In einer Welt, in der digitale Events immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist die richtige Planung entscheidend für den Erfolg. Ob du eine Konferenz, ein Webinar oder ein virtuelles Teambuilding-Event organisierst, die Herausforderung bleibt die gleiche: “Wie sorge ich dafür, dass mein Event reibungslos abläuft und die Teilnehmer begeistert sind?”

In diesem Blog-Beitrag zeige ich dir ein paar kurze Tipps, wie du ein digitales Event von der Idee bis zur Nachbereitung erfolgreich gestaltest. Lass uns direkt einsteigen:

Ziele und Zielgruppe definieren

Wie du sicherlich weißt, ist der erste Schritt eines jeden erfolgreichen Events, die Planung. Zu der Planung gehört die Festlegung klarer Ziele. Also solltest du dir die Frage stellen: “Was möchte ich mit meinem Event erreichen?” Zum Beispiel:

• Möchte ich ein Produkt vorstellen?
• Möchte ich mein Netzwerk fördern (oder das meines Teams/meines Unternehmens)?
• Oder möchte ich meiner Zielgruppe etwas beibringen (damit sie danach genug geschult sind, um etwas von mir zu kaufen)?

Sobald du deine Ziele definiert hast, solltest du noch festhalten, wer überhaupt bei dem Event teilnehmen wird. Also deine Zielgruppe. Denn auch wenn sich die Technologie stetig verändert, ändert sich eine Sache nie: Um ein richtig gutes Event zu veranstalten, musst du deinen Teilnehmer so gut wie möglich verstehen!

Verstehe also, wer dein Teilnehmer ist und was er von dem Event erwartet. Das wird nicht nur deine Inhalte und die Ansprache bestimmen, sondern auch die Auswahl der Technologie/Plattform beeinflussen. Und das ist der nächste Punkt:

Die richtige Plattform für dein digitales Event wählen

Die Auswahl der richtigen Event-Plattform kann den Unterschied zwischen Tag und Nacht machen. Wenn du ein möglichst einfaches digitales Event veranstalten willst, könnte ein Zoom-Meeting ausreichen. Doch wenn es aufwendiger wird, dann solltest du auf eine Event Plattform zurückgreifen. Diese bietet dir dann Funktionen wie:

Live-Streaming

Für Echtzeit-Interaktion und höhere Engagement-Raten. (Wenn du dich fragst, was ein Livestream ist, dann haben wir das hier in dem Blog-Beitrag erklärt: Was ist ein Livestream?)

Interaktive Tools

Umfragen, Q&A-Sessions und Live-Chats können deine Teilnehmer mehr einbinden.

Sponsoren

Mit einer Event Plattform kannst du deine Sponsoren oder Partner gut darstellen.

Je nachdem wir umfangreich dein digitales Event ist, kannst du dann auf deine gewünschte Plattform zurückgreifen.

Content is King

Ein digitales Event (wie jedes andere Event) lebt von seinem Inhalt. Plane deswegen deine Inhalte strategisch und stelle sicher, dass sie wertvoll und ansprechend für deine Zielgruppe sind.

Umso wichtiger ist, dass du den ersten Schritt, mit der Zielgruppen-Definition, gut ausgeführt hast. Denn nun weißt du, wer dein Teilnehmer ist und was er von deinem Event erwartet.

Auch wenn dieser Schritt aufwendig ist, lohnt es sich, hier die extra Meile zu gehen. Denn der Inhalt des Events sorgt dafür, dasss deine Teilnehmer konzentriert dabei bleiben und nicht schon nach paar Minuten ihren Kopf ausschalten oder die Zeit am Handy verbringen (was ein echt großes Problem bei digitalen Events darstellt).

Also, was kannst du jetzt genau tun?

Du kannst die ganze Länge des Hauptvortrages etwas kürzen, sodass wirklich nur relevante Inhalte gezeigt werden. Mit der gewonnen Zeit kannst du dann deinen Fokus auf Workshop-Räume oder Breakout-Sessions legen. Diese sind interaktiver für deine Teilnehmer. Dadurch sorgst du für mehr Aufmerksamkeit und der Teilnehmer lernt mehr von dem Event, als wenn er nur zuhören würde.
Siehe hierzu die Pyramide des Lernens:


Quelle Timely

Auch live-Umfragen und Auswertungen sind ein beliebtes Tool für mehr Interaktion bei den Teilnehmern.

Wenn sehen willst, wie all diese Funktionen in der Event-Plattform aussehen, dann schau dir hier meinen dazugehören Blog-Beitrag an: Funktionen einer Event Plattform.

Digitales Event vermarkten

Ohne Teilnehmer gibt es kein Event. So viel steht fest. Das heißt, dass deine nächste Aufgabe ist, dass du Teilnehmer für dein Event anwirbst.

Nutze dafür mehrere Kanäle, um dein digitales Event zu bewerben. Am besten funktionieren meist:

• E-Mail-Marketing (am besten an eine Liste an Kontakten, die Interesse an einem ähnlichen Event gezeigt haben)
• Vorhandene Reichweite auf Social Media Accounts
• Bezahlte Werbeanzeigen (meist ebenfalls auf Social Media)
• Kooperationen mit Influencern (in dem Bereich) oder anderen Unternehmen

All dies könnten effektive Wege sein, deine Zielgruppe zu erreichen. Wichtig ist, dass du sie im ersten Schritt richtig definiert hast. Und bei deinem Marketing klar beschreibst, wie Teilnehmer von dem Event profitieren werden.

Technische Vorbereitung für dein digitales Event

Das schlimmste, was dir während deinem digitalen Event passieren kann, ist eine technische Panne. Weil dann ist erstmal Schluss mit dem Event.

Bei vor-Ort Events gibt es verschiedene Fallback-Methoden, doch online sieht es erstmal schwierig aus. Deswegen ist es von extremer Bedeutung, dass du eine technische Panne vermeidest. Teste dafür alle technischen Systeme vorab gründlich.

Führe mindestens einen kompletten Testlauf durch (wenn mehrere Personen mitmachen, mit denen auch), um sicherzustellen, dass Mikrofone, Kameras und die Internetverbindung funktionieren.

Im Optimalfall sorgst du auch noch für einen technischen Support während deinem Event. Nur für den Fall. Lieber haben und nicht brauchen, als brauchen und nicht haben!

(Nicht vergessen:) Feedback und Follow-up nach deinem digitalen Event

Wie heißt es so schön: “Nach dem Event ist vor dem Event”. Halte dich also gerne an diesen Rat und sammle (unbedingt) Feedback nach deinem Event. Nur so hast du die Möglichkeit deine Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern und damit noch besser deine Ziele zu erreichen.

Feedback sammelst du am besten durch Umfragen oder (wenn es geht) direkte Kommunikation mit deinen Teilnehmern. Frage sie, was Ihnen am besten an dem digitalen Event gefallen hat und was sie verbessern würden. Unserer Erfahrung nach sind die Teilnehmer meist sehr offen und ehrlich und bieten somit wertvolle Einsichten.

Nutze ebenfalls gleich die Gelegenheit, dich bei deinen Teilnehmern zu bedanken und ihnen Materialien zur Verfügung zu stellen (zum Beispiel die Präsi-Folie oder die Aufzeichnung des Events).

Fazit

Die Planung und Durchführung eines digitalen Events mag zunächst komplex erscheinen, aber mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie kannst du eine Veranstaltung schaffen, die sowohl informativ als auch unterhaltsam ist.

Denke immer daran, dass der Erfolg deines Events stark von deiner Fähigkeit abhängt, deine Zielgruppe zu verstehen und zu erreichen.

Nutze die Technologie nicht nur als Mittel zum Zweck, sondern als eine Möglichkeit, das Erlebnis zu bereichern und die Interaktion zu fördern.

Nach dem Event ist es ebenso wichtig, Feedback zu sammeln und dieses für zukünftige Veranstaltungen zu nutzen, um stetig zu verbessern und deine Ziele noch effektiver zu erreichen.

Indem du diese Schritte befolgst, wirst du nicht nur deine Teilnehmer beeindrucken, sondern auch langfristig den Wert deiner digitalen Events steigern.

Viel Erfolg!