Anwesenheitsliste-Vorlage für Veranstaltungen: kostenlos zum Ausdrucken und Unterschreiben

Eine Anwesenheitsliste belegt, wer an einer Veranstaltung teilgenommen hat und von wann bis wann, bestätigt mit eigenhändiger Unterschrift. Diese Anwesenheitsliste-Vorlage ist eine kostenlose Excel-Datei zum Ausdrucken: oben Veranstaltung, Datum, Ort und Vortragende, darunter je Person Name, Organisation, Start- und Endzeit sowie eine Spalte für die Unterschrift. Sie ist für Seminare, Fortbildungen, Unterweisungen und Mitgliederversammlungen ausgelegt.

Fragt eine Teilnehmerin drei Wochen nach dem Seminartag nach ihrer Bescheinigung über sechs Stunden, hilft ein Haken hinter ihrem Namen wenig. Ob sie um 9 Uhr kam oder erst nach der Mittagspause, sagt er nicht, und im Team erinnert sich niemand mehr daran.

Diese Lücke schließt eine gut aufgebaute Anwesenheitsliste. Unten steht, welche Spalten sie braucht, wie du sie am Veranstaltungstag führst und wann ein digitaler Check-in das Papier ergänzt.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Anwesenheitsliste entsteht am Veranstaltungstag und belegt, wer da war. Die Teilnehmerliste entsteht vorher, mit ihr planst du.
• Zwei Angaben machen aus einer Namensliste einen Nachweis: die Start- und Endzeit sowie die Unterschrift.
• Ob unterschrieben werden muss und wie lange du die Liste aufbewahren musst, klärst du mit der Stelle, die den Nachweis verlangt oder anerkennt, bei ärztlichen Fortbildungspunkten etwa mit der Ärztekammer.
• Ein Check-in per QR-Code oder Namenssuche erfasst die Anwesenheit digital, und daraus stellst du Teilnahmezertifikate aus. Wo eine eigenhändige Unterschrift verlangt wird, ersetzt der Check-in sie nicht.

Die Anwesenheitsliste-Vorlage anfordern

Die Vorlage kommt per E-Mail. Du trägst deine Adresse ein, und wir schicken dir die Excel-Datei (.xlsx).

Die Datei enthält drei Tabellenblätter: „Anwesenheitsliste“ für Seminare, Fortbildungen und Fachtagungen, dazu „Unterweisung“ und „Mitgliederversammlung“. Jedes Blatt ist für DIN A4 im Querformat eingerichtet, mit 60 nummerierten Zeilen, 20 davon pro Seite. Kopfbereich, Tabellenkopf und Seitenzahl wiederholen sich auf jeder Seite, und am Fuß ist Platz für die Unterschrift der Vortragenden oder der Leitung.

Die beiden Uhrzeitspalten nehmen nur Uhrzeiten an, und im Blatt „Mitgliederversammlung“ hat die Spalte „Stimmberechtigt“ eine Auswahlliste. Drei Beispielzeilen zeigen, wofür die Felder gedacht sind. Lösche ihre Einträge ab der Spalte „Nachname“, bevor du druckst.

Teilnehmerliste oder Anwesenheitsliste: welches Dokument du gerade brauchst

Die beiden Listen ähneln sich, beantworten aber verschiedene Fragen. Die Teilnehmerliste ist die Anmeldeliste, mit der du planst: Wer ist eingeladen, wer hat zugesagt, wie viele Essen bestellst du, welche Namensschilder gehen in den Druck? Sie ändert sich bis zum letzten Tag.

Die Anwesenheitsliste entsteht erst am Veranstaltungstag. Sie hält fest, wer tatsächlich da war und wie lange, bestätigt mit Unterschrift. Nach dem letzten Eintrag ändert niemand mehr etwas daran.

• Zeitpunkt · Teilnehmerliste: vor der Veranstaltung · Anwesenheitsliste: am Veranstaltungstag
• Zweck · Teilnehmerliste: planen · Anwesenheitsliste: belegen
• Änderungen · Teilnehmerliste: bis zum letzten Tag · Anwesenheitsliste: nach dem letzten Eintrag keine mehr
• Was daraus entsteht · Teilnehmerliste: Einladung, Catering, Namensschild · Anwesenheitsliste: Teilnahmebescheinigung, Stundennachweis, Dokumentation einer Unterweisung

Auch eine Teilnehmerliste kann eine Spalte „Anwesend“ haben. Ein Haken darin belegt aber weder die Uhrzeit noch, dass die Person selbst unterschrieben hat. Für die Planung gibt es deshalb die Teilnehmerliste-Vorlage als eigene Datei, für den Nachweis diese hier.

Was auf eine Anwesenheitsliste gehört

Auf eine Anwesenheitsliste gehören oben die Angaben zur Veranstaltung und darunter eine Zeile pro Person mit Name, Organisation, Start- und Endzeit sowie Unterschrift. Den Kopfbereich füllst du einmal aus, bevor du druckst:

• Veranstaltung, mit dem Titel, wie er später auf der Bescheinigung steht
• Datum und Uhrzeit
• Ort
• Vortragende
• Veranstalter
• Umfang in Stunden oder Unterrichtseinheiten (UE)

Der Kopfbereich steht auf jeder Druckseite. So gehört auch Seite drei noch erkennbar zur richtigen Veranstaltung, wenn die Blätter später einzeln abgeheftet werden.

• Nr. · Wofür sie da ist: Fortlaufend nummeriert, damit jede Seite zählbar bleibt und niemand zwischen zwei Zeilen schreibt
• Nachname · Wofür sie da ist: Getrennt vom Vornamen, damit du sortieren und Bescheinigungen ohne Nacharbeit ausstellen kannst
• Vorname · Wofür sie da ist: So, wie er auf der Bescheinigung stehen soll
• Titel · Wofür sie da ist: Für den akademischen Titel, wenn er auf der Bescheinigung erscheinen soll
• Organisation · Wofür sie da ist: Wer die Person entsendet
• E-Mail · Wofür sie da ist: Der Weg, auf dem die Bescheinigung ankommt. Auf dem Ausdruck leer lassen, wenn die Adresse aus der Anmeldung vorliegt
• Anwesend von · Wofür sie da ist: Uhrzeit des Eintreffens
• Anwesend bis · Wofür sie da ist: Uhrzeit des Gehens. Erst mit ihr lässt sich ein Stundenumfang belegen
• Unterschrift · Wofür sie da ist: Im Ausdruck gut 4,5 cm breit und leer
• Bemerkung · Wofür sie da ist: Später gekommen, früher gegangen, nur Vormittag, Nachmeldung

Fortbildung und Seminar

Das Blatt „Anwesenheitsliste“ deckt Seminare und Fortbildungen ab. Werden Fortbildungspunkte vergeben, gibt die Stelle, die die Fortbildung anerkennt, die Regeln vor, bei ärztlichen Fortbildungen die Ärztekammer. Manche Kammern liefern die Liste gleich mit: Die Ärztekammer Sachsen-Anhalt schickt Veranstaltern zusammen mit dem Zertifizierungsschreiben eine Anwesenheitsliste als Kopiervorlage. Gibt es eine solche Vorgabe, verwendest du sie. Was auf der Bescheinigung selbst stehen muss, erklärt unser Leitfaden zur Teilnahmebescheinigung für Veranstaltungen.

Unterweisung

Im Kopf des Blatts „Unterweisung“ stehen das Thema und die unterweisende Person, die am Fuß jeder Seite selbst unterschreibt. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass Unterweisungen dokumentiert werden, eine bestimmte Form schreibt sie dafür nicht vor. Welcher Nachweis in deinem Betrieb erwartet wird, klärst du mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit oder deiner Berufsgenossenschaft beziehungsweise Unfallkasse.

Mitgliederversammlung

Das Blatt „Mitgliederversammlung“ hat zwei zusätzliche Spalten: „Stimmberechtigt“ mit der Auswahl ja oder nein und „Vertretung für“, wenn jemand ein anderes Mitglied vertritt, sofern die Satzung das zulässt. Trage „Stimmberechtigt“ vorab aus deiner Mitgliederliste ein, dann muss am Einlass niemand nachschlagen.

Unterschrift und Uhrzeit: die zwei Angaben, an denen der Nachweis hängt

Einen Haken neben einem Namen kann jeder setzen, auch die Kollegin am Tresen für jemanden, der gerade Kaffee holt. Eine Unterschrift leistet die Person selbst. Deshalb bleibt die Spalte leer und ist so breit, dass auch eine ausladende Unterschrift in die Zeile passt.

Bei der Uhrzeit ist es ähnlich. „Anwesend von“ belegt, dass jemand gekommen ist. Erst „Anwesend bis“ belegt, wie lange jemand geblieben ist, und darauf kommt es bei jeder Bescheinigung über Stunden oder Unterrichtseinheiten an. Bei einem Seminartag von 9 bis 17 Uhr entscheidet diese Spalte, ob die Bescheinigung den ganzen Tag ausweist oder nur den Vormittag.

Damit die Uhrzeit beim Gehen nicht fehlt, lege die Liste dorthin, wo alle beim Hinausgehen vorbeikommen. Kündige vor der letzten Pause an, dass alle, die früher gehen, ihre Uhrzeit eintragen sollen.

So führst du die Anwesenheitsliste am Veranstaltungstag

1. Fülle den Kopfbereich aus, bevor du druckst. Er erscheint dann auf jeder Seite, und du schreibst Titel und Datum nicht dreimal von Hand.
2. Drucke eine Seite als Reserve. Nachmeldungen tragen sich am Ende der Liste ein und bekommen eine Bemerkung.
3. Lege pro Raum eine eigene Liste aus. Laufen Sessions parallel, braucht jede ihren eigenen Nachweis, und eine gemeinsame Liste kann hinterher niemand mehr auseinandersortieren.
4. Lass die E-Mail-Spalte auf dem Ausdruck leer, wenn die Adressen aus der Anmeldung vorliegen. Die Liste geht durch viele Hände, und jede Zeile ist für alle sichtbar, die danach unterschreiben. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das notwendige Maß zu beschränken (Art. 5 Abs. 1 lit. c). Mehr dazu steht im Leitfaden Datenschutz bei Veranstaltungen.
5. Bestimme eine Person, die die Liste betreut. Sie legt sie zu Beginn aus, behält sie im Blick und nimmt die Blätter am Ende mit, damit keine Seite im Raum liegen bleibt.
6. Lass jede Seite am Fuß gegenzeichnen und bewahre die Blätter geschützt auf. Überträgst du die Zeiten für die Bescheinigungen in die Excel-Datei, bleibt das unterschriebene Original trotzdem der Beleg.

Wenn Papier nicht mehr reicht: Anwesenheit per Check-in erfassen

Bei einem Seminar mit 20 Personen in einem Raum leistet Papier alles, was ein Nachweis braucht. Mühsam wird es an drei Stellen:

• Mehrere Eingänge. Jeder Eingang braucht seine eigene Liste, und am Abend führt jemand die Blätter zusammen.
• Parallele Sessions. In jedem Raum liegt ein eigenes Blatt, und am Ende prüft jemand, ob alle Blätter zurück sind.
• Viele Bescheinigungen. Bei 300 Teilnehmenden tippt jemand Namen und Uhrzeiten aus der Handschrift ab, bevor die erste Bescheinigung verschickt werden kann.

Mit dem Check-in-Management von Streavent erfasst du die Anwesenheit per QR-Code-Scan oder Namenssuche und hast den Live-Status aller Eingecheckten im Blick. Deine Anmeldeliste bringst du als Excel-Datei mit: hochladen, Spalten zuordnen, importieren. Wie das im Einzelnen geht, zeigt der Leitfaden Excel-Gästeliste in Eventsoftware importieren.

Aus dem Check-in stellst du nach der Veranstaltung Teilnahmezertifikate für alle aus, die eingecheckt wurden. Musst du belegen, wie lange jemand teilgenommen hat, gibt es zeitbasierte Zertifikate: Grundlage ist bei Online-Events die Verweildauer, vor Ort der Check-in in die einzelnen Sessions. Teilnahmezertifikate kosten als Zusatzmodul 1,00 € pro Teilnehmer, zeitbasierte Zertifikate 3,00 € pro Teilnehmer, und im Plan Enterprise sind die zeitbasierten enthalten.

Eine Grenze hat der Check-in allerdings. Verlangt die Stelle, die deinen Nachweis anerkennt, eine eigenhändige Unterschrift, ersetzt der Check-in sie nicht. Dann legst du die Anwesenheitsliste zusätzlich aus und nutzt den Check-in für Einlass und Zertifikate.

Wie beides bei deiner nächsten Fortbildung oder Tagung zusammenspielt, zeigen wir dir gern an deinem eigenen Ablauf. Buche eine Demo.

Fragen und Antworten zur Anwesenheitsliste

Was gehört auf eine Anwesenheitsliste?

Oben stehen Veranstaltung, Datum und Uhrzeit, Ort, Vortragende und der Umfang in Stunden oder Unterrichtseinheiten. Darunter bekommt jede Person eine Zeile mit Nummer, Nachname, Vorname, Organisation, der Start- und Endzeit, ihrer Unterschrift und einer Bemerkung. Kopfbereich und Seitenzahl wiederholen sich auf jeder Seite.

Was ist der Unterschied zwischen Teilnehmerliste und Anwesenheitsliste?

Mit der Teilnehmerliste planst du vor der Veranstaltung, wer eingeladen und angemeldet ist, und sie ändert sich bis zum letzten Tag. Die Anwesenheitsliste entsteht am Veranstaltungstag und belegt mit Uhrzeit und Unterschrift, wer tatsächlich da war. Aus ihr entstehen Teilnahmebescheinigungen und Stundennachweise.

Muss eine Anwesenheitsliste unterschrieben werden?

Das hängt davon ab, wofür die Liste als Nachweis dient. Für Erste-Hilfe-Lehrgänge einer ermächtigten Stelle schreibt die DGUV Vorschrift 1 Aufzeichnungen mit Name, Geburtsdatum und Unterschrift jeder teilnehmenden Person vor. Für Unterweisungen verlangt dieselbe Vorschrift eine Dokumentation, schreibt aber weder eine Form noch eine Unterschrift vor, und bei ärztlichen Fortbildungspunkten gibt die Ärztekammer die Regeln vor. Frag vor dem Druck nach, welche Form die zuständige Stelle als Teilnahmenachweis akzeptiert.

Wie lange bewahrt man eine Anwesenheitsliste auf?

Das richtet sich nach dem Zweck, für den du sie führst. Die DSGVO setzt dafür den Rahmen: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert bleiben, wie der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Eine anerkennende Stelle kann eine Mindestdauer vorgeben: Die Ärztekammer Nordrhein etwa verlangt, die Listen anerkannter Fortbildungen mindestens 60 Monate nach Veranstaltungsende aufzubewahren. Für deinen Fall fragst du diese Stelle oder deine Rechtsberatung.

Geht eine Anwesenheitsliste auch digital?

Ja. Beim Check-in per QR-Code oder Namenssuche ist jede Person im System als eingecheckt erfasst, und daraus lassen sich Teilnahmezertifikate ausstellen. Wo eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, legst du die Papierliste zusätzlich aus.

So liegt am Veranstaltungstag das richtige Blatt aus

Fordere die Vorlage oben auf dieser Seite an, fülle den Kopfbereich aus und kläre vor dem Veranstaltungstag mit der Stelle, die deinen Nachweis anerkennt, ob sie eine eigene Liste oder eine bestimmte Form verlangt. Dann liegt am Veranstaltungstag das richtige Blatt auf dem Tresen.

Wächst deine Veranstaltung über einen Raum und einen Eingang hinaus, rechne auf der Preisseite durch, was Check-in und Zertifikate für dein Format kosten.