Warum Event Emails so wichtig sind
In diesem Blogartikel möchte ich euch einen Einblick geben, welche E-Mails ich rund um die Planung und Durchführung eines Events als unerlässlich empfinde. Wenn es darum geht, ein Event erfolgreich zu organisieren, ist eine gut durchdachte E-Mail-Kommunikation das A und O. Je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger Arbeit entstehen während der Veranstaltung.
Sie bekommen auch eine Vorlage für jede Art von Mail, die Sie direkt in ihrem Event einsetzen können.
Wir empfehlen die Event Emails direkt mit dem eigenen CRM System, einem speziellen Mailing System oder direkt in unserer Software zu versenden. Alle Emails können so perfekt vorbereitet und der Zeitpunkt des Versendens vorab festgelegt werden. So spart man sich sehr viel Zeit und sorgt für einen professionellen Ablauf.
Durch eine durchdachte und effektive Email-Kommunikation kann ich die Teilnehmerbindung erhöhen, das Event erfolgreich gestalten und sicherstellen, dass möglichst viele angemeldete Personen auch tatsächlich erscheinen. Hier sind die wichtigsten Punkte nochmal zusammengefasst:
Sinkender Supportaufwand und steigende Zufriedenheit
Durch klare und präzise Emails stelle ich sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Agenda des Events rechtzeitig erhalten. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass sowohl der Veranstalter, als auch die Teilnehmer gut vorbereitet sind. So sinkt der Support Aufwand und die Zufriedenheit der Teilnehmer steigt.
Erinnerungen und Engagement
Ich versende regelmäßig Erinnerungen per Email, um das Event im Bewusstsein der Teilnehmer präsent zu halten. Dies erhöht nicht nur das Engagement, sondern hält auch das Interesse am Event aufrecht.
Persönliche Ansprache
Mit einer personalisierten Ansprache in den Emails möchte ich eine Beziehung zu den Teilnehmern aufbauen und Ihnen das Gefühl geben, dass Ihre Anwesenheit geschätzt wird. Dies ist besonders wichtig, um eine loyale Teilnehmerbasis aufzubauen.
No-Show Rate Reduzierung
Regelmäßige Emails helfen die No-Show Rate, also die Quote der Teilnehmer, die sich registrieren oder eingeladen wurden aber nicht teilnehmen, zu verringern. Das ist wohl der wichtigste Punkt von allen. Der Horror für jeden Event Manager ist es, wenn bei einem Event wesentlich weniger Teilnehmer auftauchen als angenommen.
Professionalität und Markenimage
Professionell gestaltete und gut durchdachte Emails tragen zum positiven Markenimage bei und vermitteln Teilnehmern sowie Sponsoren, dass das Event gut organisiert ist. Der Faktor ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gerade bei kostenpflichtigen Events oder kostenlosen Marketing Events ist die Außenwahrnehmung besonders relevant.
Alle Email Vorlagen im Überblick
- Save-the-Date
- Offizielle Einladung
- Einladungs-Reminder
- Registrierungsbestätigung
- Event-Reminder
- Speaker-Informationen
- Sponsor-Informationen und Onboarding
- Aussteller-Informationen und Onboarding
- Kurzfristige wichtige Information vor dem Event
- Tagesaktuelle Updates
- Feedback-Anfragen
- Dankes-Email
- Highlights, Links und Zusammenfassung
- Hinweise auf zukünftige Events
Hier sind die verschiedenen Arten von E-Mails, die ich in meiner Eventplanung immer einsetze. Es lassen sich natürlich auch Mails zusammenfassen und es können auch einzelne weggelassen werden. Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen für jede Mail eine passende Vorlage zu haben, auf der Sie aufbauen können.
Kopieren Sie sich gerne den Text direkt aus dem Artikel und verwenden Sie ihn weiter. Die Wörter in den geschweiften Klammern sind Platzhalter. Hier können Sie ihre individuellen Informationen einfügen. Alle Informationen zu Teilnehmern können in der Streavent Software automatisch aus der Teilnehmerliste ausgelesen und in der Mail verwendet werden. Die Platzhalter werden dann automatisch ausgefüllt. Achten Sie nur darauf, dass die Platzhalter richtig benannt sind.
WICHTIG: Die Emails sind alle so allgemein gehalten, dass Sie sowohl als Vorlage für vor-Ort, hybride als auch virtuelle Veranstaltungen geeignet sind. Sie können der Vorlage je nach Anwendungsfall natürlich noch ausführlicher gestalten.
Emails vor dem Event
1. Save-the-Date
Eines der ersten Dinge, die ich mache, ist, meine potenziellen Teilnehmer frühzeitig über das Datum des Events zu informieren. Eine einfache "Save-the-Date"-E-Mail stellt sicher, dass sich alle den Termin freihalten können. Zu diesem Zeitpunkt muss auch noch nicht viel mehr feststehen als das Thema der Veranstaltung und wann sie stattfinden wird.
Vorlage: Save the date
2. Offizielle Einladung
Sobald alle Details feststehen, verschicke ich die offizielle Einladung. Diese E-Mail enthält alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und die Agenda. Falls die Agenda noch nicht genau feststeht, reicht es auch das Thema etwas näher zu erläutern und ggf. spannende Speaker zu erwähnen. Natürlich fehlen auch die Anmeldeinformationen nicht, damit sich alle problemlos registrieren können. Der Link zur Registrierung sollte also ebenfalls Bestandteil sein.
Die Einladung gestalte ich außerdem immer persönlich und spreche die Eingeladenen mit ihrem Namen an. Diese Informationen bekomme ich direkt auf Basis der Liste der einzuladenden Teilnehmer. Wird die Veranstaltung öffentlich beworben, kann die Mail natürlich auch allgemeiner gehalten werden.
In jedem Fall ist es wichtig, dass der Empfänger der Einladung sofort den Mehrwert des Events versteht und so das Interesse geweckt wird. Das können z.B. das vermittelte Wissen, besonders spannende Speaker, die Networkingmöglichkeiten, das wichtigste Event der Branche oder anderes sein.
Vorlage: Offizielle Einladung
3. Einladungs-Reminder
Nicht alle Eingeladenen registrieren sich direkt nach der offiziellen Einladung für das Event. Eventuell ist die Mail untergegangen, derjenige war währenddessen im Urlaub oder es war einfach nicht die wichtigste Email an dem Tag. Deshalb bietet es sich an eine oder sogar mehrere Reminder Emails an die Eingeladenen zu versenden.
Das Prinzip ähnelt dem im Vertrieb. Sie senden einfach eine oder mehrere Reminder Emails an die Eingeladenen heraus, bis diese sich für das Event angemeldet haben. Die Reminder Email sollte 1-2 Wochen nach der offiziellen Einladung versendet werden. Die folgenden Reminder Mails sollten maximal alle 2 Wochen versendet werden.
In den Reminder E-Mails können Sie natürlich noch zusätzliche Incentivierungen schaffen. Dazu eignen sich Rabattcodes für die Tickets oder spezielle Vorteile beim Event. Sie können aber auch den Druck erhöhen, indem Sie einen Countdown bis zum Event in Kombination mit den noch verfügbaren Plätzen anzeigen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.
Vorlage: Reminder Offizielle Einladung (standard)
Vorlage: Reminder Offizielle Einladung (spezial)
4. Registrierungsbestätigung
Sobald sich ein "Eingeladene/r" erfolgreich registriert hat, sende ich eine Bestätigungsmail. Darin bestätige ich den Erhalt der Anmeldung und gebe eventuell zusätzliche Informationen oder Anweisungen weiter. So weiß der Teilnehmer, dass alles geklappt hat und erhält nochmal alle Informationen kompakt in einer Email. Die Streavent Software versendet die Bestätigungsmail automatisch nach der erfolgreichen Registrierung.
Falls der Teilnehmer noch etwas für das Event vorbereiten muss, sollte das in der Bestätigungsmail angesprochen werden. Sollen die Teilnehmer einer vor Ort Veranstaltung z.B. unbedingt ihren Laptop mitbringen, ist hier der Zeitpunkt gekommen das erste Mal darauf hinzuweisen.
Weitere Beispiele für wichtige Informationen in der Registrierungsbestätigung sind:
- Anreisemöglichkeiten, Parkmöglichkeiten und eventuelle Shuttle-Services
- Detaillierte Agenda des Events
- Speakerübersicht
- Auswahl an Ausstellern oder Sponsoren
- Wichtige Links zu relevanten Seiten
- Zusammenfassung der "Spezial-Antworten" der Registrierung. Z.B. welche Workshops gebucht wurden oder welches Essen bestellt wurde.
Vorlage: Registrierungsbestätigung (einfach)
Vorlage: Registrierungsbestätigung (ausführlich)
Vorlage: Registrierungsbestätigung (mit Login Link)
5. Event-Reminder
Einige Tage vor dem Event erinnere ich die Teilnehmer noch einmal an das bevorstehende Ereignis. Diese E-Mail enthält meist letzte Details und wichtige Hinweise.
Je nach Event kann man natürlich auch mehrere Reminder Emails versenden.
Die Reminder Mails helfen dabei die No-Show Rate zu senken. So bleibt das Event kontinuierlich im Gedächtnis und es wird weniger wahrscheinlich, dass angemeldete Teilnehmer nicht auftauchen. Falls es wenig verfügbare Plätze gibt, kann man hier auch nochmal darauf hinweisen, dass man sich wieder abmelden soll, um die Plätze nicht für andere zu blockieren.
Vorlage: Reminder (einfach)
Vorlage: Reminder (inkl. Erinnerung Abmeldung)
6. Speaker-Informationen
Für unsere Sprecher stelle ich immer spezielle Informationen zusammen. Dazu gehören Details zu ihren Präsentationen, der Technik-Check, ihr Zeitfenster sowie weitere spezifische Anweisungen.
Typische zusätzliche Hinweise wären die Bitte um das Ausfüllen des Speakerprofils, die Bereitstellung eines Profilbilds für die Agenda, die Präsentation im PDF Format oder das Verwenden eines bestimmten Speakerhintergrunds im Videocall.
Auch hier kann es sich anbieten noch eine zusätzliche Reminder Email zu erstellen. Gerade bei Events mit sehr vielen Speakern bietet sich das an, da viele Speaker sich nicht ordentlich vorbereiten und dann für Chaos am Eventtag sorgen.
Vorlage: Informationen für Speaker (vor Ort)
Vorlage: Informationen für Speaker (online)
7. Sponsor-Informationen und Onboarding
Auch unsere Sponsoren erhalten detaillierte Informationen. Hierzu zählen Details zu ihren Sponsorenpaketen, Aufbaumöglichkeiten und welche Werbematerialien sie bereitstellen können.
Wird unsere Event Plattform oder Event App verwendet, sollten alle Hinweise für die Erstellung von Sponsoreninhalten (z.B. Grafiken) in der Mail enthalten sein.
Vorlage: Informationen für Sponsoren
Vorlage: Reminder für Sponsoren
8. Aussteller-Informationen und Onboarding
Ähnlich zu den Sponsoren sollten auch Aussteller detaillierte Informationen erhalten. Die Mail kann dabei sehr ähnlich zu der Sponsorenmail gehalten werden.
Wird unsere Event Plattform oder Event App verwendet, sollte hier auch das Onboarding und alle Hinweise zum Erstellen des Ausstellerstands hinterlegt werden.
Vorlage: Onboarding für Aussteller (allgemein)
Vorlage: Onboarding für Aussteller (Mobile Event App)
Vorlage: Onboarding für Aussteller (Digitale Event Plattform)
Vorlage: Reminder für Aussteller
9. Kurzfristige wichtige Information vor dem Event
Kurz vor dem Event können sich kurzfristige und ungeplante Änderungen ergeben. Falls sich z.B. die Location aufgrund des Wetters oder der Link zur Event Plattform ändert, sollte das unbedingt sofort mitgeteilt werden.
Vorlage: Wichtige Info kurz vor dem Event
Emails während dem Event
10. Tagesaktuelle Updates
Während des Events selbst halte ich alle Teilnehmer mit tagesaktuellen Updates auf dem Laufenden. Falls es kurzfristige Änderungen gibt, informiere ich alle schnellstmöglich per E-Mail.
Falls Sie unsere Digitale Event Plattform oder Mobile Event App nutzen, können sie die Updates natürlich auch einfach über unsere Push Notifications mitteilen.
Vorlage: Tagesaktuelles Update
Vorlage: Highlights vom heutigen Event Tag
Emails nach dem Event
11. Feedback-Anfragen
Nach dem Event ist es mir wichtig, Feedback zu sammeln. Daher bitte ich die Teilnehmer in einer E-Mail, mir ihre Meinung mitzuteilen, damit ich zukünftige Veranstaltungen noch besser planen kann.
Auch hier lässt sich das Feedbackformular direkt in der Virtuellen Event Plattform oder Mobilen Event App einbauen. Ist das Feedback besonders wichtig, würde ich aber noch eine zusätzliche Mail versenden oder nochmal in der Dankes-Email darauf hinweisen.
Vorlage: Feedback zum Event
12. Dankes-Email
Sich zu bedanken, ist ein Muss. Ich schicke eine Dankes-E-Mail an alle Teilnehmer, Sprecher und Sponsoren und bedanke mich für ihre Teilnahme und Unterstützung.
Vorlage: Danke für die Teilnahme (kurz)
Vorlage: Danke für die Teilnahme (lang)
13. Highlights, Links und Zusammenfassung
Oft verschicke ich auch eine Zusammenfassung des Events. Darin enthalten sind die wichtigsten Erkenntnisse oder Highlights sowie Links zu Präsentationen oder Videos.
Vorlage: Highlights, Links und Zusammenfassung
14. Hinweise auf zukünftige Events
Zum Schluss informiere ich meine Teilnehmer über zukünftige Events oder relevante Angebote und Ressourcen. So bleibt die Kommunikation auch nach dem Event lebendig.
Wenn Sie einen Newsletter haben, lässt sich hier auch darauf hinweisen.
Vorlage: Hinweise auf zukünftige Events
Fazit
Ich hoffe, diese Vorlagen helfen Ihnen bei der Planung der nächsten Veranstaltung. Mit der richtigen E-Mail-Kommunikation wird jedes Event ein Erfolg!
