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3. Juni 2024
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8. Juni 2024Der ultimative
E-Mail Leitfaden für ein gelungenes Event (+Vorlagen)
Felix Schwencke
Felix ist Mitgründer von Streavent. Als Geschäftsführer mit starkem technischen Hintergrund macht es ihm besonders viel Freude, wenn unsere Software die Organisation und Durchführung von Events immer leichter macht.
In diesem Blogartikel möchte ich euch einen Einblick geben, welche E-Mails ich rund um die Planung und Durchführung eines Events als unerlässlich empfinde. Wenn es darum geht, ein Event erfolgreich zu organisieren, ist eine gut durchdachte E-Mail-Kommunikation das A und O. Je besser Sie vorbereitet sind, desto weniger Arbeit entstehen während der Veranstaltung.
Sie bekommen auch eine Vorlage für jede Art von Mail, die Sie direkt in ihrem Event einsetzen können.
Wir empfehlen die Event Emails direkt mit dem eigenen CRM System, einem speziellen Mailing System oder direkt in unserer Software zu versenden. Alle Emails können so perfekt vorbereitet und der Zeitpunkt des Versendens vorab festgelegt werden. So spart man sich sehr viel Zeit und sorgt für einen professionellen Ablauf.
Warum Event Emails so wichtig sind
Durch eine durchdachte und effektive Email-Kommunikation kann ich die Teilnehmerbindung erhöhen, das Event erfolgreich gestalten und sicherstellen, dass möglichst viele angemeldete Personen auch tatsächlich erscheinen. Hier sind die wichtigsten Punkte nochmal zusammengefasst:
Sinkender Supportaufwand und steigende Zufriedenheit
Durch klare und präzise Emails stelle ich sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und Agenda des Events rechtzeitig erhalten. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass sowohl der Veranstalter, als auch die Teilnehmer gut vorbereitet sind. So sinkt der Support Aufwand und die Zufriedenheit der Teilnehmer steigt.
Erinnerungen und Engagement
Ich versende regelmäßig Erinnerungen per Email, um das Event im Bewusstsein der Teilnehmer präsent zu halten. Dies erhöht nicht nur das Engagement, sondern hält auch das Interesse am Event aufrecht.
Persönliche Ansprache
Mit einer personalisierten Ansprache in den Emails möchte ich eine Beziehung zu den Teilnehmern aufbauen und Ihnen das Gefühl geben, dass Ihre Anwesenheit geschätzt wird. Dies ist besonders wichtig, um eine loyale Teilnehmerbasis aufzubauen.
No-Show Rate Reduzierung
Regelmäßige Emails helfen die No-Show Rate, also die Quote der Teilnehmer, die sich registrieren oder eingeladen wurden aber nicht teilnehmen, zu verringern. Das ist wohl der wichtigste Punkt von allen. Der Horror für jeden Event Manager ist es, wenn bei einem Event wesentlich weniger Teilnehmer auftauchen als angenommen.
Professionalität und Markenimage
Professionell gestaltete und gut durchdachte Emails tragen zum positiven Markenimage bei und vermitteln Teilnehmern sowie Sponsoren, dass das Event gut organisiert ist. Der Faktor ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Gerade bei kostenpflichtigen Events oder kostenlosen Marketing Events ist die Außenwahrnehmung besonders relevant.
Alle Email Vorlagen im Überblick
- 1. Save-the-Date
- 2. Offizielle Einladung
- 3. Einladungs-Reminder
- 4. Registrierungsbestätigung
- 5. Event-Reminder
- 6. Speaker-Informationen
- 7. Sponsor-Informationen und Onboarding
- 8. Aussteller-Informationen und Onboarding
- 9. Kurzfristige wichtige Information vor dem Event
- 10. Tagesaktuelle Updates
- 11. Feedback-Anfragen
- 12. Dankes-Email
- 13. Highlights, Links und Zusammenfassung
- 14. Hinweise auf zukünftige Events
Hier sind die verschiedenen Arten von E-Mails, die ich in meiner Eventplanung immer einsetze. Es lassen sich natürlich auch Mails zusammenfassen und es können auch einzelne weggelassen werden. Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen für jede Mail eine passende Vorlage zu haben, auf der Sie aufbauen können.
Kopieren Sie sich gerne den Text direkt aus dem Artikel und verwenden Sie ihn weiter. Die Wörter in den geschweiften Klammern sind Platzhalter. Hier können Sie ihre individuellen Informationen einfügen. Alle Informationen zu Teilnehmern können in der Streavent Software automatisch aus der Teilnehmerliste ausgelesen und in der Mail verwendet werden. Die Platzhalter werden dann automatisch ausgefüllt. Achten Sie nur darauf, dass die Platzhalter richtig benannt sind.
WICHTIG: Die Emails sind alle so allgemein gehalten, dass Sie sowohl als Vorlage für vor-Ort, hybride als auch virtuelle Veranstaltungen geeignet sind. Sie können der Vorlage je nach Anwendungsfall natürlich noch ausführlicher gestalten.
Emails vor dem Event
1. Save-the-Date
Eines der ersten Dinge, die ich mache, ist, meine potenziellen Teilnehmer frühzeitig über das Datum des Events zu informieren. Eine einfache "Save-the-Date"-E-Mail stellt sicher, dass sich alle den Termin freihalten können. Zu diesem Zeitpunkt muss auch noch nicht viel mehr feststehen als das Thema der Veranstaltung und wann sie stattfinden wird.
Vorlage: Save the date
Betreff: Save the Date: {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir freuen uns sehr, dir mitzuteilen, dass unser {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} stattfinden wird. Bitte markiere dir dieses Datum schon einmal in deinem Kalender – wir würden uns riesig freuen, dich dabei zu haben!
Es wird ein spannender und informativer Tag mit vielen interessanten Programmpunkten und tollen Gelegenheiten zum Netzwerken. Weitere Details folgen in Kürze, aber wir wollten sicherstellen, dass du dieses besondere Event nicht verpasst.
Falls du Fragen hast, zögere nicht, dich bei uns zu melden.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
2. Offizielle Einladung
Sobald alle Details feststehen, verschicke ich die offizielle Einladung. Diese E-Mail enthält alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und die Agenda. Falls die Agenda noch nicht genau feststeht, reicht es auch das Thema etwas näher zu erläutern und ggf. spannende Speaker zu erwähnen. Natürlich fehlen auch die Anmeldeinformationen nicht, damit sich alle problemlos registrieren können. Der Link zur Registrierung sollte also ebenfalls Bestandteil sein.
Die Einladung gestalte ich außerdem immer persönlich und spreche die Eingeladenen mit ihrem Namen an. Diese Informationen bekomme ich direkt auf Basis der Liste der einzuladenden Teilnehmer. Wird die Veranstaltung öffentlich beworben, kann die Mail natürlich auch allgemeiner gehalten werden.
In jedem Fall ist es wichtig, dass der Empfänger der Einladung sofort den Mehrwert des Events versteht und so das Interesse geweckt wird. Das können z.B. das vermittelte Wissen, besonders spannende Speaker, die Networkingmöglichkeiten, das wichtigste Event der Branche oder anderes sein.
Vorlage: Offizielle Einladung
Betreff: Einladung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
mit großer Freude laden wir dich herzlich zum {{EVENT-NAME}} ein, das am {{DATUM}} stattfindet! Hier sind alle wichtigen Informationen, die du brauchst:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT}}
Ort: {{VERANSTALTUNGSORT}}
Agenda: {{KURZBESCHREIBUNG DER AGENDA}}
Bitte melde dich bis zum {{ANMELDESCHLUSS}} über diesen Link an: {{ANMELDELINK}}. Deine Teilnahme ist uns sehr wichtig, und wir freuen uns darauf, dich dort zu sehen!
Wenn du Fragen hast oder weitere Informationen benötigst, stehen wir dir gerne zur Verfügung.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
3. Einladungs-Reminder
Nicht alle Eingeladenen registrieren sich direkt nach der offiziellen Einladung für das Event. Eventuell ist die Mail untergegangen, derjenige war währenddessen im Urlaub oder es war einfach nicht die wichtigste Email an dem Tag. Deshalb bietet es sich an eine oder sogar mehrere Reminder Emails an die Eingeladenen zu versenden.
Das Prinzip ähnelt dem im Vertrieb. Sie senden einfach eine oder mehrere Reminder Emails an die Eingeladenen heraus, bis diese sich für das Event angemeldet haben. Die Reminder Email sollte 1-2 Wochen nach der offiziellen Einladung versendet werden. Die folgenden Reminder Mails sollten maximal alle 2 Wochen versendet werden.
In den Reminder E-Mails können Sie natürlich noch zusätzliche Incentivierungen schaffen. Dazu eignen sich Rabattcodes für die Tickets oder spezielle Vorteile beim Event. Sie können aber auch den Druck erhöhen, indem Sie einen Countdown bis zum Event in Kombination mit den noch verfügbaren Plätzen anzeigen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.
Vorlage: Reminder Offizielle Einladung (standard)
Betreff: Erinnerung: Einladung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie gut. Vor Kurzem haben wir Ihnen eine Einladung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} gesendet und bisher noch keine Rückmeldung erhalten. Daher wollte ich sicherstellen, dass Ihnen die Einladung nicht entgangen ist.
Es wäre großartig, Sie bei unserem Event begrüßen zu dürfen, und wir würden uns freuen, Ihre Teilnahme bestätigt zu sehen. Bitte zögern Sie nicht, sich anzumelden, wenn Sie interessiert sind. Hier ist noch einmal der Link zur Anmeldung: {{ANMELDELINK}}
Falls Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Wir würden uns sehr freuen, Sie bei unserem Event begrüßen zu dürfen und darauf, Ihre Rückmeldung bald zu erhalten.
Mit freundlichen Grüßen,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Reminder Offizielle Einladung (spezial)
Betreff: Erinnerung: Einladung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie gut. Vor Kurzem haben wir Ihnen eine Einladung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} gesendet und bisher noch keine Rückmeldung erhalten. Daher wollte ich sicherstellen, dass Ihnen die Einladung nicht entgangen ist.
Es wäre großartig, Sie bei unserem Event begrüßen zu dürfen, und wir würden uns freuen, Ihre Teilnahme bestätigt zu sehen. Bitte zögern Sie nicht, sich anzumelden, wenn Sie interessiert sind. Hier ist noch einmal der Link zur Anmeldung: {{ANMELDELINK}}
Es sind nur noch {{TAGE_BIS_VERANSTALTUNG}} Tage bis zur Veranstaltung! Schnell sein lohnt sich, da nur noch begrenzte Karten verfügbar sind. Aktuell haben wir noch {{VERFÜGBARE_KARTEN}} Karten übrig.
Als spezielles Angebot für Sie bieten wir Ihnen einen individuellen Rabattcode an. Verwenden Sie den Code "{{RABATTCODE}}" bei der Anmeldung, um {{RABATT_PROZENT}}% Rabatt auf Ihre Teilnahme zu erhalten.
Falls Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Wir würden uns sehr freuen, Sie bei unserem Event begrüßen zu dürfen und darauf, Ihre Rückmeldung bald zu erhalten.
Mit freundlichen Grüßen,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
4. Registrierungsbestätigung
Sobald sich ein "Eingeladene/r" erfolgreich registriert hat, sende ich eine Bestätigungsmail. Darin bestätige ich den Erhalt der Anmeldung und gebe eventuell zusätzliche Informationen oder Anweisungen weiter. So weiß der Teilnehmer, dass alles geklappt hat und erhält nochmal alle Informationen kompakt in einer Email. Die Streavent Software versendet die Bestätigungsmail automatisch nach der erfolgreichen Registrierung.
Falls der Teilnehmer noch etwas für das Event vorbereiten muss, sollte das in der Bestätigungsmail angesprochen werden. Sollen die Teilnehmer einer vor Ort Veranstaltung z.B. unbedingt ihren Laptop mitbringen, ist hier der Zeitpunkt gekommen das erste Mal darauf hinzuweisen.
Weitere Beispiele für wichtige Informationen in der Registrierungsbestätigung sind:
- Anreisemöglichkeiten, Parkmöglichkeiten und eventuelle Shuttle-Services
- Detaillierte Agenda des Events
- Speakerübersicht
- Auswahl an Ausstellern oder Sponsoren
- Wichtige Links zu relevanten Seiten
- Zusammenfassung der "Spezial-Antworten" der Registrierung. Z.B. welche Workshops gebucht wurden oder welches Essen bestellt wurde.
Vorlage: Registrierungsbestätigung (einfach)
Betreff: Bestätigung deiner Anmeldung zum {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
vielen Dank für deine Anmeldung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}! Wir freuen uns sehr, dass du dabei sein wirst. Hier sind deine Anmeldeinformationen:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT}}
Ort: {{VERANSTALTUNGSORT}}
Wir haben ein spannendes Programm für dich vorbereitet und freuen uns auf einen tollen Tag. Solltest du noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, lass es uns bitte wissen.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Registrierungsbestätigung (ausführlich)
Betreff: Bestätigung deiner Anmeldung zum {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
vielen Dank für deine Anmeldung zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}! Wir freuen uns sehr, dass du dabei sein wirst. Hier sind deine Anmeldeinformationen:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT}}
Ort: {{VERANSTALTUNGSORT}}
Dein Ticketcode: {{TICKETCODE}}
Um dir die Anreise zu erleichtern, möchten wir dir einige Informationen bereitstellen:
- Anreisemöglichkeiten: {{ANREISEMÖGLICHKEITEN}}
- Parkmöglichkeiten: {{PARKMÖGLICHKEITEN}}
- Shuttle-Services: {{SHUTTLE-SERVICES}}
Hier ist eine Übersicht über weitere Details zum Event:
- Detaillierte Agenda: {{LINK ZUR AGENDA}}
- Speakerübersicht: {{LINK ZU SPEAKERN}}
- Aussteller/Sponsoren: {{LINK ZU AUSSTELLERN}}
Bitte schau dir auch die speziellen Antworten an, die du bei deiner Anmeldung hinterlassen hast:
- Workshops: {{WORKSHOPS}}
- Essensauswahl: {{ESSENSAUSWAHL}}
- Weitere spezielle Antworten einfügen, falls vorhanden
Solltest du weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, lass es uns bitte wissen. Wir freuen uns auf deine Teilnahme und wünschen dir eine angenehme Anreise!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Registrierungsbestätigung (mit Login Link)
Betreff: Bestätigung deiner Anmeldung zum {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir freuen uns sehr, dass du dich für das {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} angemeldet hast. Hier sind deine Anmeldeinformationen:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT}}
Ort: {{VERANSTALTUNGSORT}}
Um sicherzustellen, dass du bestens vorbereitet bist, möchten wir dir einige wichtige Informationen zur Veranstaltung geben:
- Anreisemöglichkeiten: {{ANREISEMÖGLICHKEITEN}}
- Parkmöglichkeiten: {{PARKMÖGLICHKEITEN}}
- Shuttle-Services: {{SHUTTLE-SERVICES}}
Du kannst dich auch bereits jetzt auf unserer Event-Plattform/ Event App einloggen. Klicke dafür einfach auf den folgenden Link: {{LINK ZUR EVENT-PLATTFORM}}.
Mit deinem Ticketcode {{TICKETCODE}} kannst du dich dort anmelden und erhältst Zugang zu allen wichtigen Informationen zum Event, wie der Agenda, den Ausstellern und Sponsoren.
Wenn du noch weitere Fragen hast oder zusätzliche Informationen benötigst, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns darauf, dich bei unserem Event begrüßen zu dürfen!
Mit freundlichen Grüßen,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
5. Event-Reminder
Einige Tage vor dem Event erinnere ich die Teilnehmer noch einmal an das bevorstehende Ereignis. Diese E-Mail enthält meist letzte Details und wichtige Hinweise.
Je nach Event kann man natürlich auch mehrere Reminder Emails versenden.
Die Reminder Mails helfen dabei die No-Show Rate zu senken. So bleibt das Event kontinuierlich im Gedächtnis und es wird weniger wahrscheinlich, dass angemeldete Teilnehmer nicht auftauchen. Falls es wenig verfügbare Plätze gibt, kann man hier auch nochmal darauf hinweisen, dass man sich wieder abmelden soll, um die Plätze nicht für andere zu blockieren.
Vorlage: Reminder (einfach)
Betreff: Erinnerung: {{EVENT-NAME}} in {{TAGE}} Tagen
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
nur noch {{TAGE}} Tage bis zum {{EVENT-NAME}}! Wir wollten dich daran erinnern und sicherstellen, dass du alle wichtigen Details griffbereit hast:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT}}
Ort: {{VERANSTALTUNGSORT}}
Wir freuen uns sehr darauf, dich dort zu sehen und gemeinsam eine großartige Zeit zu verbringen. Falls du noch Fragen hast, stehe ich dir gerne zur Verfügung.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Reminder (inkl. Erinnerung Abmeldung)
Betreff: Erinnerung: {{EVENT-NAME}} in {{TAGE}} Tagen!
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir möchten dich daran erinnern, dass unser {{EVENT-NAME}} in nur noch {{TAGE}} Tagen stattfindet! Wir freuen uns schon sehr darauf, dich zu sehen.
Da wir nur begrenzte Plätze haben und das Interesse an unserem Event groß ist, möchten wir dich bitten, den Platz freizugeben, falls du doch nicht kommen kannst. Auf diese Weise können wir deinen Platz an andere Interessenten weitergeben.
Wenn du dich abmelden möchtest, klicke bitte auf den folgenden Link: {{ABMELDELINK}}. Deine frühzeitige Benachrichtigung würde uns sehr helfen.
Wir freuen uns auf ein tolles Event und hoffen, dich bald zu sehen!
Beste Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
6. Speaker-Informationen
Für unsere Sprecher stelle ich immer spezielle Informationen zusammen. Dazu gehören Details zu ihren Präsentationen, der Technik-Check, ihr Zeitfenster sowie weitere spezifische Anweisungen.
Typische zusätzliche Hinweise wären die Bitte um das Ausfüllen des Speakerprofils, die Bereitstellung eines Profilbilds für die Agenda, die Präsentation im PDF Format oder das Verwenden eines bestimmten Speakerhintergrunds im Videocall.
Auch hier kann es sich anbieten noch eine zusätzliche Reminder Email zu erstellen. Gerade bei Events mit sehr vielen Speakern bietet sich das an, da viele Speaker sich nicht ordentlich vorbereiten und dann für Chaos am Eventtag sorgen.
Vorlage: Informationen für Speaker (vor Ort)
Betreff: Informationen für deinen Vortrag beim {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir freuen uns sehr, dass du bei unserem {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} als Sprecher dabei bist. Hier sind einige wichtige Informationen für deinen Vortrag:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT DES VORTRAGS}}
Dauer: {{VORTRAGSDAUER}}
Technik-Check: {{DETAILS ZUM TECHNIK-CHECK}}
Kontakt: {{KONTAKTDATEN FÜR FRAGEN}}
Bitte sei mindestens {{MINUTEN VORBEREITUNGSZEIT SPEAKER}} Minuten vorher da, damit alles reibungslos abläuft
Wir sind überzeugt, dass dein Beitrag unser Event bereichern wird, und stehen dir für Fragen oder zusätzliche Informationen jederzeit zur Verfügung.
Vielen Dank und bis bald!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Informationen für Speaker (online)
Betreff: Informationen für deinen Vortrag beim {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir freuen uns sehr, dass du bei unserem {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} als Sprecher dabei bist. Hier sind einige wichtige Informationen für deinen Vortrag:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT DES VORTRAGS}}
Dauer: {{VORTRAGSDAUER}}
Technik-Check: {{DETAILS ZUM TECHNIK-CHECK}}
Kontakt: {{KONTAKTDATEN FÜR FRAGEN}}
Bitte sei mindestens {{MINUTEN VORBEREITUNGSZEIT SPEAKER}} Minuten vorher da, damit alles reibungslos abläuft
Wir sind überzeugt, dass dein Beitrag unser Event bereichern wird, und stehen dir für Fragen oder zusätzliche Informationen jederzeit zur Verfügung.
Vielen Dank und bis bald!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
7. Sponsor-Informationen und Onboarding
Auch unsere Sponsoren erhalten detaillierte Informationen. Hierzu zählen Details zu ihren Sponsorenpaketen, Aufbaumöglichkeiten und welche Werbematerialien sie bereitstellen können.
Wird unsere Event Plattform oder Event App verwendet, sollten alle Hinweise für die Erstellung von Sponsoreninhalten (z.B. Grafiken) in der Mail enthalten sein.
Vorlage: Informationen für Sponsoren
Betreff: Informationen für Sponsoren zum {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
vielen Dank, dass Sie unser {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} unterstützen! Wir freuen uns sehr über Ihre Beteiligung. Hier sind einige wichtige Informationen für Sie:
Datum: {{DATUM}}
Zeit: {{UHRZEIT DES SPONSORINGS}}
Standort: {{ORT DES SPONSORING-BEREICHS}}
Aufbaumöglichkeiten: {{DETAILS ZUM AUFBAU}}
Werbematerialien: {{INFORMATIONEN ZU WERBEMATERIALIEN}}
Falls Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Vielen Dank noch einmal für Ihre Unterstützung und bis bald!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Reminder für Sponsoren
Betreff: Wichtig: Bitte schließe das Onboarding für den Sponsorstand ab!
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir hoffen, diese Nachricht erreicht dich gut. Wir möchten dich dringend daran erinnern, das Onboarding für deinen Sponsorstand beim {{EVENT-NAME}} abzuschließen.
Es ist wichtig, dass du alle erforderlichen Schritte so bald wie möglich abschließt, um sicherzustellen, dass dein Stand rechtzeitig für das Event eingerichtet ist und wir deine Unterstützung optimal nutzen können.
Hier ist der Link zum Onboarding: {{LINK ZUM ONBOARDING}}
Bei Fragen oder Problemen während des Onboarding-Prozesses stehen wir dir jederzeit zur Verfügung. Zögere nicht, uns zu kontaktieren, damit wir dir weiterhelfen können.
Vielen Dank im Voraus für deine prompte Erledigung. Wir schätzen deine Unterstützung sehr und freuen uns darauf, mit dir zusammen ein erfolgreiches Event zu gestalten!
Freundliche Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
8. Aussteller-Informationen und Onboarding
Ähnlich zu den Sponsoren sollten auch Aussteller detaillierte Informationen erhalten. Die Mail kann dabei sehr ähnlich zu der Sponsorenmail gehalten werden.
Wird unsere Event Plattform oder Event App verwendet, sollte hier auch das Onboarding und alle Hinweise zum Erstellen des Ausstellerstands hinterlegt werden.
Vorlage: Onboarding für Aussteller (allgemein)
Betreff: Willkommen als Aussteller beim {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
herzlich willkommen als Aussteller beim {{EVENT-NAME}}! Wir freuen uns sehr, dass {{AUSSTELLERNAME}} dabei ist und sind sicher, dass deine Präsenz unser Event bereichern wird.
Um sicherzustellen, dass du bestmöglich vorbereitet bist und alle wichtigen Informationen erhältst, bitten wir dich, das Onboarding für Aussteller abzuschließen. Hier findest du den Link zum Onboarding: {{LINK ZUM ONBOARDING}}
Das Onboarding wird dir helfen, alle notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Teilnahme am Event zu absolvieren, einschließlich der Einrichtung deines Standes und der Bereitstellung von Materialien.
Solltest du Fragen zum Onboarding oder zum Event haben, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen dir jederzeit gerne zur Verfügung und helfen dir gerne weiter.
Vielen Dank noch einmal für deine Teilnahme als Aussteller. Wir freuen uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten und gemeinsam ein erfolgreiches Event zu gestalten!
Beste Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Onboarding für Aussteller (Mobile Event App)
Betreff: Willkommen als Aussteller beim {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
herzlich willkommen als Aussteller beim {{EVENT-NAME}}! Wir freuen uns sehr, dass {{AUSSTELLERNAME}} dabei ist und sind sicher, dass deine Präsenz unser Event bereichern wird.
Um sicherzustellen, dass du bestmöglich vorbereitet bist und alle wichtigen Informationen erhältst, bitten wir dich, das Onboarding für Aussteller abzuschließen. Durch das Onboarding richtest du deinen Stand in unserer Event-App ein, damit Besucher dich leicht finden und Kontakt mit dir aufnehmen können.
Hier findest du den Link zum Onboarding: {{LINK ZUM ONBOARDING}}
Das Onboarding wird dir helfen, alle notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Teilnahme am Event durchzuführen, einschließlich der Einrichtung deines Standes und der Bereitstellung von Materialien.
Solltest du Fragen zum Onboarding oder zum Event haben, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen dir jederzeit gerne zur Verfügung und helfen dir gerne weiter.
Vielen Dank noch einmal für deine Teilnahme als Aussteller. Wir freuen uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten und gemeinsam ein erfolgreiches Event zu gestalten!
Beste Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Onboarding für Aussteller (Digitale Event Plattform)
Betreff: Onboarding für deinen Stand in der {{EVENT-PLATTFORM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir freuen uns sehr, dass du als Aussteller bei unserem {{EVENT-NAME}} dabei bist! Um sicherzustellen, dass dein Stand in unserer digitalen Event-Plattform optimal eingerichtet ist und du bestmöglich von unserem Event profitieren kannst, bitten wir dich, das Onboarding für Aussteller abzuschließen.
Das Onboarding ermöglicht es dir, deinen Stand in der {{EVENT-PLATTFORM}} einzurichten, damit Besucher dich leicht finden, sich mit dir verbinden und deine Inhalte erkunden können.
Bitte nutze den folgenden Link, um das Onboarding abzuschließen: {{LINK ZUM ONBOARDING}}
Wir empfehlen dir, das Onboarding so bald wie möglich abzuschließen, damit du genügend Zeit hast, deinen Stand vor dem Event optimal vorzubereiten.
Solltest du Fragen zum Onboarding oder zur {{EVENT-PLATTFORM}} haben, zögere bitte nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team steht dir jederzeit gerne zur Verfügung und unterstützt dich bei allen Anliegen.
Vielen Dank für deine Teilnahme als Aussteller! Wir sind zuversichtlich, dass dein Stand in der {{EVENT-PLATTFORM}} einen wertvollen Beitrag zum Erfolg unseres Events leisten wird.
Beste Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Reminder für Aussteller
Betreff: Wichtig: Bitte schließe das Onboarding für deinen Aussteller Stand ab!
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir hoffen, diese Nachricht erreicht dich gut. Wir möchten dich dringend daran erinnern, das Onboarding für deinen Ausstellerstand beim {{EVENT-NAME}} abzuschließen.
Es ist wichtig, dass du alle erforderlichen Schritte so bald wie möglich abschließt, um sicherzustellen, dass dein Stand rechtzeitig für das Event eingerichtet ist und wir deine Unterstützung optimal nutzen können.
Hier ist der Link zum Onboarding: {{LINK ZUM ONBOARDING}}
Bei Fragen oder Problemen während des Onboarding-Prozesses stehen wir dir jederzeit zur Verfügung. Zögere nicht, uns zu kontaktieren, damit wir dir weiterhelfen können.
Vielen Dank im Voraus für deine prompte Erledigung. Wir schätzen deine Unterstützung sehr und freuen uns darauf, mit dir zusammen ein erfolgreiches Event zu gestalten!
Freundliche Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
9. Kurzfristige wichtige Information vor dem Event
Kurz vor dem Event können sich kurzfristige und ungeplante Änderungen ergeben. Falls sich z.B. die Location aufgrund des Wetters oder der Link zur Event Plattform ändert, sollte das unbedingt sofort mitgeteilt werden.
Vorlage: Wichtige Info kurz vor dem Event
Betreff: Wichtige Information zum {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir möchten dich über eine kurzfristige Änderung informieren:
{{DETAILS ZUR ÄNDERUNG}}
Vielen Dank für dein Verständnis. Solltest du Fragen haben, stehe ich dir gerne zur Verfügung.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Emails während dem Event
10. Tagesaktuelle Updates
Während des Events selbst halte ich alle Teilnehmer mit tagesaktuellen Updates auf dem Laufenden. Falls es kurzfristige Änderungen gibt, informiere ich alle schnellstmöglich per E-Mail.
Falls Sie unsere Digitale Event Plattform oder Mobile Event App nutzen, können sie die Updates natürlich auch einfach über unsere Push Notifications mitteilen.
Vorlage: Tagesaktuelles Update
Betreff: Tagesaktuelles Update vom {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
ich hoffe, Sie genießen das {{EVENT-NAME}} bislang in vollen Zügen! Hier sind die neuesten Updates für den heutigen Tag:
- Keynote: Die Keynote von {{KEYNOTE-SPEAKER}} beginnt um {{ZEIT}} im {{ORT}}. Verpassen Sie nicht diese inspirierende Rede!
- Workshops: Es gibt noch einige freie Plätze in den Workshops zu Themen wie {{THEMEN}}. Melden Sie sich jetzt an, um Ihren Platz zu sichern!
- Aussteller: Besuchen Sie die Ausstellerstände im {{ORT}} und entdecken Sie die neuesten Innovationen und Produkte in der Branche.
- Networking: Nutzen Sie die Networking-Pausen, um sich mit anderen Teilnehmern und Experten auszutauschen. Neue Kontakte warten auf Sie!
- Abendveranstaltung: Den Tag lassen wir mit einer besonderen Abendveranstaltung ausklingen. Seien Sie dabei und genießen Sie einen Abend voller Unterhaltung und Networking.
Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß und Inspiration beim {{EVENT-NAME}}!
Mit freundlichen Grüßen,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Highlights vom heutigen Event Tag
Betreff: Highlights vom heutigen Tag beim {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
ich hoffe, Sie hatten einen fantastischen Tag beim {{EVENT-NAME}}! Hier sind die Highlights des heutigen Tages:
- Keynote: Die inspirierende Keynote von {{KEYNOTE-SPEAKER}} hat uns alle begeistert und zum Nachdenken angeregt. Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, sich von seinen/ihren Worten inspirieren zu lassen!
- Workshops: Unsere Workshops zu Themen wie {{THEMEN}} haben großes Interesse geweckt und wertvolle Einblicke geboten. Vielen Dank an alle Teilnehmer und Referenten für die engagierte Diskussion!
- Networking: Die Networking-Pausen waren eine ausgezeichnete Gelegenheit, um neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Beziehungen zu vertiefen. Wir hoffen, dass Sie wertvolle Gespräche geführt haben!
- Aussteller: Unsere Aussteller haben heute beeindruckende Produkte und Dienstleistungen präsentiert. Besuchen Sie ihre Stände und entdecken Sie die neuesten Innovationen in der Branche!
Wir hoffen, dass Sie den heutigen Tag genossen haben und freuen uns schon jetzt auf einen weiteren spannenden Event-Tag morgen!
Mit freundlichen Grüßen,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Emails nach dem Event
11. Feedback-Anfragen
Nach dem Event ist es mir wichtig, Feedback zu sammeln. Daher bitte ich die Teilnehmer in einer E-Mail, mir ihre Meinung mitzuteilen, damit ich zukünftige Veranstaltungen noch besser planen kann.
Auch hier lässt sich das Feedbackformular direkt in der Virtuellen Event Plattform oder Mobilen Event App einbauen. Ist das Feedback besonders wichtig, würde ich aber noch eine zusätzliche Mail versenden oder nochmal in der Dankes-Email darauf hinweisen.
Vorlage: Feedback zum Event
Betreff: Dein Feedback zum {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
vielen Dank, dass du am {{EVENT-NAME}} teilgenommen hast! Dein Feedback ist uns sehr wichtig. Bitte nimm dir ein paar Minuten Zeit, um unsere kurze Umfrage auszufüllen: {{LINK ZUR UMFRAGE}}
Deine Meinung hilft uns, zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten. Vielen Dank und bis zum nächsten Mal!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
12. Dankes-Email
Sich zu bedanken, ist ein Muss. Ich schicke eine Dankes-E-Mail an alle Teilnehmer, Sprecher und Sponsoren und bedanke mich für ihre Teilnahme und Unterstützung.
Vorlage: Danke für die Teilnahme (kurz)
Betreff: Vielen Dank für deine Teilnahme am {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir möchten uns herzlich bei dir für deine Teilnahme am {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}} bedanken. Deine Anwesenheit und dein Beitrag haben das Event zu einem vollen Erfolg gemacht!
Wir hoffen, dich auch bei unseren zukünftigen Veranstaltungen wieder begrüßen zu dürfen. Solltest du noch Fragen oder Anmerkungen haben, lass es uns bitte wissen.
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
Vorlage: Danke für die Teilnahme (lang)
Betreff: Herzlichen Dank für deine Teilnahme am {{EVENT-NAME}}
Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,
wir möchten uns von ganzem Herzen bei euch für eure Teilnahme am {{EVENT-NAME}} bedanken! Es war uns eine Freude, euch bei unserem Event begrüßen zu dürfen und gemeinsam unvergessliche Momente zu erleben.
Wir hoffen, dass ihr genauso viel Spaß hattet wie wir und dass ihr inspirierende Eindrücke und wertvolle Erkenntnisse mit nach Hause nehmen konntet. Euer Engagement und eure Begeisterung haben dazu beigetragen, dass unser Event zu einem Erfolg wurde.
Ein besonderer Dank geht auch an unsere Referenten, Aussteller und Sponsoren, die durch ihre Teilnahme und Unterstützung dazu beigetragen haben, unser Event zu bereichern und vielfältig zu gestalten.
Wir möchten auch die Gelegenheit nutzen, uns bei unserem Team zu bedanken, das hart gearbeitet hat, um dieses Event zu organisieren und reibungslos ablaufen zu lassen. Ihr seid einfach spitze!
Wir hoffen, dass ihr eure Zeit beim {{EVENT-NAME}} genossen habt und dass ihr mit schönen Erinnerungen und neuen Inspirationen nach Hause geht. Wir würden uns freuen, euch bei zukünftigen Veranstaltungen wiederzusehen.
Nochmals vielen Dank für eure Teilnahme und euer Engagement. Ihr seid großartig!
Mit herzlichen Grüßen,
Das {{EVENT-NAME}} Team
13. Highlights, Links und Zusammenfassung
Oft verschicke ich auch eine Zusammenfassung des Events. Darin enthalten sind die wichtigsten Erkenntnisse oder Highlights sowie Links zu Präsentationen oder Videos.
Vorlage: Highlights, Links und Zusammenfassung
Betreff: Highlights und Zusammenfassung des {{EVENT-NAME}}
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
nochmals vielen Dank für deine Teilnahme am {{EVENT-NAME}} am {{DATUM}}. Hier sind einige Highlights und eine Zusammenfassung des Events:
Wichtigste Erkenntnisse: {{KURZE ÜBERSICHT}}
Präsentationen: {{LINK ZU PRÄSENTATIONEN}}
Fotos und Videos: {{LINK ZU FOTOS/VIDEOS}}
Wir hoffen, dass dir das Event genauso gut gefallen hat wie uns und freuen uns auf dein Feedback. Bis zum nächsten Mal!
Viele Grüße,
{{DEIN NAME}}
{{DEINE POSITION}}
{{DEINE ORGANISATION}}
14. Hinweise auf zukünftige Events
Zum Schluss informiere ich meine Teilnehmer über zukünftige Events oder relevante Angebote und Ressourcen. So bleibt die Kommunikation auch nach dem Event lebendig.
Wenn Sie einen Newsletter haben, lässt sich hier auch darauf hinweisen.
Vorlage: Hinweise auf zukünftige Events
Betreff: Danke für deine Teilnahme am {{EVENT-NAME}} - Bleib auf dem Laufenden!
Hallo {{FIRSTNAME}} {{SURNAME}},
wir hoffen, du hattest eine fantastische Zeit beim {{EVENT-NAME}} und konntest viele inspirierende Momente erleben! Wir möchten uns bei dir für deine Teilnahme und deine Begeisterung bedanken, die dazu beigetragen haben, unser Event zu einem Erfolg zu machen.
Das {{EVENT-NAME}} mag vorbei sein, aber die Erinnerungen und die Energie, die wir gemeinsam geschaffen haben, werden lange bleiben. Wir hoffen, dass du wertvolle Einblicke gewonnen und neue Kontakte geknüpft hast, die dir auf deinem beruflichen und persönlichen Weg weiterhelfen.
Um über zukünftige Veranstaltungen und weitere spannende Möglichkeiten informiert zu bleiben, besuche bitte unsere Website unter [WEBSITE-URL] und melde dich für unseren Newsletter an ({{LINK ZUM NEWSLETTER}}). So verpasst du keine Neuigkeiten und erfährst als Erster von kommenden Veranstaltungen, Workshops und weiteren spannenden Möglichkeiten zur Weiterbildung und Vernetzung.
Nochmals vielen Dank für deine Teilnahme und dein Engagement beim {{EVENT-NAME}}. Wir freuen uns darauf, dich bald wieder bei einem unserer zukünftigen Events begrüßen zu dürfen!
Mit herzlichen Grüßen,
Das Organisationsteam des {{EVENT-NAME}}
Fazit
Ich hoffe, diese Vorlagen helfen Ihnen bei der Planung der nächsten Veranstaltung. Mit der richtigen E-Mail-Kommunikation wird jedes Event ein Erfolg!
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