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Konferenz, Webinar oder virtuelles Teambuilding: Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch die Planung deines digitalen Events, von Konzept und Technik bis zum Follow-up.
Ein digitales Event planst du in sechs Schritten: Ziel, Zielgruppe und Format festlegen, eine Plattform wählen, das Programm auf Beteiligung auslegen, früh vermarkten, die Technik mit allen Mitwirkenden testen und nach dem Event nachfassen. Für ein Webinar reichen meist vier bis sechs Wochen Vorlauf. Für eine virtuelle Konferenz mit mehreren Sessions solltest du mindestens drei Monate einplanen.
Dieser Leitfaden geht die sechs Schritte der Reihe nach durch. Sind Teile deines Publikums vor Ort, lies zusätzlich den Leitfaden zu hybriden Events.
Buche eine Demo und sieh, wie Streavent dein digitales Event von der Anmeldung bis zur Aufzeichnung auf einer Plattform abbildet.
Ein digitales Event scheitert selten an der Technik. Es scheitert meistens daran, dass die Zielgruppe nicht klar definiert war, der Content zu lang und zu passiv war oder das Marketing zu spät gestartet hat.
Die gute Nachricht: Alle drei Probleme lassen sich mit der richtigen Vorbereitung vermeiden. Wenn du die folgenden sechs Schritte konsequent durchgehst, hast du die Basis für ein Event, das deine Teilnehmenden in Erinnerung behalten.
Bevor du irgendeine Plattform öffnest oder einen Termin blockierst, beantworte eine einzige Frage: Was soll nach dem Event anders sein?
Drei klassische Ziele bei digitalen Events:
Sobald das Ziel klar ist, folgt die Zielgruppe. Wer genau soll teilnehmen? Was erwartet diese Person von einem digitalen Event? Was macht sie unaufmerksam? Und was hält sie von der ersten bis zur letzten Folie dabei?
Diese Fragen klingen selbstverständlich, werden aber in der Praxis oft übersprungen. Das rächt sich spätestens beim Content-Plan und bei der Plattformwahl.
Aus Ziel und Zielgruppe ergibt sich das Format. Ein Webinar passt, wenn eine Person Wissen an viele weitergibt, etwa bei einer Produktvorstellung oder einer Schulung. Eine virtuelle Konferenz mit mehreren Sessions, Vortragenden und Networking passt, wenn sich deine Teilnehmenden auch untereinander austauschen sollen. Sitzen einige vor Ort, während andere sich zuschalten, planst du ein hybrides Event, und das stellt eigene Anforderungen an Technik und Moderation.
Die Plattform ist das Fundament. Sie bestimmt, was technisch möglich ist, wie deine Teilnehmenden das Event erleben und wie viel Aufwand du beim Setup hast.
Für einfache interne Formate reicht ein Videokonferenz-Tool wie Zoom oder Teams. Sobald dein Event größer, professioneller oder nach außen gerichtet ist, brauchst du mehr.
Eine dedizierte Event-Plattform bietet dir unter anderem:
Mit Streavent planst du digitale und hybride Events auf einer Plattform: Anmeldeseite, Event-App, Streaming, Check-in und Analytics laufen zusammen. Kein Tool-Wirrwarr, kein Datenverlust zwischen den Systemen.
Ob dir eine reine Streaming-Plattform reicht oder ob sich eine All-in-One-Lösung lohnt, zeigt der Beitrag „Digitale Event-Plattform oder All-in-One-Lösung?“.
Alle Funktionen der digitalen Event-Plattform ansehen
Content ist das, wofür deine Teilnehmenden sich angemeldet haben. Und gleichzeitig der häufigste Grund, warum sie nach zwanzig Minuten anfangen, ihr Handy zu checken.
Das größte Problem bei digitalen Events: Zu lange, zu passive Vorträge. Wer 90 Minuten zuhört, ohne selbst etwas zu tun, ist oft lange vor dem Ende mit den Gedanken woanders.
Was du dagegen tun kannst:
Hauptvorträge kürzen. Streiche alles, was nicht direkt zum Ziel des Events beiträgt. 20 präzise Minuten wirken besser als 50 Minuten mit Füllinhalten.
Breakout-Sessions einbauen. Kleine Gruppen, konkretes Thema, Diskussion oder gemeinsames Arbeiten. Wer mitdiskutiert, muss mitdenken und bleibt deshalb bei der Sache.
Live-Umfragen und Q&A nutzen. Eine kurze Abstimmung etwa alle 20 Minuten holt das Publikum zurück ins Geschehen. Fragen aus dem Publikum während des Vortrags zu beantworten wirkt authentischer als ein Block am Ende.
Ohne Anmeldungen gibt es kein Event. Das klingt banal, wird aber in der Planung trotzdem oft zu spät angegangen. Starte dein Marketing früh genug, damit du nicht eine Woche vor dem Event mit leerer Teilnehmerliste dasitzt.
Die Kanäle, die in der Praxis am besten funktionieren:
Wichtig bei jedem Kanal: Sag klar, welchen konkreten Nutzen die Teilnehmenden mitnehmen. „Melde dich an“ ist kein Argument. „Nach diesem 45-minütigen Webinar weißt du, wie du den Einlass für 300 Teilnehmende planst“ schon.
Eine technische Panne beim digitalen Event ist nicht wie ein Beamer, der bei einem Vor-Ort-Event kurz spinnt. Online bedeutet eine ernste Panne im schlimmsten Fall: Event vorbei.
Deswegen gilt: Teste alles, bevor es live geht.
Checkliste für die technische Vorbereitung:
Lieber einen halben Tag für den Testlauf einplanen als während des Events improvisieren.
Nach dem Event ist vor dem Event. Was du jetzt tust, bestimmt, ob dein nächstes digitales Event besser wird.
Feedback einholen direkt im Anschluss oder spätestens 24 Stunden danach. Eine kurze Umfrage mit drei bis fünf Fragen reicht. Was hat gefallen? Was würden die Teilnehmenden ändern? Würden sie das nächste Event weiterempfehlen?
Die Teilnehmenden sind in der Regel offen und ehrlich, vor allem wenn du klar fragst und nicht fünfzehn Pflichtfelder verlangst.
Materialien bereitstellen. Schick den Teilnehmenden im Follow-up die Präsentationsfolien, die Aufzeichnung oder eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Das verlängert den Wert des Events über den Tag hinaus und stärkt die Bindung.
Bedanke dich. Eine kurze persönliche E-Mail oder eine Nachricht über die Event-App kostet wenig und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
Mit Streavent verschickst du Dankes-E-Mails und die Feedback-Umfrage aus derselben Plattform, über die schon die Anmeldung lief. Die Aufzeichnungen stellst du in der Medienbibliothek bereit.
Viele Eventmanager jonglieren beim Planen digitaler Events mit mehreren Tools gleichzeitig: eines für die Anmeldeseite, ein anderes für den Stream, ein drittes für die App, ein viertes für die Auswertung. Das kostet Zeit, erzeugt Datenverluste und macht die Vorbereitung unnötig komplex.
Streavent bündelt alles auf einer Plattform:
Erstelle dein erstes digitales Event kostenlos oder buche eine Demo, um zu sehen, wie Streavent in deinen Workflow passt.
Digitale Events planen ist kein Hexenwerk, wenn du strukturiert vorgehst. Die sechs Schritte im Überblick:
Wenn du diese Schritte konsequent umsetzt, hast du die Grundlage für ein digitales Event, das deine Teilnehmenden begeistert und deine Ziele erreicht.
Jetzt kostenlos Event erstellen oder Demo buchen und dein nächstes digitales Event mit Streavent planen.
Wie lange im Voraus sollte ich mit der Planung beginnen?Für kleinere Webinare reichen vier bis sechs Wochen Vorlauf. Für größere Konferenzen oder mehrstufige Formate plane mindestens drei Monate ein, damit die Vermarktung, die Abstimmung mit den Vortragenden und die Technik nicht unter Zeitdruck leiden.
Welche Plattform eignet sich für digitale Events?Das hängt von deinem Format ab. Für interne Meetings bis 50 Personen reicht ein Videokonferenz-Tool. Für professionelle B2B-Events mit Anmeldung, Branding, Interaktion und Auswertung brauchst du eine dedizierte Event-Plattform wie Streavent.
Wie halte ich die Aufmerksamkeit bei digitalen Events hoch?Kurze, präzise Hauptvorträge kombiniert mit interaktiven Breakout-Sessions, Live-Umfragen und Q&A. Wer zwischendurch selbst gefragt ist, hört aufmerksamer zu.
Was gehört zum Follow-up nach einem digitalen Event?Feedback-Umfrage innerhalb von 24 Stunden, Dankesnachricht an die Teilnehmenden sowie Materialien wie Folien und Aufzeichnung. Wer das strukturiert macht, baut eine Basis für das nächste Event.
Wie vermeide ich technische Probleme beim digitalen Event?Plane einen vollständigen Testlauf mit allen Vortragenden ein, prüfe Mikrofon, Kamera und Internetverbindung, richte eine Backup-Verbindung ein und stelle technischen Support für die Laufzeit des Events sicher.
Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen und einem hybriden Event?Bei einem digitalen Event nehmen alle online teil. Bei einem hybriden Event sitzt ein Teil des Publikums vor Ort und der andere schaltet sich zu. Du planst also beides: Einlass und Technik im Saal ebenso wie Stream und Interaktion für alle, die online dabei sind. Wie das gelingt, zeigt der Leitfaden zu hybriden Events.
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