplattform übernimmt: ab der Anmeldung oder erst am Veranstaltungstag. Bei einer Tagung ohne Begutachtung stellt sich die Frage nach zwei Systemen gar nicht.
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