Lastenheft für Eventsoftware: Aufbau, Anforderungen und Vorlage

Ein Lastenheft für Eventsoftware beschreibt, was die Software für deine Veranstaltungen leisten muss, bevor du mit Anbietern sprichst. Es hält fest, welche Events du im Jahr durchführst, wie viele Teilnehmende kommen und welche Anforderungen du an Registrierung, Einlass, Kommunikation, Datenschutz, Support und Preis stellst. Die Anbieter antworten darauf Zeile für Zeile, und du vergleichst ihre Antworten statt ihrer Präsentationen.

Dieser Guide richtet sich an Eventmanager und an die Kolleginnen und Kollegen aus Einkauf, IT und Datenschutz, die mit am Tisch sitzen. Am Ende steht eine Vorlage, die du in dein eigenes Dokument kopierst und anpasst. Ein Lastenheft für Eventsoftware besteht aus diesen Blöcken:

• Ausgangslage und Ziele: welche Events, welche Tools heute im Einsatz sind und was besser werden soll
• das Mengengerüst: Events pro Jahr, Teilnehmende pro Event, Einlassspitzen, Accounts im Team
• funktionale Anforderungen entlang der Eventphasen, von der Einladung bis zur Auswertung
• Anforderungen an den Veranstaltungstag: Check-in, Namensschilder, Netzabdeckung, Support
• Daten, Integrationen und Datenschutz, einschließlich Auftragsverarbeitung und Export
• Preis, Vertrag und Support, auf dein Mengengerüst gerechnet
• die Gewichtung jeder Anforderung als Muss, Soll oder Kann, und die Kriterien für die Abnahme

Lastenheft oder Pflichtenheft: Wer beschreibt was?

Das Lastenheft schreibst du als Auftraggeber, das Pflichtenheft schreibt der Anbieter. Die DIN 69901-5 definiert das Lastenheft als die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“. Es beschreibt also, was die Software leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter diese Anforderungen umsetzt.

• Wer schreibt es? · Lastenheft: Du als Auftraggeber · Pflichtenheft: Der Anbieter
• Welche Frage beantwortet es? · Lastenheft: Was soll die Software leisten, und wofür? · Pflichtenheft: Wie setzt der Anbieter das um?
• Wann entsteht es? · Lastenheft: Vor der Anfrage an Anbieter · Pflichtenheft: Als Antwort auf dein Lastenheft
• Wozu dient es? · Lastenheft: Anfragen vergleichbar machen, intern abstimmen · Pflichtenheft: Angebot konkretisieren, Umfang festhalten

Bei Eventsoftware, die du als fertige Plattform mietest und nicht entwickeln lässt, antwortet der Anbieter häufig mit einem Angebot und einer beantworteten Anforderungsliste statt mit einem eigenen Pflichtenheft. Die Vorlage weiter unten hat deshalb eine Spalte, in die der Anbieter seine Antwort direkt einträgt.

Formuliere jede Anforderung so allgemein wie möglich und so genau wie nötig. „Teilnehmende sehen ihre persönliche Agenda auf dem Smartphone“ lässt jedem Anbieter seinen Lösungsweg, „Wir brauchen eine native App“ legt ihn vorab fest.

Wann sich ein Lastenheft für Eventsoftware lohnt, und wer daran mitschreibt

Ein Lastenheft lohnt sich, sobald mehr als eine Person über die Software entscheidet oder mehr als ein Anbieter infrage kommt. Das ist fast immer der Fall, wenn du einen Jahresvertrag abschließt, mehrere Events im Jahr mit derselben Plattform planst oder von einem bestehenden Tool wechselst. Für ein einzelnes kleines Event, das du im Self Service einrichtest, genügt eine kurze Liste deiner Muss-Kriterien.

Für öffentliche Auftraggeber ist die Frage oft schon beantwortet. Oberhalb der EU-Schwellenwerte verlangt § 121 GWB eine Leistungsbeschreibung, die den Auftragsgegenstand „so eindeutig wie möglich“ beschreibt, sodass die Angebote miteinander verglichen werden können. Unterhalb der Schwellenwerte gilt eigenes Haushalts- und Vergaberecht; frag im Zweifel deine Vergabestelle.

Geschrieben wird das Lastenheft von der Person, die die Events verantwortet. Die übrigen Beiträge sammelst du früh ein, denn eine Anforderung, die du nach der Anfrage an die Anbieter nachreichst, macht die Antworten unvergleichbar.

• Eventmanager oder Veranstaltungsleitung · Was er oder sie beisteuert: Eventformate, Abläufe, Mengengerüst, Anforderungen an den Veranstaltungstag
• IT · Was er oder sie beisteuert: Single Sign-on, Schnittstellen, Rollen und Rechte, Anforderungen an Sicherheit
• Datenschutzbeauftragte · Was er oder sie beisteuert: Auftragsverarbeitung, Hosting-Ort, Unterauftragsverarbeiter, Löschfristen
• Einkauf oder Vergabestelle · Was er oder sie beisteuert: Preisblatt, Vertragslaufzeit, Zahlungsbedingungen, Verfahren
• Buchhaltung · Was er oder sie beisteuert: Rechnungsstellung, Zahlung auf Rechnung, Anbindung an die Buchhaltung
• Marketing oder Kommunikation · Was er oder sie beisteuert: Corporate Design, Tracking, Anbindung an das CRM

Was in ein Lastenheft für Eventsoftware gehört

Ein Lastenheft für Eventsoftware hat sechs inhaltliche Blöcke: Ausgangslage, Mengengerüst, funktionale Anforderungen, Anforderungen an den Veranstaltungstag, Daten und Datenschutz sowie Preis und Vertrag. Allgemeine Software-Vorlagen decken den ersten und die letzten beiden gut ab. Die Blöcke dazwischen sind es, die ein Lastenheft für Events von einem für ein CRM oder ein ERP unterscheiden.

Ausgangslage und Ziele

Beschreibe in wenigen Absätzen, wer ihr seid, welche Events ihr durchführt und wie ihr sie heute organisiert. Nenne die Tools, die im Einsatz sind, etwa eine Excel-Gästeliste, ein Newsletter-Tool, einen separaten Ticketshop und einen Dienstleister für den Badge-Druck. Schreibe dazu, was konkret nicht funktioniert: doppelte Datenpflege, lange Schlangen am Einlass, Zertifikate, die von Hand erstellt werden.

Die Ziele formulierst du so, dass du sie nach dem ersten Event prüfen kannst. „Weniger Aufwand“ lässt sich nicht prüfen. „Die Teilnehmerliste wird an einer Stelle gepflegt, und Einladung, Ticket, Check-in und Zertifikat greifen auf sie zu“ lässt sich prüfen.

Das Mengengerüst deiner Events

Das Mengengerüst ist der Block, den Anbieter für ein vergleichbares Angebot am dringendsten brauchen. Preise für Eventsoftware hängen an Teilnehmenden, Events oder einem Jahresvolumen, und ohne diese Zahlen kann ein Anbieter nur schätzen. Gib für die nächsten ein bis zwei Jahre an:

• Anzahl der Events pro Jahr, getrennt nach Format (Kongress, Tagung, Kundenevent, Seminar, Webinar)
• Teilnehmende pro Event, jeweils die kleinste und die größte Veranstaltung
• Anteil der Vor-Ort-, hybriden und digitalen Events
• kostenpflichtige oder kostenlose Tickets, Anzahl der Ticketarten, Zahlung auf Rechnung ja oder nein
• parallele Sessions oder Workshops mit eigener Anmeldung
• die Einlassspitze: wie viele Teilnehmende in der ersten halben Stunde ankommen
• Anzahl der Personen im Team, die mit der Software arbeiten, und ob mehrere Teams oder Mandanten getrennt arbeiten
• Sprachen der Eventseiten und der Kommunikation

Mit diesen Zahlen kannst du die Preismodelle selbst nachrechnen, bevor ein Angebot kommt. Bei Streavent hat der Plan Self Service zum Beispiel keine Grundgebühr und kostet 0,90 € pro Teilnehmer, bis 250 Teilnehmende je Event, und Pro Event kostet 500 € pro Event plus 0,90 € pro Teilnehmer. Die Jahrespläne und alle Zusatzmodule stehen auf der Preisseite von Streavent.

Funktionale Anforderungen entlang der Eventphasen

Die funktionalen Anforderungen ordnest du am besten so, wie ein Event abläuft. Dann sieht jede Person im Team ihren Teil, und Lücken fallen auf. Die Tabelle zeigt je Phase Beispiele, die als prüfbare Anforderung formuliert sind.

• Einladung und Registrierung · Beispiele für Anforderungen: Personalisierte Einladungen an importierte Kontakte; Anmeldeformular mit eigenen Feldern; Warteliste; getrennte Anmeldung für Mitglieder und Gäste
• Ticketing und Rechnung · Beispiele für Anforderungen: Mehrere Ticketarten mit Kontingenten; Rabattcodes; automatische Rechnungen; Zahlung auf Rechnung für Behörden und Verbände
• Kommunikation · Beispiele für Anforderungen: Bestätigungsmails und Erinnerungen, automatisch und nach Teilnehmergruppe; Versand aus der eigenen Absenderdomain
• Programm und Vortragende · Beispiele für Anforderungen: Agenda mit parallelen Tracks; Profile der Vortragenden; ein Portal, über das Vortragende Unterlagen selbst hochladen
• Vor Ort · Beispiele für Anforderungen: Check-in per QR-Code und Namenssuche; Namensschilder beim Check-in drucken; Anwesenheit je Session erfassen
• Event-App und Networking · Beispiele für Anforderungen: Persönliche Agenda auf dem Smartphone; Push-Nachrichten; Terminbuchung zwischen Teilnehmenden
• Sponsoren und Aussteller · Beispiele für Anforderungen: Onboarding über einen Link; Kontingente für Freitickets; Lead-Erfassung am Stand
• Nachbereitung · Beispiele für Anforderungen: Teilnahmebescheinigungen aus der erfassten Anwesenheit; Feedback-Umfrage; Auswertung von Anmeldungen, Umsatz und Check-in-Quote

Nimm nur auf, was du tatsächlich brauchst. Jede Zeile kostet die Anbieter Zeit beim Beantworten und dich Zeit beim Auswerten.

Der Veranstaltungstag

Am Veranstaltungstag zeigt sich, ob eine Eventsoftware trägt, und genau dieser Teil fehlt in allgemeinen Lastenheft-Vorlagen. Im Büro lässt sich fast jede Anforderung nachbessern. Wenn 600 Menschen gleichzeitig vor dem Einlass stehen, geht das nicht mehr.

Frag deshalb ausdrücklich nach diesen Punkten:

• Durchsatz am Einlass: Wie viele Check-ins schafft eine Station in der Minute, und wie viele Stationen empfiehlt der Anbieter für deine Einlassspitze?
• Netz: Was passiert, wenn das Veranstaltungs-WLAN ausfällt oder im Untergeschoss kein Empfang ist? Brauchen Check-in-Geräte und Drucker ein WLAN?
• Namensschilder: Werden sie vorab gedruckt oder beim Check-in? Wessen Drucker sind es, wer liefert Verbrauchsmaterial, und was kostet ein zusätzlicher Drucker?
• Hardware: Stellt der Anbieter Check-in-Geräte, Self-Check-in-Stationen oder Zutrittskontrolle, oder organisierst du das über einen weiteren Dienstleister?
• Support: Ist am Veranstaltungstag jemand erreichbar, auch am Wochenende und am frühen Morgen? Auf welchem Weg, und was kostet Support vor Ort?
• Notfall: Was ist der Plan, wenn ein Gerät ausfällt? Lässt sich die Teilnehmerliste jederzeit exportieren?

Wie du den Einlass selbst planst, steht im Detail auf unserer Seite zum Check-in-Management.

Daten, Integrationen und Datenschutz

In diesen Block gehört alles, was IT und Datenschutz freigeben müssen. Bei den Daten geht es um drei Fragen: Wie kommen bestehende Kontakte in die Software, mit welchen Systemen tauscht sie Daten aus, und wie bekommst du alle Daten wieder heraus, wenn der Vertrag endet?

• Import: Import von Gästelisten aus Excel oder CSV, mit Zuordnung eigener Felder
• Schnittstellen: CRM, Newsletter-Tool, Buchhaltung, Single Sign-on; nenne die Systeme, die ihr heute nutzt
• API: ob eine dokumentierte Schnittstelle nötig ist und in welchem Plan sie enthalten ist
• Export: vollständiger Export aller Teilnehmerdaten in einem gängigen Format, auch nach Vertragsende

Zum Datenschutz: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten deiner Teilnehmenden in deinem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt. Weitere Auftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit deiner Genehmigung hinzuziehen, deshalb gehört die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit ihrem Standort ins Lastenheft.

Frag außerdem nach dem Hosting-Ort, nach Löschfristen und nach Rollen und Rechten im Team. Was eine datenschutzkonforme Eventsoftware sonst ausmacht, beschreibt unser Beitrag zu DSGVO-konformer Eventsoftware.

Bei Zertifizierungen wie ISO 27001 fragst du nach dem Zertifikat selbst und seinem Geltungsbereich. „In Vorbereitung“ und „zertifiziert“ sind zwei verschiedene Antworten, und dein Lastenheft sollte sagen, welche davon dir genügt. Für öffentliche Auftraggeber kommt die Barrierefreiheit dazu: Nach § 121 Abs. 2 GWB sind bei Leistungen, die Menschen nutzen, die Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen zu berücksichtigen, und das betrifft Anmeldeseiten und Event-App gleichermaßen.

Preis, Vertrag und Support

Lass die Anbieter ihren Preis auf dein Mengengerüst rechnen, einschließlich aller Zusatzmodule, die für deine Muss-Anforderungen nötig sind. Eine Grundgebühr sagt wenig, wenn Namensschilder, Sessions, Event-App und Zahlung auf Rechnung einzeln dazukommen. Vergleiche die Gesamtkosten über die geplante Laufzeit.

Zum Vertrag gehören die Laufzeit und die Kündigungsfrist, die Frage, ob pro Event oder pro Jahr abgerechnet wird, und was bei mehr Teilnehmenden als geplant passiert. Beim Support fragst du nach Kanälen und Erreichbarkeit, nach dem Onboarding und danach, ob es eine feste Ansprechperson gibt.

Anforderungen gewichten: Muss, Soll, Kann

Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig, und ein Lastenheft, in dem alles Muss ist, sortiert keinen Anbieter aus. Üblich ist eine Einteilung in drei Stufen, angelehnt an die MoSCoW-Methode:

• Muss: Ohne diese Anforderung kommt der Anbieter nicht infrage. Sie ist ein Ausschlusskriterium.
• Soll: Wichtig, aber durch andere Stärken ausgleichbar. Diese Anforderungen bewertest du.
• Kann: Wünschenswert, entscheidet höchstens bei einem Gleichstand.

Halte die Muss-Anforderungen knapp. Ein guter Prüfstein ist die Frage, ob du ein Event ohne diese Anforderung tatsächlich absagen oder anders organisieren müsstest.

Die Soll-Anforderungen fasst du in Gruppen zusammen und gewichtest sie, bevor die Antworten eintreffen. Wer die Gewichte erst nach den Demos festlegt, läuft Gefahr, sie dem Anbieter anzupassen, der am besten präsentiert hat.

Ein fiktives Beispiel zeigt, wie das aussieht. Ein Verband mit drei Tagungen im Jahr schickt sein Lastenheft an vier Anbieter. Einer fällt heraus, weil er keine Zahlung auf Rechnung anbietet, die im Lastenheft als Muss steht. Die drei übrigen bewertet das Team je Gruppe auf einer Skala von eins bis fünf:

• Registrierung und Ticketing · Gewicht: 25 % · Anbieter A: 4 · Anbieter B: 4 · Anbieter C: 5
• Veranstaltungstag · Gewicht: 30 % · Anbieter A: 3 · Anbieter B: 5 · Anbieter C: 4
• Daten und Integrationen · Gewicht: 15 % · Anbieter A: 5 · Anbieter B: 3 · Anbieter C: 4
• Support · Gewicht: 15 % · Anbieter A: 3 · Anbieter B: 4 · Anbieter C: 4
• Gesamtkosten über drei Jahre · Gewicht: 15 % · Anbieter A: 4 · Anbieter B: 3 · Anbieter C: 2
• Gewichtete Summe · Gewicht: 100 % · Anbieter A: 3,70 · Anbieter B: 4,00 · Anbieter C: 3,95

Anbieter A liegt bei Daten und Integrationen vorn, und doch entscheidet der Veranstaltungstag, weil ihn das Team vorher mit 30 % gewichtet hat. Zwischen B und C liegen nur 0,05 Punkte. In dieser Lage lohnt ein Test mit echten Daten, bevor der Vertrag unterschrieben wird.

Vorlage: Lastenheft für Eventsoftware zum Kopieren

Die folgende Vorlage kopierst du in dein eigenes Dokument. Eckige Klammern markieren, was du ersetzt. Die Anforderungen in den Tabellen sind Beispiele: Streiche, was du nicht brauchst, ergänze, was fehlt, und trage bei jeder Zeile M für Muss, S für Soll oder K für Kann ein. Die letzte Spalte füllt der Anbieter aus.

Lastenheft Eventsoftware: [Name deiner Organisation], Stand [Datum]

1. Ansprechperson und Verfahren

• Ansprechperson: [Vorname Name, Funktion, E-Mail]
• Frist für Rückfragen: [Datum]
• Frist für die Antwort: [Datum]
• Geplante Demos: [Zeitraum]
• Entscheidung bis: [Datum]
• Erstes Event mit der neuen Software: [Name, Datum, Teilnehmende]

2. Ausgangslage

• Wer wir sind: [Organisation, Branche, Größe des Eventteams]
• Unsere Events: [Formate, typischer Ablauf]
• Heute eingesetzte Tools: [z. B. Excel-Gästeliste, Newsletter-Tool, Ticketshop, Druckdienstleister]
• Was heute nicht funktioniert: [konkrete Probleme]

3. Ziele

• [Ziel 1, prüfbar formuliert]
• [Ziel 2, prüfbar formuliert]
• [Ziel 3, prüfbar formuliert]

4. Mengengerüst

• Events pro Jahr, nach Format · Wert: [Anzahl je Format]
• Teilnehmende pro Event, kleinstes und größtes · Wert: [von, bis]
• Anteil vor Ort, hybrid, digital · Wert: [Prozent]
• Ticketarten, kostenpflichtig oder kostenlos · Wert: [Anzahl, Art]
• Parallele Sessions oder Workshops · Wert: [Anzahl]
• Einlassspitze in der ersten halben Stunde · Wert: [Teilnehmende]
• Personen im Team mit Zugang · Wert: [Anzahl]
• Sprachen · Wert: [z. B. Deutsch, Englisch]

5. Funktionale Anforderungen

• F1 · Anforderung: Kontakte werden per Excel- oder CSV-Datei importiert, eigene Felder lassen sich zuordnen. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F2 · Anforderung: Einladungen werden personalisiert versandt, Öffnungen und Anmeldungen sind je Kontakt sichtbar. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F3 · Anforderung: Das Anmeldeformular hat eigene Pflicht- und Zusatzfelder und eine Warteliste. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F4 · Anforderung: Es gibt mehrere Ticketarten mit Kontingenten und Rabattcodes. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F5 · Anforderung: Rechnungen entstehen automatisch, Zahlung auf Rechnung ist möglich. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F6 · Anforderung: Bestätigungsmails und Erinnerungen laufen automatisch, getrennt nach Teilnehmergruppe. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F7 · Anforderung: Die Agenda bildet parallele Tracks ab, Sessions haben eine eigene Anmeldung. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F8 · Anforderung: Vortragende laden Profil und Unterlagen selbst über ein Portal hoch. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F9 · Anforderung: Teilnehmende sehen ihre persönliche Agenda auf dem Smartphone. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F10 · Anforderung: Sponsoren und Aussteller erhalten ein eigenes Onboarding und Kontingente für Tickets. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F11 · Anforderung: Teilnahmebescheinigungen entstehen aus der erfassten Anwesenheit. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F12 · Anforderung: Anmeldungen, Umsatz und Check-in-Quote sind je Event und im Vergleich mehrerer Events auswertbar. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• F13 · Anforderung: Eventseiten und E-Mails lassen sich im eigenen Corporate Design und unter eigener Domain gestalten. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:

6. Anforderungen an den Veranstaltungstag

• V1 · Anforderung: Check-in per QR-Code und per Namenssuche, mit Anwesenheitszahlen in Echtzeit. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V2 · Anforderung: Eine Check-in-Station schafft [Anzahl] Teilnehmende pro Minute; der Anbieter nennt die empfohlene Zahl an Stationen für unsere Einlassspitze. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V3 · Anforderung: Check-in und Namensschilddruck funktionieren ohne Veranstaltungs-WLAN. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V4 · Anforderung: Namensschilder werden beim Check-in gedruckt; Drucker, Verbrauchsmaterial und Kosten je zusätzlichem Drucker sind im Angebot genannt. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V5 · Anforderung: Die Anwesenheit wird je Session erfasst. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V6 · Anforderung: Am Veranstaltungstag ist der Support ab [Uhrzeit] erreichbar, über [Telefon / Chat / vor Ort]. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• V7 · Anforderung: Die Teilnehmerliste lässt sich jederzeit exportieren, auch am Veranstaltungstag. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:

7. Daten, Integrationen und Datenschutz

• D1 · Anforderung: Der Anbieter schließt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D2 · Anforderung: Hosting-Ort und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standort liegen dem Angebot bei. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D3 · Anforderung: Rollen und Rechte lassen sich je Person im Team vergeben; Anmeldung per Single Sign-on. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D4 · Anforderung: Anbindung an [CRM / Newsletter-Tool / Buchhaltung]; der Anbieter nennt, in welchem Plan. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D5 · Anforderung: Eine dokumentierte API steht zur Verfügung; der Anbieter nennt, in welchem Plan. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D6 · Anforderung: Alle Daten lassen sich vollständig exportieren, auch nach Vertragsende. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D7 · Anforderung: Löschfristen für Teilnehmerdaten lassen sich festlegen. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D8 · Anforderung: Anmeldeseiten und Event-App sind barrierefrei; der Anbieter nennt den Standard. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• D9 · Anforderung: [Zertifizierung, z. B. ISO 27001]: Zertifikat und Geltungsbereich liegen vor. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:

8. Preis, Vertrag und Support

• P1 · Anforderung: Preis gerechnet auf unser Mengengerüst, mit allen Zusatzmodulen, die für die Muss-Anforderungen nötig sind. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• P2 · Anforderung: Gesamtkosten über [Anzahl] Jahre. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• P3 · Anforderung: Abrechnung pro Event oder pro Jahr; Laufzeit und Kündigungsfrist. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• P4 · Anforderung: Kosten, wenn mehr Teilnehmende kommen als geplant. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• P5 · Anforderung: Onboarding für das Team, mit Umfang und Dauer. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:
• P6 · Anforderung: Supportkanäle und Erreichbarkeit außerhalb des Veranstaltungstags; feste Ansprechperson ja oder nein. · M/S/K: · Antwort des Anbieters:

9. Abnahme

• Demo mit unserem eigenen Szenario: [Event, Ablauf, Daten]
• Testphase oder Testevent: [Umfang, Zeitraum]
• Probe-Check-in mit [Anzahl] Personen und unserer Hardware-Ausstattung vor Ort
• Referenz eines Kunden mit ähnlichem Eventformat: [ja / nein]

Häufige Fehler im Lastenheft

Viele Schwächen eines Lastenhefts fallen erst beim Auswerten der Antworten auf. Diese fünf Fehler machen die Antworten unvergleichbar oder führen zur falschen Wahl.

1. Eine Lösung statt einer Anforderung. „Wir brauchen eine App“ schließt Anbieter aus, deren Web-App dasselbe leistet. Beschreibe, was Teilnehmende oder dein Team tun können sollen.
2. Die Funktionsliste eines Anbieters abgeschrieben. Wer die Feature-Seite seines Favoriten als Lastenheft verschickt, bekommt von diesem Anbieter lauter Ja und von allen anderen lauter Teilweise. Die Entscheidung ist dann gefallen, bevor verglichen wurde.
3. Kein Mengengerüst. Ohne Zahlen zu Events und Teilnehmenden rechnet jeder Anbieter mit eigenen Annahmen, und die Preise lassen sich nicht vergleichen.
4. Alles ist Muss. Wenn jede Zeile ein Ausschlusskriterium ist, erfüllt am Ende kein Anbieter alles, und das Team entscheidet doch nach Gefühl.
5. Der Veranstaltungstag fehlt. Registrierung und E-Mails lassen sich in jeder Demo gut zeigen. Einlass, Druck und Support am Eventtag zeigen sich erst im Test, deshalb gehören sie ins Lastenheft und in die Abnahme.

Häufige Fragen zum Lastenheft für Eventsoftware

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft schreibst du als Auftraggeber: Es beschreibt, was die Software leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter als Antwort darauf: Es beschreibt, wie er deine Anforderungen umsetzt. Bei gemieteter Eventsoftware antworten Anbieter häufig mit einem Angebot und einer beantworteten Anforderungsliste.

Wer schreibt das Lastenheft für eine Eventsoftware?

Die Person, die die Events verantwortet, meist der Eventmanager oder die Veranstaltungsleitung. IT, Datenschutz, Einkauf und Buchhaltung steuern ihre Anforderungen bei, bevor das Lastenheft an Anbieter geht.

Wie lang sollte ein Lastenheft für Eventsoftware sein?

So lang, dass jede Anforderung einmal und prüfbar darin steht. Die Vorlage auf dieser Seite passt auf wenige Seiten. Ein Lastenheft, das Anbieter nicht vollständig beantworten, ist zu lang oder zu unklar formuliert.

Brauche ich für eine öffentliche Ausschreibung ein Lastenheft?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte verlangt § 121 GWB eine Leistungsbeschreibung, die eindeutig und für alle Bieter gleich verständlich ist. Ein Lastenheft nach dieser Vorlage ist dafür eine gute Grundlage. Welche Form deine Vergabestelle erwartet und welche Regeln unterhalb der Schwellenwerte gelten, klärst du mit ihr.

Kann ich die Vorlage für Kongresse, Tagungen und Firmenevents nutzen?

Ja. Die Blöcke gelten für jedes Format; was sich ändert, sind die Zeilen. Für Kongresse kommen oft Anforderungen an mehrtägige Programme, Akkreditierung und Teilnahmebescheinigungen dazu, die unser Guide zur Eventmanagement-Software für Kongresse und Tagungen im Einzelnen beschreibt.

Vom Lastenheft zur Entscheidung

Mit dem fertigen Lastenheft kürzt du deine Longlist auf drei bis fünf Anbieter, schickst ihnen das Dokument mit einer Frist und wertest die Antworten nach deiner Gewichtung aus. Danach kommen die Demos, und zwar mit deinem eigenen Szenario statt einer Standardpräsentation. Wie du diese Schritte im Einzelnen gehst, beschreibt unser Event-Plattform-Vergleich.

Streavent beantwortet ein Lastenheft wie jeder andere Anbieter: Zeile für Zeile, mit Plan und Preis. Einige Antworten kennst du vorab.

Kontakte importierst du in jedem Plan per CSV. Die API gibt es als API Basic ab dem Plan Starter und als Open API ab Growth. Die Drucker sind unsere eigene Hardware, verbinden sich über Mobilfunk (LTE) und brauchen kein WLAN vor Ort: eine Steckdose genügt. Das Hosting liegt in Deutschland, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommst du in jedem Plan auf Anfrage, und die Pläne pro Event haben keine Mindestlaufzeit.

Genauso offen sagen wir, wo die Grenzen liegen. In den Plänen Self Service und Pro Event gibt es keine API. Die Zertifizierung nach ISO 27001 ist in Vorbereitung. Steht ein gültiges Zertifikat in deinem Lastenheft als Muss, erfüllt Streavent diese Zeile heute nicht.

Wenn du dein Lastenheft fertig hast, bring es zur Demo mit. Wir gehen deine Muss-Anforderungen am Beispiel deines nächsten Events durch, zeigen den Check-in und den Druck der Namensschilder im Ablauf und rechnen das Angebot auf dein Mengengerüst: Demo buchen.