Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 folgt. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigen Profile dieser Norm. Für Events heißt das konkret: Wer Tickets an Unternehmen oder an öffentliche Auftraggeber verkauft und per Rechnung abrechnet, wird zunehmend eine solche strukturierte E-Rechnung liefern müssen, nicht mehr nur ein PDF im Anhang.
Dieser Guide erklärt dir, was die E-Rechnung nach EN 16931 für deine Eventabrechnung bedeutet, wie öffentliche und gewerbliche Auftraggeber sie verlangen und wie die Rechnungsstellung in Streavent heute läuft: von der automatischen Rechnung zu jeder Buchung über die Zahlung auf Rechnung bis zur Anbindung an deine Buchhaltung. Am Ende weißt du, worauf du bei einer E-Rechnungs-Software für Events achten solltest.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden deutschen Profile der Norm.
- Für Events ist das Thema wichtig, weil öffentliche Auftraggeber strukturierte E-Rechnungen bereits verlangen und die B2B-E-Rechnung in Deutschland seit 2025 schrittweise eingeführt wird.
- Streavent erstellt heute automatisch eine Rechnung zu jeder Buchung, bietet Zahlung auf Rechnung für deutsche B2B-Kunden und übergibt die Daten per DATEV-, Lexoffice- und sevDesk-Anbindung an deine Buchhaltung.
- Native E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Plattform) sind bei Streavent in Vorbereitung (coming soon, in allen Plänen). Bis dahin entsteht das strukturierte Format in deinem angebundenen Buchhaltungs- oder Steuertool.
Was ist eine E-Rechnung nach EN 16931?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der Norm ist nicht einfach ein PDF, das du per E-Mail verschickst. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen und verarbeiten kann. Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Felder eine solche Rechnung enthalten muss und wie sie aufgebaut ist. So kann eine Rechnung aus Deutschland auch von einem System in einem anderen EU-Land automatisch gelesen werden.
In Deutschland gibt es zwei verbreitete Ausprägungen der Norm. XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Bereich verlangt wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Ein Mensch sieht die vertraute Rechnung, die Software liest die Daten. Für dich als veranstaltende Person ist wichtig, dass beide Formate dieselbe Norm erfüllen und dass der Auftraggeber vorgibt, welches er braucht.
Der praktische Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung liegt in der Weiterverarbeitung und in der Archivierung. Eine strukturierte E-Rechnung lässt sich automatisch prüfen, verbuchen und GoBD-konform aufbewahren. Genau deshalb steigen immer mehr Auftraggeber darauf um.
Warum die E-Rechnung für Events wichtig ist
Auf den ersten Blick klingt das nach einem Thema für die Buchhaltung, nicht für das Eventteam. Sobald du aber Tickets, Sponsoringpakete oder Standflächen an Unternehmen und an öffentliche Stellen verkaufst, wird die Rechnungsstellung Teil deines Event-Prozesses. Und die Anforderungen an diese Rechnungen ändern sich gerade.
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen strukturierte E-Rechnungen (in der Regel als XRechnung) bereits seit einigen Jahren. Wenn ein Verband eine Fachtagung für eine Behörde ausrichtet oder ein Ministerium Teilnahmeplätze bucht, reicht das PDF im Anhang oft nicht mehr. Parallel wird die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland seit 2025 schrittweise eingeführt. Die konkreten Fristen und Übergangsregelungen hängen von deiner Rechtsform, deiner Größe und deinem Umsatz ab. Das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, dieser Guide ersetzt keine Rechtsberatung.
Für dich als Event Manager bedeutet die Richtung dasselbe: Rechnungen für Events müssen sauber, nachvollziehbar und zunehmend maschinenlesbar sein. Wer das früh sauber aufsetzt, spart sich später die hektische Umstellung mitten in der Anmeldephase.
Wie Streavent heute Rechnungen zu jeder Buchung erstellt
Bevor es um Formate geht, lohnt der Blick auf den eigentlichen Engpass: Rechnungen werden bei vielen Veranstaltenden noch von Hand geschrieben, nachdem die Anmeldung längst durch ist. Genau hier setzt die Plattform an.
In Streavent entsteht die Rechnung automatisch mit der Buchung. Sobald jemand ein Ticket kauft oder einen Platz bucht, wird die passende Rechnung erzeugt und der Person zur Verfügung gestellt, ohne dass du sie einzeln nachträglich anlegst. Über die flexible Registrierung und das Ticketing legst du mehrere Ticket-Typen, Preise und Steuersätze an, und jede Buchung läuft von der Anmeldung bis zur Rechnung auf einer Datenbasis. Stornierungen und Anpassungen werden dabei mitgeführt, sodass Buchung und Beleg zusammenpassen.
Wichtig zur Einordnung: Das, was heute automatisch entsteht, ist die Rechnung zur Buchung, nicht die native strukturierte E-Rechnung nach EN 16931. Die strukturierte Ausgabe im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugst du aktuell in deinem angebundenen Buchhaltungs- oder Steuertool, das die Streavent-Daten übernimmt (dazu gleich mehr).
Zahlung auf Rechnung für B2B-Events
Im B2B-Geschäft ist die sofortige Kartenzahlung nicht immer der passende Weg. Unternehmen und öffentliche Stellen wollen häufig auf Rechnung zahlen, mit interner Freigabe und Zahlungsziel, statt am Anmeldeformular eine Kreditkarte zu zücken.
Streavent unterstützt für deutsche B2B-Kunden die Zahlung auf Rechnung. Der Teilnehmende oder die buchende Firma schließt die Anmeldung ab, erhält die Rechnung und zahlt innerhalb des vereinbarten Zeitraums, während der Platz bereits gesichert ist. Für dich heißt das weniger Reibung im Buchungsprozess, gerade bei Buchungen, die durch eine Beschaffungs- oder Freigabestelle laufen. Neben der Zahlung auf Rechnung sind für den direkten Verkauf auch Kartenzahlung und weitere Zahlarten über den eingebetteten Checkout möglich.
Anbindung an DATEV, Lexoffice und sevDesk
Rechnungen zu erzeugen ist die eine Hälfte, sie sauber in die Buchhaltung zu bringen die andere. Damit deine Event-Umsätze nicht per CSV-Export und manuellem Import in der Buchhaltung landen, bindet Streavent gängige Buchhaltungs- und Steuertools an.
Über die Integrationen für DATEV, Lexoffice und sevDesk fließen die Rechnungs- und Umsatzdaten aus deinen Events in dein Buchhaltungssystem. Dort passiert das, was die E-Rechnung nach EN 16931 ausmacht: die strukturierte Ausgabe im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, die GoBD-konforme Archivierung und die Übergabe an die Steuerberatung. Wer bereits mit Lexoffice oder sevDesk arbeitet, kann in diesen Tools strukturierte E-Rechnungen erzeugen und nutzt Streavent als Quelle der Buchungs- und Umsatzdaten.
Der Vorteil in der Praxis ist der durchgehende Weg: Anmeldung, Rechnung und Umsatz entstehen in Streavent, die Buchhaltung übernimmt die Daten ohne Doppelerfassung. So bleibt deine Eventabrechnung auch dann sauber, wenn Hunderte Buchungen in wenigen Tagen zusammenkommen.
Was mit der nativen E-Rechnung nach EN 16931 kommt
Die ehrliche Einordnung gehört dazu: Streavent erzeugt heute noch keine nativen E-Rechnungen nach EN 16931 direkt aus der Plattform. Diese Funktion ist in Vorbereitung (coming soon, in allen Plänen).
Wenn sie verfügbar ist, kannst du die strukturierte E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format direkt aus Streavent heraus erstellen, ohne den Umweg über ein zweites Tool. Bis dahin ist der beschriebene Weg tragfähig und in der Praxis erprobt: automatische Rechnung zu jeder Buchung in Streavent, Zahlung auf Rechnung für B2B, Übergabe an DATEV, Lexoffice oder sevDesk, und die strukturierte Ausgabe im angebundenen Buchhaltungstool. Damit bist du auch heute schon in der Lage, öffentliche und gewerbliche Auftraggeber korrekt zu bedienen.
Wenn du wissen willst, ob dein konkreter Anwendungsfall bereits vollständig abgedeckt ist, gehen wir das in einer Demo gemeinsam durch.
Worauf du bei einer E-Rechnungs-Software für Events achtest
Eine reine Rechnungssoftware kennt deine Anmeldungen nicht, und eine reine Eventsoftware ohne saubere Rechnungslogik verlagert die Arbeit nur nach hinten. Für Events lohnt es sich, beide Seiten zusammen zu denken. Diese Punkte solltest du prüfen:
- Automatische Rechnung zur Buchung: Entsteht die Rechnung ohne manuelles Nacharbeiten direkt aus der Anmeldung?
- Zahlung auf Rechnung: Wird der im B2B übliche Rechnungskauf mit Zahlungsziel unterstützt, nicht nur die Kartenzahlung?
- Buchhaltungs-Anbindung: Gibt es Integrationen zu DATEV, Lexoffice oder sevDesk, damit die Daten ohne Doppelerfassung in die Buchhaltung kommen?
- EN 16931 und Formate: Ist der Weg zu XRechnung und ZUGFeRD geklärt, heute über die Buchhaltung und perspektivisch nativ?
- Datenschutz und Hosting: Läuft das Ganze DSGVO-konform und mit Hosting in Deutschland, was gerade für öffentliche Auftraggeber zählt?
Streavent deckt diese Punkte als Eventsoftware ab, die Anmeldung, Ticketing, Zahlung und Rechnung in einem System bündelt und die Buchhaltung anbindet. Die native E-Rechnung nach EN 16931 kommt als nächster Schritt dazu.
Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Events
Was ist eine E-Rechnung nach EN 16931?
Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die Buchhaltung des Empfängers automatisch einlesen kann. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) die beiden gängigen Profile dieser Norm. Sie ersetzt für viele Auftraggeber die klassische PDF-Rechnung.
Erstellt Streavent schon E-Rechnungen nach EN 16931?
Streavent erstellt heute automatisch eine Rechnung zu jeder Buchung und unterstützt die Zahlung auf Rechnung. Die native E-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der Plattform) ist in Vorbereitung (coming soon, in allen Plänen). Bis dahin entsteht das strukturierte Format in deinem angebundenen Buchhaltungstool wie Lexoffice oder sevDesk, das die Streavent-Daten übernimmt.
Brauche ich als veranstaltende Person überhaupt eine E-Rechnung?
Das hängt von deinen Kunden ab. Öffentliche Auftraggeber verlangen strukturierte E-Rechnungen bereits, und die B2B-E-Rechnung wird in Deutschland seit 2025 schrittweise eingeführt. Sobald du an Unternehmen oder öffentliche Stellen auf Rechnung verkaufst, solltest du den Weg zur E-Rechnung frühzeitig klären. Die konkreten Fristen besprichst du mit deiner Steuerberatung.
Wie kommen meine Event-Rechnungen in die Buchhaltung?
Über die Integrationen zu DATEV, Lexoffice und sevDesk übergibt Streavent die Rechnungs- und Umsatzdaten aus deinen Events an dein Buchhaltungssystem. Dort werden das strukturierte Format, die GoBD-konforme Archivierung und die Übergabe an die Steuerberatung abgebildet, ohne dass du die Daten doppelt erfasst.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im öffentlichen Bereich verlangt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, bei dem eine lesbare PDF-Rechnung den strukturierten XML-Datensatz mitführt. Welches Format du brauchst, gibt in der Regel dein Auftraggeber vor.
E-Rechnung für dein nächstes Event sauber aufsetzen
Von der automatischen Rechnung zur Buchung über die Zahlung auf Rechnung bis zur Anbindung an DATEV, Lexoffice und sevDesk: Streavent bringt deine Eventabrechnung schon heute in einen sauberen, nachvollziehbaren Ablauf, und die native E-Rechnung nach EN 16931 folgt.
Willst du sehen, wie das für deine Events konkret aussieht? Buche eine Demo und wir gehen deinen Rechnungs- und Buchungsablauf gemeinsam durch. Oder sieh dir die Preise an, um den passenden Plan für dein Format zu finden.
